Для учета пробега, расхода топлива, маршрута автомобиля и работы водителя нужен бланк путевого листа. Подойдет форма № 3, скачать бесплатно ее можно в статье.

На каждую машину в компании надо заполнять отдельный бланк путевого листа легкового автомобиля. В статье подскажем, как оформлять такие документы с учетом всех изменений.

Бланк путевого листа – форма 3

Унифицированный бланк документа утвержден . Но использовать унифицированные формы первичных документов не обязательно. Поэтому можно разработать собственный шаблон. Расскажем, как его составить. Вы можете скачать бланк для легковой машины по ссылкам ниже.

Форма документа, которую вы можете применять в компании, зависит от типа транспортного средства:

• для легковых автомобилей применяют форму № 3 (по ОКУД 0345001);
• для грузовых - формы № 4-С (по ОКУД 0345004) и № 4-П (по ОКУД 0345005).

Бланк путевого листа легкового автомобиля для бюджетников

Для списания ГСМ конкретные унифицированные бланки установлены в пункте 59 Инструкции № 25н (утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78). Их должны использовать именно бюджетные учреждения. Скачать бланк путевки бухгалтер может по ссылке ниже.

Порядок оформления бланка путевого листа

Путевой лист выписывает диспетчер или другой работник, уполномоченный на это руководителем учреждения.

Как правило, документ выписывают только на один день (смену) работы водителя. Следующий выдают при условии, что водитель сдал документ за предыдущий день работы. Если работника направили в командировку, и он выполняет работу более одних суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней. Выписывают бланки в одном экземпляре и хранят пять лет.

Отметим, что данные, связанные с работой автомобиля (например, данные о времени простоя), в путевой лист заносит водитель и заверяет своей подписью. Ответственность за правильное заполнение документа несут руководитель учреждения, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию транспорта и участвуют в оформлении этого документа.

Образец заполнения формы № 3

В форме № 3 должны быть указаны:

• порядковый номер;
• дата выдачи;
• штамп и печать учреждения, на балансе которого числится автомобиль.

Непременно указывают марку и государственный регистрационный номер автомобиля. Если на автомобиле осуществляют лицензируемые виды перевозок, то по строке «Лицензионная карточка» делается соответствующая отметка. Если автомобиль используется только для управленческих нужд, в указанной строке ставят прочерк.

На оборотной стороне бланка путевого листа легкового автомобиля указывают маршрут следования:

• пункт назначения;
• время выезда и возвращения;
• количество пройденных километров.

Эти показатели служат основанием для списания стоимости израсходованного бензина, а также заработной платы водителя автомобиля в расходы по смете на содержание учреждения.

Не забудьте, если в документе не указана информация о маршруте следования, то, по мнению специалистов главного финансового ведомства, это не позволяет подтвердить факт использования автомобиля для нужд учреждения (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). На том, что каждый пункт следования должен быть отмечен в путевом листе, настаивают и в Росстате (письмо от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257).

Графу «Код заказчика» заполняют, если автомобиль используется для обслуживания сторонних заказчиков.

В разделе «Результат работы автомобиля за смену» формы № 3 путевого листа бухгалтер делает начисление зарплаты водителю. Если зарплату начисляют по повременной системе оплаты труда, то указывают количество отработанных часов. Сумма начисленной зарплаты указывается в строке «За часы, руб., коп.».

Если же зарплату водителю начисляют по сдельной системе оплаты труда в зависимости от пройденных километров пробега, то сумму зарплаты вписывают в строку «За километраж, руб., коп.». Начисление заработной платы водителю бухгалтер подтверждает своей подписью.

Отметка о медосмотре в путевом листе легкового автомобиля

Каждое учреждение, которое эксплуатирует транспортные средства, обязано проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей. Такая обязанность возложена на них в соответствии с пунктом 1 статьи 20 и статьей 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Отметим, что Минздрав России совместно с Минтрансом России утвердили Методические рекомендации «Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств» (см. письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32). Этот документ регламентирует порядок проведения медосмотров водителей и в первую очередь должен помочь учреждению правильно организовать этот процесс.

На бланк путевого листа легкового автомобиля ставится штамп, в котором указываются дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Штамп ставят только при отсутствии симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии и т. п.

Предрейсовые медосмотры может проводить только персонал, имеющий соответствующий сертификат, а также медицинские учреждения при наличии лицензии. Эта позиция также подтверждается и судебной практикой (постановление ФАС Уральского округа от 1 августа 2005 г. № Ф09-3196/05-С7).

Напомним, что отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано как нарушение законодательства об охране труда. В этом случае должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 1000 руб. до 5000 руб. (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Исправление путевого листа легкового автомобиля

Поскольку документ по форме № 3 признается первичным учетным документом, при внесении исправлений в форму № 3 нужно руководствоваться пунктом 4 Инструкции № 25н и пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Вносить изменения в первичные учетные документы можно, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые составили соответствующие документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление (например, нормы расхода бензина) нужно подтверждать подписью водителя и механика или иного уполномоченного лица.

Регистрация путевых листов

Работник, который выдал водителю путевку, регистрирует его в журнале учета путевых листов по форме № 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 . Номер и дата выдачи документа должны соответствовать дате его регистрации в этом журнале. В каждой строке журнала последовательно записывают:

• номер документа;
• дату его выдачи;
• данные водителя.

А также ставят свои подписи водитель и диспетчер с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя.

Путевые листы - основание для списания ГСМ

Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. Следует помнить: чтобы отразить в бухгалтерском и налоговом учете такие затраты, учреждение должно их документально подтвердить.

Так, по мнению финансистов, для целей налогового учета расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей должны удовлетворять требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, и могут быть подтверждены именно путевыми листами и кассовыми чеками на покупку топлива. В частности, такая позиция высказана в .

После того как бухгалтер получил бланки путевых листов легковых автомобилей, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина (п. 59 Инструкции № 25н). Для расчета затрат на ГСМ необходимо, чтобы в документе был определен фактический пробег автомобиля и расход топлива.

Имейте в виду: во время проверок, при отсутствии в документе необходимой информации (а то и вовсе самого документа) контролеры признают расходы неподтвержденными.

Дополнительно отметим, что если учреждение выплачивает своему работнику компенсацию за использование им личного автомобиля для служебных поездок, то обоснованность расходов также подтверждают путевыми листами. На этом настаивает Минфин России в письме от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275 .

Актуальные вопросы по правилам оформления путевых листов

Пожалуй, каждый бухгалтер, который учитывает путевки, задавался вопросами: можно ли выписывать этот документ на срок больше одного дня и можно ли использовать нетиповую его форму и т. д.? Ответим и на них.

Срок действия документа

Первичные документы следует составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

По мнению Росстата, высказанному в письме от 3 февраля 2005 г. № ИУ-03-22/257, бланк путевого листа легкового автомобиля заполняют только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).