Удачная вечеринка может быть организована только после предварительной подготовки. Она требует тщательного планирования всех аспектов. Чтобы ничего не упустить и предусмотреть неблагоприятный исход, воспользуйтесь нашим планом для проведения вечеринок.
В план входит определение тематики вечеринки, подбор даты, времени и помещения, составление списка приглашенных и рассылка, планирование бюджета, подбор подходящих игр, составление меню, напитков, выбор украшений для помещения, маленьких подарков для гостей и прощание. Каждый из этих пунктов имеет свои нюансы. Рассмотрим их более детально. Тема. Предпочтительнее избегать вечеринок по типу «80-х», поскольку гости могли неоднократно бывать на них. Постарайтесь придумать что-нибудь оригинальное. Подобрать идею можно . После выбора подберите необходимые реквизиты и украшения для помещения. Позаботьтесь о музыкальном сопровождении. Соберите достаточное количество песен, чтобы они не ходили по кругу. Не забудьте об оборудовании. Дата, время и место. Подберите для приглашенных наиболее удачную дату проведения вечеринки. Выберите время, в которое сможет прийти большинство гостей. Сейчас большим успехом стали пользоваться домашние вечеринки, но вы можете выбрать и общественное место. Хорошим вариантом являются рестораны, бары, общественные парки, развлекательные центры, спортивные комплексы и т. д. Не забудьте украсить помещение исходя из тематики мероприятия. Если вы устраиваете классическую вечеринку, обязательно подготовьте салфетки, столовые и осветительные приборы. Позаботьтесь о том, чтобы у людей был легкий доступ к пище, напиткам, туалету. Уберите подальше хрупкие и ценные вещи. Список приглашенных. Мероприятия с большим количеством людей считаются самыми успешными, но гости не должны чувствовать себя как селедки в бочке. Решите, сколько человек вы планируете пригласить и узнайте заранее, кто придет точно. Это очень важно, поскольку вам необходимо правильно распланировать бюджет для еды и аренды помещения. Вы можете создать приглашение при помощи социальных сетей и поместить его на своей странице. Красивая картинка с описанием вечеринки создаст впечатление приятного предвкушения. Затем отправьте каждому гостю в социальных сетях сообщение. Чтобы люди ответили, задайте какой-либо вопрос в конце. Если некоторых людей там нет, свяжитесь с ними наиболее удобным способом. Не забудьте включить в приглашение важные моменты, например, чтобы гости взяли напитки или блюда, подобрали соответствующий наряд, укажите стоимость вечеринки (если есть). Начните приглашать их за три или две недели до начала мероприятия. Бюджет. Внесите все затраты в список. Если сумма получится слишком внушительной, исключите не слишком важные вещи. Специалисты рекомендуют приобщить каждого гостя к вечеринке. Попросите их принести что-нибудь с собой, подготовить музыку, заняться костюмами и т. д. Таким образом вы вовлечете людей в процесс, снабдите их обязанностями и они почувствуют себя важными и нужными. Это повысит шансы на приход всех запланированных гостей.
Теперь вы знаете, как организовать удивительную вечеринку. Остались только формальности. Подойдите к обязанностям со всей серьезностью и как можно раньше уладьте важные детали. Гости запомнят вас как приятного руководителя и с удовольствием придут в следующий раз.
Как организовать успешную вечеринку?
Как организовать клубную вечеринку сейчас, когда публика пресытилась пафосом и гламурной оберткой, разноформатной музыкой от резидентов лучших клубов Москвы? «Что делать» и «как быть»?! Работая в ивент - индустрии около 10 лет мы давно убедились, несмотря, на опыт абсолютно универсального решения или секрета успеха клубной вечеринки дать невозможно. Но есть несколько проверенных способов все еще работающих на благо клубной индустрии.
Основная задача проведения любой вечеринки это получение прибыли, которая в той или иной степени маскируется под разными понятиями «увеличение лояльности гостей», «привлечение гостей» и тп. Любой клуб или ресторан заинтересован в максимальном заполнении клуба (ресторана) гостями - проданные депозиты (билеты) и конечно создание «притягательного образа» заведения.
Важный нюанс
- привлечение в клуб (ресторан) гостей, но каких именно? «Портрет аудитории" клуба (ресторана) Категорию публики по возрасту, социальному статусу и тд. диктует площадка, концепт вечеринки и Вы. Будет ли это качественная платежеспособная, молодежная, демократичная или пафосная гламурная тусовка зависит от вас и выбранных способов промоушена.
Если клубный проект является долгосрочным и состоит из серии вечеринок стоит большее внимание уделить не только промоушену основной идеи вечеринки, но и проведению вечеринки.
1.Первая вечеринка станет вашим «лицом», так что друзья» чтобы не ударить в грязь лицом придется приложить усилия.
2.Закрытая вечеринка - старый добрый проверенный способ «запретного плода» как ни странно до сих пор работает.
3.Что касается промоушена. Одно из самых эффективных средств продвижения по остается «сарафанное радио». Стоит подружиться с «guest резидентами» задающими тон клубной жизни.
4.Использование «звездных персоналий» также придает ореол одиозности проводимой вечеринки. Но не стоит забывать о досуговых и лайф-стайл изданиях, баннерах на клубных порталах, наружной рекламе (перетяжках) - все зависит от бюджета предполагаемого мероприятия.
5. Сейчас львиную долю продвижения и привлечения тусовки взяли на себя социальные сети. Промоутерам стоит уделить пристальное внимание на пул друзей и позиционирование вечеринки на Facebook, Vkontakte, twitter, мой мир, look at me и др.
6.И не забудьте про адресную смс-рассылку с анонсом вечеринки (по базе клиентов клуба + дополнительно под ЦА клуба).
7. Face-control - должен быть. Даже если клуб абсолютно не заполнен, искусственное создание ажиотажа перед входом и ощущение избранности также работает.
8.Необходимо позаботиться также о суппорт партнерах со схожей целевой аудиторией и не расходящиеся по имиджевой составляющей или, иначе говоря, «спонсорах» вашего будущего мероприятия. Это так называемый кросс-промоушн в рамках одного мероприятия. Подобное партнерство помогает Вечеринке в вопросе окупаемости, в случае когда речь идет об алкогольных партнерах, а также становится весьма эффективным, когда партнерами являются крупные международные бренды - что способствует поддержанию "статуса" самого мероприятия. И наконец, партнерство помогает привлечь к мероприятию селебритис. Это обеспечит вам дополнительную аудиторию, новую площадку для размещения промо-материалов, а также free-product от спонсора для гостей вечеринки - всегда приятны подарки и сюрпризы и их никто не отменял.
Что еще необходимо учесть перед написанием сценария мероприятия:
- мероприятие на открытом воздухе или в помещении (необходимость учитывать погодные условия);
- целевая аудитория клуба (возраст, пол, социальный статус и по возможности, психотип основного "гостя" клуба; музыкальные наклонности "основного гостя";
- location или местоположение клуба (как добраться до него; парковка; траффик);
- интерьер и технические возможности площадки (от этого будет зависеть возможность приглашения в клуб тех или иных музыкантов, реализация смелых идей со всевозможными перфомансами и декорациями;
- дата мероприятия - не поленитесь и промониторьте планируются ли крупные или значимые для города события в это день и не помешают собрать в клубе (ресторане) необходимых гостей.
Насколько "креативным" и смелым может быть сценарий Вечеринки, конечно, зависит от аудитории, на которую вы рассчитываете. Самое сложное, при всей креативности и оригинальности идей соблюсти ту самую грань, чтобы не перейти в разряд вульгарности и неуместности. Хотя, учитывая тенденции московских вечеринок, можно отметить, что "в тренде" по-прежнему эпатаж и отсутствие каких-либо запретов и ограничений. Резюмируя все вышесказанное, процесс разработки и реализации успешной яркой и окупаемой вечеринки можно сравнить, пожалуй, с выбором удачного "костюма" на прием к Английской Королеве. Однако, не упуская из внимания детали его сложности, процесс этот весьма упоительный и захватывающий, а при использовании вышеизложенных секретов непременно увенчается успехом вашей вечеринки.
Текст подготовлен: Алена Фабиани, Елена Корякова (99 Francs - Communication Group)
Уровень сложности: Сложно
1 шаг
Для начала нужно определиться с темой для вечеринки. Это будет праздник, презентация, тематика или просто зажигательное мероприятие? Определились? Замечательно. Для примера буду описывать праздник 14 февраля или как его привыкли называть День Святого Валентина.
2 шаг
Чтобы все не сорвалось в самый ответственный момент, нужно заранее договориться с клубом. Цена на аренду будет варьироваться в зависимости от рейтинга, времени года и, собственно, на какой день вы планируете саму аренду. В выходные будет значительно дороже, тем более летом. Осень (октябрь-ноябрь) это мертвый сезон и любое заведение будут рады вас принять. Звоните, настаивайте, но не в коем случае не упрашивайте! Пусть администратор думает, что вы – Посланник Ангелов, который спустился, чтобы приподнять финансовое положение клуба. Он сам должен идти вам на уступки.
3 шаг
Чтобы привлечь внимание людей, нужно емкое название и броская реклама. Развесьте по всему городу афиши, плакаты, раздавайте прохожим флайеры, оставляйте рекламки в магазинах (с согласия менеджера, конечно). Сделайте так, чтобы о вашей вечеринке говорили все! В социальных сетях создайте встречу, пригласите всех друзей, дальше пойдет сарафанное радио.
4 шаг
Чтобы заинтересовать людей нужно изложить программу вечера: какие диджеи будут играть, кто ведущий, намекните, что будут конкурсы с призами, организуйте шоу (танцы, брейк, гоу гоу, стриптиз, фаер шоу, да что угодно!) Главное, чтобы людям было интересно. Пригласите диджеев (намного дешевле будет, если у вас есть знакомые диджеи, пусть они даже неизвестные, будет такая фишка). Ведущим можно сделать какого-нибудь болтливого однокурсника, который ведет квн или просто умеет толкать речи. Он сам будет рад неожиданному подарку судьбы и постарается привести на концерт как можно больше людей, чтоб на него, красивого, посмотрели. Это кстати касается и выступающих, которых вы поставите в список. Это может быть начинающая рок\рэп\брейк\битбокс группа. На свою премьеру новички стараются привести кучу народа, что выгодно скажется на вашей окупаемости.
5 шаг
А теперь главное. Где взять на все это деньги? Очень просто: спонсоры. Не пугайтесь, я говорю не о “папиках”, которые спонсируют девочек, а о самых обычных партнерах)) Делается это так: распечатайте бланк договора (желательно составить его самому, указать все пункты, соглашения и т.д.) и вперед – по магазинам! Выбирайте магазины, которые могут себе позволить выделить 10-15 тысяч (в зависимости от города. в Астрахани, например, организовать вечеринку можно за 30 тыс, а в Волгодонске в 15 уложиться) взамен предлагайте рекламу. Банеры над сценой, афиши по городу (внизу примечание “при поддержке магазина Болтик”), упоминание на флаерах, реклама со сцены… Будет лучше, если у вас будут информационные спонсоры, например, местное телевидение или местная радио волна. Тогда нужно будет выделить 3-4 билета на розыгрыш в прямом эфире. И рейтинги повышаются, и дополнительная реклама у вас будет!
- Если вы ответственно подошли к этому вопросу и следовали инструкции, то ваша вечеринка должна пройти на ура!!! Будьте внимательны с билетами, продавайте их заранее, чтобы не было недовольства и толпы у кассы. Так же помечайте их печатью или любым другим способом, чтобы их не смогли подделать! Желаю удачи)
Они рассказали, о чём нужно помнить и знать, если вы решили сделать так, чтобы всем было весело.
Как появились Deep Fried Friends
Марко
Летом 2012 года из-за сдачи дипломов мы не виделись с огромным количеством наших друзей, и нам захотелось устроить вечеринку, где всех можно было бы собрать. Дома все бы не поместились, поэтому мы решили организовать мероприятие в «Стрелке». Все мы были знакомы с определённым количеством людей и впятером собрали большой круг друзей, друзей друзей и знакомых. В сумме мы как раз получили всех, кого хотели видеть.
Следующим шагом было название. Как мы придумали Deep Fried Friends - отдельная история, но появилось оно почти само собой. Как только мы определились с названием, Ваня начал рисовать какие-то картинки. Сначала появились, по-моему, флаги как символ объединения, потом - логотип-киска. У нас есть близкий друг Серёжа Файфер из Сан-Франциско, и вот у него есть теория, что никаких вечеринок не было бы, если бы у нас не было наших наклеек с логотипом-киской. Это выход за пределы мероприятия. А ещё эта киска очень смешная. С одной стороны, она розовая, а мы пятеро парней, и при этом мы делаем не гей-вечеринку, с другой - она очень запоминающаяся.
Мы стараемся делать вечеринки для наших друзей, для тех, с кем хотим дружить, и для тех, с кем дружить не успеваем
На первую вечеринку пришли человек 50 наших общих друзей, случайные зеваки и просто те, кто любил «Стрелку». Нам было безумно весело, мы танцевали, общались. Ко всему прочему был конец лета - атмосфера получилась невероятная. И мы решили, что хотим ещё. Это гениальный формат для того, чтобы собираться с друзьями, с которыми не получается увидеться в обычное время. В итоге мы стараемся делать вечеринки для наших друзей, для тех, с кем хотим дружить, и для тех, с кем дружить не успеваем.
Каждая вечеринка для нас - как первая. Мы очень переживаем, радуемся, когда всё получается. Как-то раз мы устроили вечеринку, на которую приехали уставшие и без настроения. Она прошла нормально, но когда всё закончилось, мы переглянулись и решили: так больше делать не нужно. Поэтому мы взяли перерыв и какое-то время отдыхали. Зато после него сразу придумали Kiski Bar, где играли наши подруги - и эта вечеринка снова прошла, как первая. Из-за такого подхода за четыре года наше занятие не превратилось для нас в рутину.
Самое важное - площадка
Артур и Ваня
Если вы хотите устроить вечеринку, то в первую очередь нужно определиться с командой (нельзя всё делать в одиночку) и найти площадку. От площадки зависит почти всё, поэтому она должна быть изначально максимально подходящей. То, что делают бары и клубы, - это очень сложная работа, которая со стороны кажется неважной. Например, мало кто знает, что самые важные люди на празднике - охрана: с ней очень важно познакомиться заранее и подружиться. Нужно пожать охранникам руки и объяснить, что у вас общий интерес - сделать так, чтобы никто не пострадал. Когда кто-то кого-то ударит в танце, а второй это неправильно поймёт, вас спасёт хорошая охрана.
Либо вы сойдётесь, либо вы сразу поймёте, что вас могут выгнать посреди вечеринки
Попросите, чтобы вас представили управляющему, бар-менеджеру, фейсконтрольщику, охране. Чем раньше вы это сделаете, тем лучше: либо вы сойдётесь, либо вы сразу поймёте, что вас могут выгнать посреди вечеринки. Если вы хотите провести своих гостей, то проще всего выдать фейсконтрольщику список с конкретными фамилиями. Но в ситуации, когда клуб переполнен, не впустят даже по спискам. Это надо предусмотреть и заранее решить для себя, что не нужно обижаться на людей на входе и тем более ругаться с ними: они просто делают свою работу.
Когда мы первое время устраивали вечеринки в барах, мы нанимали фейсконтрольщика сами, за свои деньги
Важно понимать разницу между баром и клубом. Как правило, в клубе налажена система входа гостей - есть фейсконтроль, в то время как в баре только охрана. Когда мы первое время устраивали вечеринки в барах, мы нанимали фейсконтрольщика сами, за свои деньги. Ещё в клубах более грамотно выстроена система разрешения конфликтов, там стоит более качественная аппаратура. И хотя сейчас «бар» и «клуб» означают примерно одно и то же, это не одинаковые площадки.
Характер места и характер мероприятия должны совпадать
Плюс надо предельно чётко определиться с концепцией и публикой, иначе вы не поймёте, какая площадка вам нужна на самом деле. Концепция важна в том смысле, что характер места и характер мероприятия должны совпадать. Условно: студенческую вечеринку вряд ли надо устраивать в дорогом баре с авторскими коктейлями. Хороший пример - вечеринки «Русский аттракцион», которые делает наша подруга Рита Зубатова. Она и её команда выбирают нетипичные, но колоритные места (бильярдную, рюмочную, хинкальную) и устраивают там офигенные праздники: странное место само по себе даёт невероятную энергетику. Человека в пиджаке на такой вечеринке представить сложно, а в пиджаке Гоши Рубчинского (и самого Гошу) - легко. Вы должны понимать свою публику. Если вы никого не знаете в том же «Симачёве», но хотите делать вечеринку для его гостей, это не очень хорошая идея.
У любой площадки есть арт-директор, и именно с ним надо договориться
Я не знаю, как сегодня обстоят дела со стартом, но вижу, что появляется много новых мест. С ними можно и нужно идти на диалог. У любой площадки есть арт-директор, и именно с ним надо договориться. Узнать, как его зовут, - дело пяти минут. Дальше просто найдите его в Facebook и напишите, что у вас есть идея. В 99 % случаев тем, кто написал о себе грамотно и вежливо, отвечают и назначают встречу. А дальше всё зависит от вас и от качества вашей презентации.
Каких ошибок лучше не допускать
Сеня и Лёша
Мы не придумываем сложных вещей. Когда что-то слишком сложно в реализации или для понимания, это не подходит для вечеринки. Можешь чего-то не делать - не делай, можешь не придумывать концепцию - не придумывай. И не надо ждать, что люди будут делать то, чего вы сами делать бы не стали.
В последнее время в Москве появился настоящий вирус сложных активностей. Конечно, в отдельных случаях это может быть фишкой вечеринки, но, как правило, никто не хочет, чтобы на празднике что-то выжигали по дереву. Поэтому не надо выдумывать и заставлять других. Сценарий должен быть таким, чтобы всё происходило само собой.
Будьте проще
Когда вы ищете площадку, важно, чтобы вы и работники этого места говорили на одном языке. Я бы даже сказал, что пока вечеринка планируется или когда она только-только началась, площадка - это её большая половина. Выбрать место - как выбрать девушку: очень сложно.
Нам повезло со «Стрелкой»: наш близкий друг Рома Мазуренко привёл нас тогда, когда она ещё не открылась. Поэтому мы знали всех, кто там работал, и 90% вопросов, которые ты обычно решаешь с местом, у нас отвалились сразу.
С другой стороны, можно пойти от противного и выбрать максимально неожиданную площадку. Если же этот вариант вам не подходит, нужно просто сделать презентацию и идти с ней туда, где вам хочется устроить вечеринку, попытаться договориться. Идите туда, где есть хороший бар, хорошая охрана и хороший звук. Ведь когда вы начинаете сами заказывать звук, организовывать бар и искать охрану, вы берётесь за огромное дело, в котором не понимаете ничего. Лучше этого избежать.
Найдите дружественную площадку
Есть теория, что диджей на мероприятии вообще не нужен. Однажды под Новый год мы устроили вечеринку в «Стрелке». В баре играл диджей, а во дворе мы поставили телевизор с клипами и микрофоном. Получилось караоке из MTV-хитов с 1980 по 2000 год. Субтитров не было, но все всё равно подпевали. И получилось очень неудобно, потому что тот диджей был классным, но гости ушли танцевать на улицу под RHCP и Мадонну. Поэтому не преувеличивайте значение диджеев и концертов на вечеринках.
В этом смысле экспериментом было решение устроить Kiski Bar: мы позвали диджеить пять наших подруг, чтобы создать антипод нашей вечеринке. Только одна из них умела играть, а остальные даже вертушки увидели впервые в жизни. Мы специально не стали их ничему учить, показали только, как нажать play. И это была невероятная вечеринка! Девчонки ставили гораздо более попсовую музыку, но были так заряжены сами, так отдавали эту энергию в толпу, что всё превратилось в пять часов танцев.
Диджей - это ещё не всё
Первую вечеринку лучше делать без расходов. Договоритесь с площадкой о том, что получите какой-то процент от выручки бара или фиксированный гонорар. Но, так как вы новичок, не рассчитывайте, что вам нормально заплатят. Вообще не стоит рассматривать вечеринки как способ заработать - для этого нужно либо делать огромные мероприятия вроде концертов, либо присоединиться к какой-нибудь команде и организовывать музыкальные фестивали.
Deep Fried Friends существует четыре года, при этом только сейчас нам начинают поступать предложения, благодаря которым можно заработать больше, чем на такси до вечеринки и обратно. Все деньги, которые мы зарабатываем, мы снова вкладываем в проект: улучшаем звук, оформление, угощаем людей коктейлями.
Для масштабного мероприятия нужен спонсор, который выделит на это деньги. Первые годы мы его специально не искали. Сейчас же хотим выйти на другой уровень, поэтому открыты для предложений. При этом я не знаю тех, кому удалось заработать много и для себя. Зато есть масса людей, которые вложились в мероприятия - и они провалились.
Не рассчитывайте на большие деньги
Если хотите на что-то потратиться, потратьте деньги на оформление, бесплатный алкоголь для гостей и звук. Вложения всё равно не вернутся, поэтому купите то, что доставит вам удовольствие. Например, мы недавно купили огромного двухметрового жирафа. Потратили на него половину бюджета. Сначала мы полдня смеялись, пока его везли, потом с ним все фотографировались - он вызвал столько эмоций, что это того стоило.
Покупайте только то, что вам нравится
Когда мы только начинали, мы сделали презентацию, с которой ходили по заведениям и договаривались. Помимо концепции, описания нас и нашей миссии, там была подборка фотографий наших друзей, которые к нам придут. И это самое главное - несколько страниц с портретами будущих гостей. Кроме того, лучше приложить к презентации диск с примерами музыки, которую вы собираетесь ставить. Обязательно нужно описание вашего рабочего процесса. Дальше всё ровно так же, как с продажей любой другой идеи - всё зависит от общения.
Сделайте себе презентацию
Мы сознательно не занимаемся проектами, связанными с необходимостью получения разрешения на алкоголь. С нестандартной площадкой всегда начинаются сложности. Первая - бар: любой самодельный бар заканчивается посреди вечеринки (или заканчивается половина ингредиентов для коктейлей). Плюс это деньги, то есть инвестиция. Нужно заранее предусмотреть много всего, но ты сам не знаешь, кто придёт и сколько чего нужно, а потом остатки будет некуда деть. Если же вы планируете какие-то сложные напитки, то для их приготовления понадобится определённое оборудование и мастерство, без которого они не будут получаться.
Вторая сложность - охрана. Фейсконтрольщик - это профессия, и найти его крайне трудно. Даже если у вас есть друг, который, как вам кажется, справится с этим, учтите, что он вряд ли хотя бы раз в жизни отказывал во входе пьяным людям в два раза крупнее него, а это довольно страшно.
Ещё один момент - уборка во время вечеринки. Когда уборщика нет, уже на второй час всё будет заставлено бутылками. Или туалеты - в не предназначенных для мероприятий местах их может не быть. Это изнанка процесса, о которой нужно помнить. Пусть ты постоишь в очереди в туалет, но он будет чистым. А в баре ты получишь коктейль в красивом стакане, не наступив на другой стакан, который валяется на полу. Продумать этот процесс надо сразу.
Самое важное - бар, охрана и уборка
Любой выход в не предназначенное для вечеринки место нужно обсудить с кем-то, кто в этом разбирается. Есть закон о несанкционированных митингах, лицензии на алкоголь, пожарная безопасность, СЭС, и это очень важно. Поэтому десять раз подумайте, если хотите устроить что-то, скажем, в старом особняке. Вот вы привезли туда клёвые колонки - а вы можете быть уверены, что пол не провалится от их веса?
Руководство проведения вечеринок. Часть 1
Да, Москву нынче ничем не удивишь. Гейши, геи и ди-джеи - все это так избито и, одновременно, никому не нужно. Как делать тусовые вечерины? Об этом и пойдет речь в нашей статье.
Еще пять лет назад можно было заявить вечеринку «для прогрессивной молодежи» и указать, что впервые в клубе свой суперсет на ВИНИЛЕ(!!!) исполнит модный DJ Вася Помидороff, и у тебя на дансполе яблоку негде будет упасть. А что сейчас? Зажрались!!! Даже приглашенные ди-джеи из Лондона или Нью-Йорка не собирают на себя достаточного количества народу. Не говоря о наших доморощенных мастерах игл и слипматов. Свою тусовку верных фанатов имеют единицы, и то за своим любимцем друзья ездят не во все клубы.
И если по-прежнему из Вас творчество так и прет и вы готовы взять на себя ответственность за проведение мероприятия - вперед!!!
Сперва необходимо придумать название вечеринки.
«Как вы party назовете, так она и поплывет». Но, не стоит особо заморачиваться и придумывать что-то вроде: «Хаус, шмаус, Микки Маус и другие зверушки».
Название должно говорить людям, что будет и стоит идти на вечеринку или нет. Например, назвав вечеринку «Лаботомия» или «Анастезия» - ждите в гости девочек в флуоресцентных маечках и гриндерсах с десятисантиметровой платформой, вышедших из моды еще в 97-м году. Название «Влажные фантазии» привлечет толпу молоденьких мальчиков из тематических клубов. А «Виски. Ритмы Jazzy House» - ленивых моделей и торговцев кокаином.
За свою практику попадались и перлы. В городе Самара у входа в клуб, представляющий собой кафе «Василек», на щите 5х5 метров красовалась надпись: «ДИСКОТЕКА. ЧИСТО ПРОСТО ПОПЛЯСАТЬ!!!»
В Москве на Водном стадионе был клуб, который предлагал целую серию вечеринок: «1 сентября - Открытие сезона охоты» и «8 сентября - Сезон охоты - открыт».
А кого хотели видеть устроители на вечеринке «Barmalei feat Dr. Aibolit», вообще неясно.
Придумав название, переходим к следующему пункту - программе мероприятия.
Как говорил один мой друг: «Я видел все!!! Тарзаны и Кендимены - заколебали!!! Везде одно и тоже. Вот если бы на сцене девушку трахнула собака - я бы, наверное, пришел». Ну, до этого еще никто не опускался, но скажу вам: удивить есть чем. Например, в Лондонском клубе «Minystry of Sound» играет девушка DJ Rebbeka (по совместительству фотомодель). В самый ответственный момент своего сета она оголяет свои сиськи, тем самым, производя фурор на дансполе. К сожалению, у нас девушек ди-джеев мало (тем более, модельной внешности), и мало кто из них согласится показать за пультом «все чудеса света». Но можно и пойти на хитрость. Пригласить стриптзершу, объявив ее как DJ Mari или Juanna (можно и слитно), при этом добавить, что она из Амстердама или Берлина (где ди-джеев больше чем простых людей), поставить ее за вертушки, включить двухчасовой микс (любого формата) и ждать реакции публики.
DJ Boy George собирает на свои сеты немереное количество народу не потому, что он DJ, а потому, что он Boy George. Но зачем его приглашать в очередной раз, когда у нас своих «Боев» хватает? Представьте, что будет, если заявить, что у вас на вечеринке будет играть DJ Николай Басков или DJ Филипп Киркоров. (Что касается самого ди-джейства, с ними можно поступить, как со стриптизершей). Единственная проблема - это хватит ли у Вас денег на подобную акцию.
Можно привлекать публику и тематическими вечеринками. Например, в стиле Military. Нарядить всех в военную форму, нанять моделей, переодеть их в медсестер и заставить раздавать гостям аскорбинки, активированный уголь и презервативы. И самое главное: к потолку на канатах подвесить добровольца в костюме летчика-парашютиста, дать ему в руки стробоскоп и раскачивать туда-сюда. Подобная тема хороша в преддверье 23 февраля или 9 мая.
Или заинтересовать гостей специальным «Дресс-кодом». Я до сих пор удивляюсь, почему никто не организовывал «Нудисткие Party». Это же элементарно: позвонить в общество нудистов и пригласить их в клуб с целью «популяризации движения» или каждому гостю в неглиже на халяву лить спиртное. (Единственный минус: DJ тоже должен работать в костюме Адама, чтобы не выглядеть посмешищем). Успех зависит от Вашей фантазии. А если ее не хватает, то попробуйте найти собаку (девушку найти поможем).
Итак, программа продумана. Пришло время делать флаера, афиши, пригласительные билеты.
Здесь главное - дизайн и информация, которую вы подаете.
Насчет дизайна - все просто. Он должен выглядеть дорого. Никаких ярких красок, никаких звездочек и сердечек. Просто поместите картинку из какого-нибудь журнала, советую Penthouse или Hustler (только не скачивайте из Интернета обнаженную Бритни Спирс), на крайняк отсканируйте свою фотографию. Прикольно, когда флаер нестандартной формы, например круглый или раскладной, как поздравительная открытка. А если он еще и в конверте, да с восковой печатью, то количество пришедших по нему будет значительно больше.
Крупным шрифтом впишите название вечеринки и число. Ни в коем случае не пишите абстрактные фразы типа: «Играют модные DJ московских радиостанций» (на каком радио играют модные DJ???) или «дискотека формата MTV» (это как? Дэцл, миксованный с Limb Bizkit и Modjo на закуску?) Говорите правду, какая бы она ни была: если играет DJ Филин, то и пишите DJ Филин (ну что поделаешь, если я не такой известный в широких кругах, как Вася Помидороff). Старайтесь избегать формулировок: «Убойные конкурсы и суперпризы» (не забывай, что делаешь вечеринку в клубе, а не на турбазе или в доме для престарелых, и ты - DJ, а не массовик-затейник) И главное, никогда не пиши: «Приходите Все, мы Вас ждем, мы Вам рады, Вы не пожалеете!!!» Клубный бизнес - это «кино не для всех». Уверяю, фразы: «закрытая, частная вечеринка», «Face Control, Dress Code» и «После 23:00 вход строго ограничен» принесут гораздо больше пользы.
Самое главное - не забудьте вписать место проведения вечеринки (название клуба, адрес, телефон и карту проезда, если она нужна).
И когда Вам привезут всю полиграфию, постарайтесь ее грамотно распространить, а не выбрасывать в ближащий мусорный ящик. Самая сложная фаза проведения party - это промоушн. Его нужно проводить поэтапно.
Ход первый - задолго до вечеринки обойдите все излюбленные места (клубы, кофейни и т.д.) и распространяйте слухи о готовящейся акции. Наведите ажиотаж в тусовке (можно немного приврать, например, сказав, что бюджет вечеринки 15 000 долларов, и что «вся Москва об этом говорит, а Вы еще не знаете»). Совсем здорово, если это будете делать не Вы один, а группа промоутеров.
Ход второй - откройте записную книжку и обзвоните всех друзей и знакомых (верная публика Вас не подведет).
Ход третий - раздайте пригласительные из рук в руки, с пояснениями: «Три дать не могу, только два - это последние».
Есть четвертый, пятый и шестой ход, но они зависят от ваших возможностей и фантазии. В принципе, вышеуказанными действиями можно и ограничиться.
Теперь остается создать атмосферу в клубе и навести декор.
Для этого можно использовать простые средства: свечи, ткани, ароматизаторы и т.д. Но только не надо спрашивать у бабушек в церкви ладану на Хеллоуин (как сделал один мой товарищ) - анафеме могут предать.
Главное - в клубе все должно быть КРАСИВО!!! И, в первую очередь - много красивых девушек. Каким образом их затащить - догадайтесь сами, в этом я Вам помогать не собираюсь (коммерческая тайна).
Наконец, все готово. Вы стоите у входа и ждете народ. И пока его нет, не огорчайтесь. Не плачьтесь фэйсконтрольщику в жилетку. А лучше возьмите и перечитайте эту статью. Может, вы что-то пропустили???
Руководство проведения вечеринок. Часть 2
Посетив в клубе удачную вечеринку, которая оставила массу положительных эмоций, многие наверняка задавались вопросом: что надо знать и как нужно делать, чтобы мероприятие в клубе выделилось из потока еженедельных вечеринок и осталось в памяти людей, которые пришли на нее, надолго? Во многих больших городах, как и в Москве, и в Питере, клубный бизнес уже имеет достаточно твердые позиции с точки зрения как грамотного вложения денег и получения прибыли, так и выражения творческого потенциала людей, работающих в клубной сфере. Поэтому буквально ежесезонно во многих городах появляются десятки независимых промоутеров, промоутерских групп и компаний, основной работой которых является организация мероприятий, рассчитанных на ночные клубы. Но, к сожалению, не все из них могут похвастаться каждым своим мероприятием, как удачно прошедшим во всех отношениях. Почему? Ответ на этот вопрос кроет в себе множество нюансов, от которых зависит качество вечеринки по всем составляющим и, соответственно, мнение людей о ней в последствии. Я приведу основные правила, которые являются обязательными для организации вечеринки в клубе, чтобы максимально приблизить результат к поставленной цели. Также мы узнаем мнения нескольких промоутеров, деятельность которых проистекает в клубной жизни уже не один год.
1. Концепция.
Чтобы вечеринка не была клоном других мероприятий и выделялась, вызывая желание у тех, кто увидит флаер, прочтет или услышит анонс, пойти именно к вам, у нее должна быть своя, неповторимая концепция, другим словом - идея. Идеи могут быть разные, так же, как и концепцию можно преподнести, исходя из различных соображений и возможностей, разными способами. В последние годы наши промоутеры, в буквальном смысле слова, соревнуются в наиболее неординарной подаче концепций своих мероприятий, прибегая, порой, к немыслимым способам и ухищрениям для воплощения идей и, фантазия тех, кто напрягает ее изо всех сил, в большинстве случаев оправдывает ожидания. Необходимо помнить, что нормальные люди в клубы ходят отдыхать, поэтому, продумывая концепцию мероприятия, нужно учесть максимально возможные составляющие, которые подарят пришедшим заряд хорошего настроения, ощущение праздника и желания тусоваться на вашей вечеринке до утра и в следующий раз тоже.
Найдя удачную идею, старайтесь внимательно отнестись к выработке концепции для ее воплощения (уже мало кому интересны мероприятия, где играют ди-джеи и на сцене работают танцоры, и только). Люди, пришедшие в клуб отдохнуть, по достоинству оценят что-то неординарное, которое есть только сегодня ночью, и только на вашей вечеринке (вспомните легендарных фриков клуба "XIII", движущийся танцпол со сценой в центре, которые крутились в противоположные друг другу стороны, на рэйве "Самая большая любовь" Богдана Титомира). Если есть возможность устроить показ авангардной моды от какого-то модельера, продумайте концепцию этого показа в рамках вашей вечеринки так, чтобы это не было скучным хождением моделей туда и обратно (достаточно того, что во многих клубах на экранах мы наблюдаем Fashion TV с подобной картиной - если это будет присутствовать еще и живьем - люди заскучают в этот отрезок времени). И, что немало важно, чем неординарнее модели будут представлены, тем больший ажиотаж они могут вызвать - а это на руку не только автору коллекции, но и вам, как организатору мероприятия, на котором они были показаны. Очень позитивное настроение создают люди в своеобразных костюмах, (заметьте, персонал клуба - официанты, бармены, хостес на входе и т.д. - это уже избитый во многих случаях вариант, хотя тоже привносит определенное настроение), которые просто перемещаются по клубу вместе с публикой, танцуют, при этом они должны заряжать людей отличным настроением своими улыбками, зажигательными эмоциями, возможно, даже какими-то фразами, с которыми они могут обращаться к посетителям (можно также включить в их обязанности раздачу чего-либо, но при этом, не делая из этого основную их функцию). То есть, концепция вечеринки - это то, как вы сможете наиболее ярко выразить заложенную идею, чтобы оставить посещение вашего мероприятия надолго в памяти у людей.
2. План мероприятия.
После того, как разработана концепция, и вы уже имеете представление о том, что будет "изюминкой" вечеринки, следует составить план всего мероприятия от начала до конца.
План мероприятия - это фактически бизнес-план, куда входит все - от описания концепции до предполагаемого количества людей, которые посетят вашу вечеринку.
В плане мероприятия обязательно должны присутствовать:
1. Название мероприятия.
2. Предполагаемая дата проведения.
3. Полный состав участников.
4. Почасовое расписание программы.
5. Информационная поддержка.
6. Бюджет мероприятия.
7. Финансовые условия дохода.
А так же, если есть необходимость или входит в процесс организации:
Название торговой марки спонсора, спонсорский пакет предложений (этот пункт составляется для предложения спонсорам), условия организации в доле с клубом и предполагаемый доход с продаж билетов (или количество ожидаемых посетителей).
Вообще, в практике некоторые из вышеперечисленных пунктов не указываются в планах, но это привилегия промоутеров, которые уже зарекомендовали себя, как успешные организаторы и которые имеют возможность оговаривать некоторые из условий на словах (к стратегически важным составляющим организации, типа информационной поддержки или спонсорского пакета при наличии спонсора, это не относится). Поэтому, если вы не имеете опыта проведения мероприятий в клубах или у вас нет хороших отношений с представителями заведения, в котором вы собираетесь проводить вечеринку, лучше конструктивно подготовить план, чтобы при его прочтении было понятно, что вы полностью представляете себе картину того, по какой схеме будет идти работа по организации, какими возможностями вы располагаете, и какие результаты это может принести.
Название мероприятия должно целиком отражать его концепцию, привлекать к себе внимание, так как название - это лицо вечеринки, который предлагается первоначально, как в самом плане, так и потенциальным потребителям в рекламе для их привлечения (тут вполне уместно перефразировать эпитет - как пати назовешь, столько народу и обратят внимание на анонсы). Чем оригинальнее будет название, тем больше шансов, что люди захотят узнать, какое содержание вечеринки за ним кроется.
Руководство проведения вечеринок. Часть 3
Если с диск-жокеями и музыкантами (если вы решите внести живое выступление в программу) при ответе на этоти вопросы все становится более-менее ясно (при том, что вы лично сами знаете, кто что играет из выбранных вами участников, а не по рассказам малоразбирающихся в музыке людей), то к подбору танцоров, модельера с коллекцией, каких-то специальных шоу и т.д. необходимо подойти более детально, так как обычно они привносят немалое разнообразие в программу и благодаря этому во многих случаях остаются ярким воспоминанием о вечеринке у людей.
Состав участников необходимо определять из следующих вопросов:
2. Какое потенциальное место (лучше, если несколько вариантов, чтобы была возможность выбора) проведения вечеринки?
3. Какой формат музыки будет доминировать в течение всей ночи?
Расписание программы лучше продумать так, чтобы наиболее яркие номера приходились на пик ночи - с полуночи до четырех утра. Не стоит ставить одного диск-жокея следом за другим, чувство движения мероприятия должно происходить у людей постоянно, поэтому между сэтом одного диск-жокея, под которого будут работать танцоры со своими номерами, и сэтом следущего, который будет озвучивать, например, показ коллекции модельера, можно сделать выступление музыкантов. А после показа может идти следующий номер, и т.д. Причем следует обратить внимание на то, что если в программе мероприятия присутствует выступление какого-то хэдлайнера (что больше относится к мероприятиям гастрольного характера), оно должно носить "гвоздевой" характер не с той точки зрения, что он просто играет, потому что приглашен, как хэдлайнер, а быть состовляющим звеном концепции и программы, т.е. если это сэт диск-жокея, параллельно его выступление может сопровождаться каким-то ярким шоу, которое бы подчеркивало и одновременно выделяло этот отрезок времени программы (согласитесь, что не один раз хэдлайнеры многих мероприятий не оставляли у нас именно ярких воспоминаний, и совсем не потому, что их выступление было ниже среднего уровня, а потому что оно просто сливалось с монотонностью программы всей ночи).
Информационную поддержку необходимо указывать в плане таким образом, чтобы было ясно, кем она оказывается, на каких условиях, в каком объеме и в каком виде.
Бюджет мероприятия в большинстве случаев - это итоговая цифра всех расходов, связанных с организацией и проведением, но вполне может возникнуть ситуация, когда эту цифру вас могут попросить проконкретизировать по каждому пункту расходов отдельно, поэтому на всякий случай имейте в запасе бюджет, расписанный по всем статьям расходов.
Бюджет.
Для того, чтобы определить, какой бюджет у планируемого мероприятия, необходимо выяснить суммы гонораров предпологаемых участников, сумму расходов на рекламу, производство полиграфии (флаеров, афиш), оплату дополнительно задействованных в организации и проведении людей (например, тех же флаерщиков, человека на face control и т.д.).
Откуда берется бюджет на проведение вечеринки? Есть три варианта получения денег на организацию и проведение мероприятия:
1.Спонсоры.
2.Бюджет, выделенный клубом.
3.Собственные средства.
С первым вариантом, думаю, все понятно - условия работы со спонсорами практически идентичны друг другу в большинстве случаев - за финансирование мероприятия спонсор получает рекламу своего брэнда в том объеме, который он выбирает из предложений в спонсорском пакете (составление пакета предложений для спонсоров - это занятие, требующее определенных знаний рекламного рынка и в большинстве случаев - хороших отношений с определенными людьми высоких должностей, от которых зависит согласие компании на спонсирование, поэтому этого вопроса я касаться небуду).
Можно использовать вариант, когда клуб, в котором будет проводиться мероприятие, выделяет частично или полностью (в зависимости от условий организации и возможностей самого клуба) бюджет на организацию и проведение вечеринки, исходя из представленного вами плана мероприятия. При этом будьте готовы к тому, что в случае, если у вас это единственный вариант получения бюджета, может возникнуть ситуация пересмотра отдельных пунктов организации в плане по причине отсутствия возможности (или желания) клуба выделять представленный вами бюджет полностью. В этом случае есть несколько вариантов выхода из этой ситуации: либо программа подбивается под бюджет, который клуб готов выделить на мероприятие, либо вы делите бюджет с клубом, вкладывая оставшуюся часть из своих средств, либо какие-то расходы, которые вы можете покрыть по окончании мероприятия, не связанные с организацией, (например, оплату сэта диск-жокея или выступление музыкантов), вы оставляете на время получения дохода. Если вы намерены до конца идти в проведении именно заранее спланированного мероприятия с определенной программой и выбранное вами место проведения не в состоянии пойти на ваши финансовые условия, при том, что этот вариант вы видите для себя единственным - ищите другой клуб.
Ну и, наконец, последний вариант, когда личные возможности организаторов позволяют и два предыдущих по каким-то причинам становятся невозможными - это вложение личных средств в организацию и проведение мероприятия. Имейте при этом ввиду, что если в двух предыдущих случаях при стечении обстоятельств, повлекших за собой неудачно прошедшее мероприятие, убытки придется считать другим людям, то в последнем случае результат целиком и полностью отразится на вашем благосостоянии - либо пан, либо пропал. К сожалению, иногда события, на организацию которых потрачены большие суммы денег и человекоресурсов, не оправдывают себя, и на то бывает масса разных причин. Но волков бояться - в лес не ходить, поэтому при принятии решения одолеть бюджет собственными силами, у вас, по крайней мере, может появиться дополнительный стимул приложить максимум усилий по организации и проведению вечеринки, дабы потраченные деньги если и не приумножить, то хотя бы вернуть. Именно на этой стадии подготовки и реализации творческий процесс пересекается с бизнес-процессом, что в совокупности и делает клубную культуру клубным бизнесом, совмещая отдых одних людей и зарабатывание на нем денег других. При этом ни в коем случае не ставьте перед собой первоначальной задачу заработать денег, отодвигая на второй план реализацию каких-то творческих идей - это может пагубно отразиться как на мероприятии, так и на отношении к вам, как к организатору. Промоутер - это больше творческая работа, за которую вы получаете вознаграждение в том случае, если сумели воплотить свою идею возможными средствами.
Руководство проведения вечеринок. Часть 4
Для того, чтобы привлечь внимание наибольшего количества потенциальной публики на мероприятие, необходимо задействовать все имеющиеся возможности рекламы и промоушна. Это средства массовой информации, распространяющаяся среди людей полиграфическая продукция, анонсы в сети Интернет, средства наружной рекламы (растяжки, щиты и т.д.) и любые другие способы оповещения о предстоящей вечеринке.
4. Информационная поддержка (промоушн).
Есть два варианта размещения информации рекламного характера: коммерческий и бартерный. Коммерческая основа подразумевает под собой размещение рекламы за деньги по расценкам, которые установлены в том средстве массовой информации, где вы хотите разместить рекламу. При этом имейте ввиду, что если вы планируете задействовать более одного средства массовой информации одного вида (например, две радиостанции или два журнала), то это совсем не означает, что везде один и тот же прайс на размещение рекламы. Распологая рекламным бюджетом, вы имеете возможность разместить прямую рекламу в любых средствах массовой информации - на радио, телевидении, в изданиях, задействовать наружную рекламу и т.д. Имейте в виду, что при большом объеме рекламного пакета, который вы покупаете в СМИ, у вас есть возможность получить скидки.
Бартерный вариант размещения информации подразумевает под собой взаимовыгодные условия между вами и средством размещения рекламы, т.е. по сути, вы становитесь обоюдными рекламодателями вместе. Например, за размещение вашей рекламы в журнале вы должны предложить изданию размещение любой информации о нем (логотип, указать его информационную поддержку и т. д.), в максимально возможном объеме, которым вы распологаете. Имейте при этом ввиду, что для бартерных условий размещения рекламы ваша рекламная кампания должна быть максимально широкой и расчитанной на большое количество аудитории, чтобы средству массовой информации, которому вы предложите бартерные условия, было интересно и выгодно вместо денег за размещение вашей рекламы получить рекламу о себе в других СМИ, с которыми вы сотрудничаете. Размещение рекламы таким образом на радио или телевидении возможно только в случае, если вы имеете хорошие отношения с руководством канала или станции. Также существует полукоммерческий или полубартерный вариант размещения рекламы - он включает в себя какую-то часть оплаты за размещение рекламного объема и частичный взаимовыгодный обмен рекламными ресурсами. Для полноты картины составьте себе список из всех доступных рекламных ресурсов, известных на сегодня:
Радио
Телевидение
Издания
Интернет
Полиграфия.
Из всех этих ресурсов выделите те, использование которых для вас представляется возможным и решите, какие рекламные объемы вам нужны и насколько вы в состоянии их потянуть по имеющимся возможностям.
При этом существует информационная поддержка мероприятия post-factum, т.е. уже после его прохождения. Это освещения различными средствами массовой информации вашей вечеринки. Для этого необходимо связаться с журналистами изданий, ведущими радиостанций и телеканалов, заинтересовать их предстоящим мероприятием, чтобы у них появилось желание его посетить и сделать материал о том, как оно прошло.
Имея представление, на какую аудиторию рассчитано ваше мероприятие, какое максимальное количество народу вы рассчитываете собрать, какого рекламного объема вы предварительно добились путем переговоров со средствами массовой информации и, наконец, располагая предварительным решением о проведении мероприятия в конкретном клубе, отвечающему всем требованиям для вашей вечеринки, вы можете начинать процесс проведения переговоров с руководством клуба.
5. Переговоры с клубом.
Клуб - это место, заинтересованное в максимальной отдаче тех вложений, которые делаются для того, чтобы заведение функционировало, при этом всегда рассчитывается на какое-то количество постоянных посетителей. При выборе места для проведения своего мероприятия имейте точное представление, какая аудитория у клуба, какие мероприятия там проходят, как относятся люди к данному месту и какой музыкальный формат доминирует на обычных вечеринках заведения. Нет смысла проводить мероприятие, где основным музыкальным направлением будет house, в месте, где формат europop или делать trance - вечеринку в клубе, где играется lounge - основной формат заведений вырабатывается для определенной публики, которая составляет постоянных клиентов места, и вам врятли позволят разовым мероприятием отпугнуть эту аудиторию, которая нарабатывалась какое-то время усилиями клуба. У любого клуба есть репутация, которую он получает в глазах тусовщиков после определенного времени работы.
Если мнение, о котором вы обязательно должны знать, не самое лучшее (причем прислушиваться стоит к конструктивным откликам, а еще лучше - к мнению людей, имевших опыт сотрудничества с заведением), то постарайтесь оценить, насколько оно соответствует действительности, если вы не были там ни разу во время вечеринок, оцените свои возможности изменить сложившееся мнение у аудитории, чтобы публика пошла в этот клуб, и если, проанализировав ситуацию, вы уверены, что выбранное вами место - именно то, что вам нужно, начинайте действовать. План мероприятия, подготовленный вами заранее - это первое, что вы представляете администрации клуба, делая предложение о проведении вечеринки. При грамотно составленном плане после его прочтения, администрация должна принять решение, видит ли она необходимость в проведении вашего мероприятия у себя в клубе или нет.
Все плавающие вопросы (например, дата проведения, разделение организационных функций, поправки к бюджету, если предполагается его выделение клубом) решаются, исходя из взаимовыгодных условий. Вы должны располагать максимально возможными гарантиями к составленному плану, который, по большому счету, для администрации клуба - просто бумага, где все написано (написать можно, как вы понимаете, все, что угодно, а вот сделать - не всегда). Поэтому в процессе переговоров вы рискуете оказаться голословными, если не подкрепите свое предложение какими-то гарантиями - они нужны именно вам, чтобы переговоры закончились с положительным для вас результатом. Что может быть вашей гарантией для клуба?
Подписанный договор о сотрудничестве со спонсорами (если они есть).
Подтверждающие факторы договоренности о размещении рекламной информации в СМИ (нет смысла подписывать договор о размещении рекламы, пока нет договоренности с клубом, в котором будет проходить рекламируемое мероприятие).
Список предварительного распространения полиграфической продукции.
При наличии хотя бы одного из вышеуказанных пунктов вы имеете шанс провести удачные переговоры и добиться положительных результатов.
Если организацию мероприятия планируется поделить между вами и клубом, то условия необходимо оговаривать, исходя из возможностей клуба (это облегчит работу и вам, и клубу). Например, если у клуба существует свой постоянный канал производства полиграфии или размещения информации в каком-то издании клубного профиля, то вы можете спокойно оговорить эти условия, дабы не тратить силы на то, что в работе клуба по собственному промоушну уже составляет налаженную систему, занявшись объемом работы с вашей стороны. При положительных результатах проведения переговоров с клубом, дабы избежать невыполнения каких-либо условий с его стороны (к сожалению, на сегодняшний день - это не редкость), подпишите договор "Об оказании услуг шоу-программ" между вами с точным перечнем всех условий, подписав его у директора клуба (не арт-менеджера!) и поставив печать заведения. При несоблюдении гарантий одной из сторон, другая может действовать по условиям, которые будут указаны в этом договоре.
Наиболее сложный и ответственный период организации мероприятия. Лучше, если этот процесс вы начнете за месяц до установленной даты, дабы не суетиться и в торопях ничего не упустить. Лучше, когда обязанности распределены между несколькими людьми, каждый из которых занимается отдельно взятой работой - от этого повысится и производительность, и скорость подготовки.
6. Процесс подготовки
Распишите для себя поэтапно все действия, которые вам необходимо сделать, просчитайте сроки выполнения каждого необходимого пункта и начинайте работу с наиболее длительных по времени (например, производство и размещение рекламных роликов на радио и телевидении) и поджимающих сроки (например, размещение анонсов в ближайших номерах изданий) действий. О дате оповестите всех участников мероприятия заранее, дабы избежать ситуаций невозможности их выступлений по каким-либо причинам в этот день. Если складывается ситуация, что в оговоренную дату кто-либо из участников неможет принять участие по каким-то причинам (например, заранее запланированые гастроли на эту дату), можно либо пересмотреть дату с клубом, если этот участник стратегически важен для вашего мероприятия, либо найти ему замену. Но лучше заранее, договариваясь о согласии принять участие на вечеринке, уточняйте занятые даты у участников. Имейте ввиду, что в силу разного отношения к своей работе и черт характеров некоторые диск-жокеи, музыканты и танцоры нуждаются в постоянном напоминании об участии на мероприятии в такой-то день, поэтому не ленитесь, и раз в недельку позванивайте под видом поддержки в курсе процесса подготовки к мероприятию и напоминайте. Если на вас лежит производство дизайна, печать и распространение полиграфии мероприятия, проследите на наличием всех необходимых логотипов, правильности написания всех названий, и только после этого отдавайте макет в производство.
Распространение полиграфии должно начаться за 2 недели до мероприятия, а ролики на радио и телевидении минимум за 1 неделю, в зависимости от объема. Проконтролируйте, в каких костюмах будут работать танцоры, если они готовят специальные номера на вашу вечеринку, попросите их продемонстрировать вам на репетиции. Также контролируйте процесс подготовки показа коллекции модельера, каких-то запланированных шоу. Уточните у музыкантов, какие технические требования у них для выступления и согласуйте этот вопрос с клубом. При декорировании помещения клуба проследите, чтобы декорации были изготовлены в срок и установлены безопасно, если они имеют громоздкие размеры. Возложите на кого-то из организовывающих с вами людей обязанность проконтролировать количество роликов на радио и телевидении, наличие информации во всех изданиях, анонсов в Интернете и т.д. (лучше, если этим будет заниматься человек, организовывающий размещение рекламного объема в СМИ).
Проследите, чтобы распространение полиграфии было в заранее решенных местах (лучше, если после отправки флаерщиков на места и получения от них информации о распространении, вы проедетесь по этим местам и проверите - делать это необходимо по горячим следам). Не стесняйтесь контролировать работу людей, на которых вы возлагаете обязанности - вы платите им за это деньги, поэтому они должны чувствовать свою ответственность. Если же вы работаете в гордом одиночестве, старайтесь максимально последовательно распределить свое время на проделывание всей необходимой работы, чтобы небыло аврала, упущений каких-то моментов и все успеть в срок. Также постоянно будьте на связи с человеком, отвественным за выполение обязательств клуба, интересуйтесь, как продвигается работа, которую клуб взял на себя и держите в курсе того, как идет подготовка с вашей стороны, чтобы в последний момент не выяснилось, что за время подготовки у кого-то остались нерешенные вопросы. Заранее подготовьте список приглашенных гостей на ваше мероприятие, предварительно оповестив их.
7. Контроль за проведением
День мероприятия - последнее напряжение. В этот день вам необходимо собрать у себя итоги всей проделанной работы по организации, а именно: количество прозвучавших роликов на радио и телевидении, количество анонсов, напечатанных в изданиях, количество информации, размещенной в Интернете, количество и места распространенной полиграфии и т.д., и сверить это все с планом мероприятия -результаты должны быть идентичными. Если это так - то вы хорошо постарались на рекламу и промоушн своего мероприятия! Днем посетите клуб и узнайте, как идут подготовительные работы на танцполе и других помещениях, если они есть (например, ресторан или chill - out), в каком состоянии техническая база и все ли необходимое, что было заявлено для выступлений, в наличии.
Созвонитесь со всеми участниками и уточните время их прибытия в клуб, а также, если вы ставите своего человека, отвечающего за face control на входе, он должен быть в клубе минимум за полчаса до начала мероприятия. Саунд-чек должен пройти в спокойной обстановке, дабы все необходимое оборудование было налажено качественно и не случилось никаких технических сбоев во время мероприятия, поэтому это лучше начать делать за несколько часов перед началом. Проследите, чтобы гримерная комната для участников была в надлежащем состоянии и в ней было все необходимое, гардероб функционировал и был кассовый аппарат.
Оговорите с менеджером по бару или ресторана количество и наименования free bar для участников и человека, который будет его обеспечивать. Оговорите расположение охраны у гримерной комнаты, если она находится не за сценой, у прохода в ди-джейскую и возде сцены. Лучше, если все участники заранее приедут в клуб, дабы избежать лишнего напряжения, но если это невозможно по каким-либо причинам, держите постоянную связь с теми, кто появится после начала вечеринки на свое выступление. Но первый диск-жокей должен приехать в клуб как минимум за 15-20 минут до начала мероприятия, чтобы успеть подготовиться к началу работы. За 5 минут до начала запуска в клуб посетителей у всех без исключения должна быть полная готовность. Во время мероприятия контролируйте соблюдение расписания выступлений, за 10 минут до каждого проверяя готовность.
Следите за ситуацией, происходящей на входе в клуб, проверяйте время от времени состояние гостевого списка на наличие в клубе приглашенных людей и по возможности уделите хотя бы несколько минут каждому из них - они ваши гости! Если предварительно были зарезервированы столики в ресторане для гостей, проконтролируйте, чтобы они были заняты теми, кем или для кого были зарезервированы. Уделяйте внимание представителям прессы, которых вы пригласили для освещения мероприятия, время от времени общаясь с каждым из них. Старайтесь следить, чтобы охрана в клубе вела себя вежливо по отношению к посетителям (к сожалению, во многих клубах охрана этим не отличается), и при намеке неподобающего поведения охраны сообщите об этом руководству клуба для дальнейшего пресечения подобных ситуаций. Будьте бдительны в отношении употребления алкоголя участниками даже после их выступления - не очень приятно лицезреть нетрезвого диск-жокея, тем более за вертушками, или слоняющегося по клубу пьяного танцора в костюме, в котором он только что выступал.
Одним словом, старайтесь контролировать работу всех, задействованных в мероприятии, участников. При возникновении каких-то неожиданных обстоятельств не паникуйте, а старайтесь решить возникшую проблему конструктивно, не заостряя на ней всеобщего внимания - люди, пришедшие отдохнуть, должны отдыхать и веселиться, а не наблюдать за тем, как организаторы справляются с недоразумениями. Проследите за тем, чтобы все финансовые условия по оплате работы участников были выполнены после их выступления (исключение составляет вариант, когда гонорары распределяются с дохода мероприятия). При снятии дохода с кассы, находитесь в этот момент на месте, дабы избежать несанкционированного попадания какой-то части денег кому-то в карман (и такое бывает). Для точного определения, сколько человек прошло по скидочным флаерам, их лучше оставлять в кассе.
8. Подведение итогов.
По окончании мероприятия и решения последних сопутствующих вопросов, не торопитесь уезжать из клуба. Проследите, чтобы никем из участников небыло ничего оставлено из личных вещей, у клуба небыло никаких претензий в отношении его имущества, узнайте мнение администрации по поводу проведенного мероприятия. Если вы в результате получили то, на что надеялись - значит вечеринка удалась и у вас есть шанс стать промоутером!
Для себя же отметьте все замеченные в течение проведения вечеринки минусы и постарайтесь в дальнейшем, по возможности, не допустить их присутствия, а отмеченные плюсы взять на вооружение.
Ну и не забывайте о том, что атмосферу праздника на любой вечеринке создают приятные, улыбчивые и танцующие люди.
Что такое Public Relations (PR)? Это донесение до общественности тех или иных событий путем средств массовой информации. Средствами массовой информации называются телевидение, радиовещание, печатные издания, интернет-ресурсы, полиграфическая продукция и т.д.
Попытаемся определить, как правильно использовать разные возможности донесения вашей информации до аудитории, при организации вечеринок, что для этого необходимо знать и как правильно действовать, чтобы PR имел эффективный результат.
Следует помнить, что при неправильном использовании PR-ресурсов и неверном определении методов достижения необходимого общественного мнения, даже самые хорошие начинания могут окончиться плачевным результатом, так как в наше время развитой массовой информации, аудитория в большинстве своем достаточно разборчива в том, о чем ей говорят и пишут.
В чем заключается работа PR-менеджера? Это, в первую очередь, налаживание деловых отношений с людьми, способными содействовать реализации поставленных задач по PR-у мероприятия. Как правило, это журналисты, редактора, арт-директора, дизайнеры, администраторы, менеджеры – в общем, все те, кто занимается внедрением в производственные процессы своих компаний необходимых и выгодных с любой точки зрения действий (будь то статья, интервью, программа вечеринки или баннер на сайте).
Задача PR-менеджера – использовать все имеющиеся ресурсы по распространению информации о предстоящем событии максимальным образом, без ограничений.
При этом повторюсь, что PR – это, в первую очередь, взаимодействие со средствами массовой информации для создания общественного мнения. В большинстве случаев, условия этого взаимодействия, носят взаимовыгодный характер, т.е. не столько коммерческий, сколько партнерский или бартерный.
Распространение информации на коммерческих условиях – это реклама. Но и в том, и другом случаях есть исключения, которые зависят от многих составляющих – требований, выгодности, условий на момент предложения, взаимоотношений, в конце концов. Человеческий фактор в этой сфере играет одну из главных ролей, так как отношения между людьми, которые договариваются об информаицонной или иной поддержке, необходимой одной стороне и может быть, не очень выгодной по каким-либо соображениям другой, как минимум, должны симпатизировать друг другу, и наличие этой симпатии также может быть плодом общественного мнения, в случае, если стороны сталкиваются на переговорах впервые. В общем, общественное мнение создается благодаря информации, а создание и продвижение этой информации и есть работа PR-менеджера – сделать так, чтобы при анонсе у аудитории возникло желание если не целенаправленно пойти на предлагаемую вечеринку, то хотя бы из интереса.
Теперь попытаемся более детально рассмотреть ресурсы, которые используются для целенаправленного PR-а вечеринки. На первый взгляд, их не так много, но с учетом того, что каждый ресурс включает в себя огромное разнообразие и возможность выбора, все это в совокупности может оказать сильное влияние на распространение информации и создание общественного мнения.
1. Интернет
Всемирная глобальная сеть – самый распространенный ресурс в использовании. Бесчисленное количество сайтов, страниц, порталов, которые распологают массой информационных инструментов – от баннеров и новостных лент до рассылок и конференций. Наибольшей популярностью в целях PR-а пользуются сайты, специально созданные под определенную информацию (сайты промо-групп, ди-джей-лэйблов, артистов и т.д.). На этих сайтах благополучно могут функционировать одновременно:
Баннерообменная система, благодаря которой можно разместить свой информационный баннер о вечеринке на партнерском сайте, взамен разместив баннер с их информацией на своем.
Лента новостей, в которой можно размещать новости о предстоящем мероприятии.
Конференции, в которых посетители сайта, после регистрации, могут обсуждать как прошедшие клубные события, информацию, полученную о вас и вашей деятельности из любых других источников, так и принимать активное участие в создании информации, и, как следствие, общественного мнения.
Гостевая книга для посетителей, где каждый желающий может оставить свое сообщение, не регистрируясь на сайте.
Система обмена адресами сайтов, с помощью которой можно разместить адрес своего сайта в аналогичном разделе на партнерском сайте, взамен разместив его адрес у себя (также активно используется в этом случае система обмена так называемыми кнопками-минибаннерами).
При этом расчитывать на бартерные условия, которые вы предлагаете сайтам-потенциальным информационным партнерам, необходимо, исходя из объема и серьезности ресурса. Например, вам маловероятно удастся разместить баннер с анонсом мероприятия на крупном портале с большой посещаемостью взамен на размещение его логотипа на полиграфической продукции, так как соотношение условий в этом случае не равнопропорционально. Поэтому, оговаривая условия размещения информации в определенном объеме на взаимовыгодных условиях, нужно иметь ввиду специфику ресурса и знать условия, на которых сайты размещают определенные информационные объемы.
Плюсы Интернета, как PR-ресурса:
Размещенную информацию может найти любой желающий, как целенаправленно, так и спонтанно, из любой точки мира, в любое время суток. Шансы донесения информации до максимального числа аудитории увеличиваются с количеством сайтов, на которых размещена эта информация, при этом вид размещения информации может быть любым из вышеперечисленных, не исключая все сразу.
Минусы Интернета, как PR-ресурса:
Информацией, размещенной в целях донесения до общественности, могут воспользоваться в антиPR-целях конкуренты, противники и просто виртуальные хулиганы, например: создать дисскусии в конференциях, опровергающие размещенную информацию, провоцирующие отрицательное общественное мнение, носящие оскверняющий или, того хуже, оскарбляющий характер. Также часто в целях антиPR-а в ответ на появление информации о конкретном человеке, в конференциях регистрируют имя пользователя якобы этого человека и распространяют заведомо ложную, либо неадекватную информацию. Бороться с такого рода действиями возможно только с помощью системных администраторов сайтов и модераторов конференций, имеющих доступ к электронным данным зарегистрированных пользователей (IP-адресам и координатам интернет-провайдеров). Бдительность никогда никому не мешала.
2. Печатные издания
Многообразие печатных изданий – журналов и газет – позволяет размещать информацию определенного характера и определенных размеров. В отличии от интернет-ресурсов, где зона распространения и размеры информации практически не ограничены, в случае с печатными изданиями есть определенные рамки, которые необходимо учитывать, а именно: аудитория, на которую расчитано издание и его профиль, рубрики издания, в которых может или не может быть размещена информация, количество полос (объем), своевременность публикации. Одной из важнейших составляющих в взаимодействии с печатными изданиями является периодичность выхода номеров журналов или газет, так как от этого зависят сроки подачи информации, особенно если преследуется цель эксклюзивности и новости. При анонсировании или освещении мероприятия в печатных изданиях важно иметь ввиду следующие характеристики:
1. Желательно выбирать профильное издание, ориентированное на освещение культурной и ночной жизни, которое читают люди с целью получения информации о прошедших и предстоящих событиях.
2. Иметь вввиду несколько предлагаемых видов анонсирования и освещения вечеринки, дабы был выбор между рубриками (не попадает в одну – есть вариант размещения в другой).
4. Контролировать сроки своевременной подачи информации до отправки номера в печать.
Для большего эффекта публикаций будет хорошо, если возможности условий и объемы будут поделены на анонсирование мероприятия и его освещение.
Каким образом используются печатные издания в целях PR-а?
Новостные полосы, в которых в размере от нескольких строк может быть размещена информация.
Материалы в виде статей, освещающих события или персонажей мероприятия, журналистом.
Интервью, несущее в себе необходимую информацию, сопровождаемое фотографиями и изображениями.
Фоторепортаж с места события (также с возможностью описания).
При этом необходимо учитывать, что периодические издания часто проводят свои PR-акции, в которых можно принять участие, тем самым определив условия взаимодействия по объему, длительности, тематике и виде размещения информации.
Российские периодические печатные издания для эффективной рекламы клубных событий: Афиша, Не спать!, Флаер, Ваш Досуг, You, Где, Go!, Коммерсант Week-end
Плюсы печатных изданий, как PR-ресурса:
Как правило, информация, публикуемая в печатных изданиях, воспринимается читателями, как более достоверная и проверенная, если сравнивать с информацией в Интернете, так как перед публикацией она проходит неоднократную проверку редакционной коллегией и утверждается в печать главным редактором издания. По мнениям некоторых психологов, информация, прочитанная на бумаге и вызвавшая некий интерес у читателя, оседает в его памяти на более длительный отрезок времени. При публикации информации в нескольких изданиях число прочитавших ее увеличивается, что усиливает и эффективность PR-а вечеринки. И, наконец, публикации в печатных изданиях играют одну из гланых ролей в создании общественного мнения, так как в сфере массовой информации журналы и газеты являются одними из главных информационных источников.
Минусы печатных изданий, как PR-ресурса:
Размещение информации о клубных событиях возможно только в тех изданиях, которые ориентированы именно на нее, у которых аудитория читателей расчитывает получать интересующую ее информацию на эту тему. Также размещение информации зависит от наличия рубрики в издании, под которой эта информация может быть преподнесена в определенном вами виде. Переодичность выхода изданий и размер публикуемой информации в них, порой, снижают эффективность результата, так как, например, небольшая новость в несколько строк, которая размещена в ежедневном или еженедельном издании, может остаться просто незамеченной среди других опубликованных материалов, поэтому объем и переодичность публикаций имеют значение.
3. Радио
Одним из наиболее потребляемых средств массовой информации на сегодняшний день является радиовещание. Радиостанции принимаются не только посредством радиоприемников, но и через Интернет, что значительно расширяет зону вещания и количество аудитории. Как PR-ресурс, радио может играть зачастую самую значительную роль, в зависимости от того, какие возможности донесения информации с его помощью используются, а именно:
Новостные блоки, в которых озвучивается информация о грядущих или прошедших вечеринках.
Программы, в которых возможно размещение информации в виде анонса, интервью или рассказа о прошедшем мероприятии, озвученным радиоведущим.
Использование определнного времени эфира, в течение которого радиоведущий информирует слушателей о чем-либо (розыгрыши приглашений, упоминание об информационном партнерстве мероприятия и т.д.).
В совокупности, используя все эти возможности радиовещания при проведении многих PR-кампаний крупных мероприятий, в большинстве случаев, достигается максимальный эффект донесения информации до аудитории и создания общественного мнения, чем при задействовании только Интернет-ресурсов и печатынх изданий. Но с учетом дорогостоящей основы радиовещания, не всегда и далеко не во всех случаях удается достигнуть некоммерческих условий для размещения информации в эфире, какими бы взаимовыгодными они не были, и это нужно учитывать при планировании использования радиовещания в PR-целях.
Плюсы радио, как PR-ресурса:
Радиостанции слушает огромное количество людей по всему миру, что дает возможность донести информацию как можно большей аудитории. Именно из радиоэфира информация может быть услышана теми, кто не пользуется Интернетом или не читает периодические печатные издания (а таких очень много).
Минусы радио, как PR-ресурса:
Радио – в первую очередь, информационный (а не музыкальный, как многие ошибочно считают) ресурс, именно поэтому он относится к средствам массовой информации. В течение времени прослушивания радиовещания многие слушатели переключаются с одной волны на другую, в поисках более интересного для них эфира, и это несет в себе риск, что, в случае размещения информации в эфире одной радиостанции, она может быть пропущена этой категорией слушателей, которые вполне могут быть патенциальными потребителями этой информации. Также стоит отметить, что вид и объем играют большую роль, так как небольшой анонс или упоминание в эфире могут просто утонуть в том потоке информации, который составляет разнообразное информационное наполнение радиоэфира.
4. Телевидение
Еще один значительный PR-ресурс, с помощью которого достижение результата, как правило, не заставляет себя долго ждать. Но при этом, телевещание, как и в случае с радиовещанием, также имеет дорогостоящую основу, что не позволяет этому средству массовой информации в большинстве случаев, использовать взаимовыгодные бартерные условия. Исключение, в отдельных случаях, составляют только тематические программы, в которых возможно размещение информации, подходящей по формату передач (новость, интервью, видеообзор и т.д.).
К сожалению, в случае с телевидением - это единственный путь размещения информации в эфире, так как, порой, даже это условие ставится на коммерческую основу. О плюсах и минусах телевидения, как PR-ресурса, думаю, говорить не стоит, с учетом столь мизерной возможности его использования на взаимовыгодных условиях – в случае максимального применения методов договоренности со специализированными программами - плюсы на лицо.
5. Полиграфическая продукция
Этот ресурс Public Relations может играть как вспомогательную к вышеописанным средстам, так и основопологающую роль в распространении информации (пример: каталог мебели Ikea). Вообще, этот ресурс больше принято называть рекламой, нежели PR-ом, так как для его производства и распространения нужны финансовые вложения, но он также относится к PR-ресурсам с точки зрения задачи распространения информации. Какие возможности полиграфической продукции можно использовать в PR-целях вечеринки? Это может быть производство специальной полиграфии с конкретной информацией, а именно:
Пригласительные билеты на мероприятие, на которых можно разместить всю необходимую информацию.
Стикеры (наклейки), с помощью которых можно расчитывать на длительное информационное пространство о прошедшем мероприятии посетившей его аудиторией.
Афиши и плакаты, где также возможно размещение информации в полном объеме.
Плюсы полиграфической продукции, как PR-ресурса:
В зависимости от выбранного вида полиграфии, объем информации может иметь эффект увеличения интереса у потребителя, и время восприятия информации также увеличивается, при том, если этот ресурс используется, как вспомогательный к другим средствам распространения информации.
Минусы полиграфической продукции, как PR-ресурса:
Так как бумажная продукция имеет свойство быстрого износа и, при выборе временных видов полиграфии (таких, как приглашения или афиши), недлительной актуальности, информация будет носить краткосрочный характер и есть риск недонесения ее до потребителя с учетом того, что большая часть распространяемой полиграфической продукции, используемой, в основном, в рекламных целях, не всегда серьезно воспринимается, как средство донесения информации, в силу своей разномассовости.
С учетом анонсирования акции, количество его посетивших впоследствии, может быть гораздо меньше, чем проинформированных о его проведении. Причиной этому могут быть, как вместимость помещения, где проводится мероприятие, так и время и место его проведения. Но, в любом случае, - использование всех возможных ресурсов - это хороший повод для донесения информации до максимального количества аудитории и создания общественного мнения, что выливается в один большой плюс, и в дальнейшем даст возможность быть воспринятыми в более серьезной форме, со временем расширив круг потенциальных потребителей вашей информации.
Домой;)
Пишите нам и Мы поможем Вам осуществить Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript >>
