Согласно итогам опроса «Оптимизация затрат компании на обучение сотрудников. Как сэкономить бюджет?», проведенного этим летом компанией MyBook при поддержке некоммерческого партнерства «Эксперты Рынка Труда», подавляющее большинство респондентов (83%) согласны с мнением, что образование сотрудников - главный инструмент повышения профессионального уровня, мотивации и лояльности персонала. Кроме того, 28% респондентов считают, что создание электронной корпоративной библиотеки (ЭКБ) - один из самых экономичных и удобных инструментов самообучения сотрудников в любое удобное для них время.

Ранее по инициативе издательства «Манн, Иванов и Фербер» (МИФ) и при поддержке НП «Эксперты Рынка Труда» был проведен опрос «Быть или не быть корпоративной библиотеке?». Его итоги также показали интерес к ЭКБ со стороны участников данного исследования. Большинство респондентов данного опроса согласились с необходимостью и важной ролью корпоративной библиотеки как для личной эффективности сотрудников, так и для укрепления корпоративной культуры в целом. Так, почти 80% экспертов, принявших участие в исследовании, назвали повышение мотивации персонала к профессиональному развитию в качестве основной цели создания корпоративного «читального зала», и почти 60% обозначили второй по приоритету целью - повышение вовлеченности сотрудников в корпоративную жизнь. Нельзя забывать и о практической части вопроса, ведь книги, особенно профессиональная и бизнес-литература, помогают работникам в подготовке и успешной реализации разных бизнес-проектов: с этим согласны 67% респондентов исследования.

Интересно отметить, что 99% участников данного опроса подтвердили, что читать любят. И только 1% опрошенных заявили, что заниматься чтением им не нравится, и делают они это только «потому что надо». Также выяснилось, что в век всеобщего перехода людей с бумажных изданий на чтение электронных книг, многие, тем не менее, продолжают покупать печатные издания в книжных магазинах. В упомянутом выше исследовании таких респондентов оказалось около 60%. В то же время ни один из участников опроса не берет книги в библиотеке, но зато некоторые из них (точнее говоря, 22%) уже давно пользуются электронными книгами.

Вот ещё некоторые итоги данного исследования: 57% опрошенных считают, что корпоративная библиотека должна состоять из справочной литературы, 56% подчеркивают необходимость наличия в ней бизнес-литературы. Многие респонденты отметили также важную роль научной, учебной и технической литературы (48, 44 и 43%, соответственно).

Инструменты для создания электронных библиотек есть. Соответствующие сервисы предлагают MyBook, МИФ, «Альпина». А компания Xerox, например, в июне 2015 г. объявила о том, что её ориентированная на российский рынок «Полнотекстовая электронная библиотека» (ПЭБ) обновлена до версии 3.0. Как сообщили в российском представительстве компании, на сегодняшний день реализован уже целый ряд проектов по интеграции ПЭБ в учреждениях образования и культуры, а также в некоторых российских компаниях и госструктурах. Причем, как пояснили в представительстве Xerox, «на момент запуска решения рынок электронных библиотек не был в зачаточном состоянии и демонстрировал рост, который продолжается до сих пор».

К числу тех компаний, где сегодня используют возможности ЭКБ, принадлежит, например, «Лаборатория Касперского». «Мы долго выбирали и сравнивали ЭКБ-подрядчиков, - рассказала Ирина Лысенко, специалист по обучению и развитию персонала этой компании. - Рассматривали, в частности, MyBook - у них, действительно, очень большая библиотека, но тот качественный контент, который интересен нам, довольно сложно найти как раз из-за такого большого объема. В итоге мы остановили свой выбор на библиотеке МИФ, в которой представлены очень интересные и известные бизнес-авторы в удобном формате. Также мы сотрудничаем с „Альпиной“, которая сейчас создает приложение на английском, что позволит нам подключить к библиотеке наших коллег из других регионов, что для нас очень важно».

Своим опытом поделилась также Дарья Керценбаум, руководитель службы маркетинговых коммуникаций ABBYY: «В настоящее время мы ведем переговоры с несколькими издательствами по поводу подключения электронной библиотеки. Сложность выбора состоит в том, что нам нужна не только распространённая бизнес-литература, нужны и довольно редкие издания для разработчиков, лингвистов, которых нет у известных издательств. Часть таких редких книг мы покупаем отдельно для наших сотрудников».

Вместе с тем о массовом распространении в нашей стране электронных корпоративных библиотек (ЭКБ) речь пока не идет. Возникает вопрос - почему?

«Основная причина - неосведомленность руководителей предприятий и организаций о возможностях этих библиотек, - считает Антон Гайдиенко, руководитель направления „Корпоративная библиотека“ компании MyBook, ЭКБ-решения которой, по его словам, сегодня используют несколько десятков предприятий. - А ведь они не просто открывают доступ сотрудникам к множеству новейших и актуальных книг, позволяющих им повышать свой профессиональный уровень. Они также позволяют руководителям подразделений быть в курсе того, что, где, когда и сколько времени читают их сотрудники. Сами же сотрудники могут обмениваться со своими коллегами мнениями и впечатлениями о прочитанном, отмечать в прочитанном понравившиеся им цитаты и так далее. Кроме того, руководители могут рекомендовать те или иные книги своим подчиненным».

В уже упомянутом выше издательстве МИФ выделяют три основных аргумента в пользу создания корпоративной библиотеки:

• книги - самый недорогой способ обучения и развития сотрудников без отрыва от работы;
• наличие корпоративной библиотеки - это дополнительная возможность привлечь в компанию сотрудников, нацеленных на развитие;
• организовать библиотеку и отслеживать результаты ее использования - это просто.

Конечно, нельзя сказать, что если компания не вложится в электронную корпоративную библиотеку, то у неё нет будущего. Однако наличие такой библиотеки - хороший «пряник» для тех сотрудников, которые стремятся развиваться и генерировать новые идеи развития бизнеса. Ну или хотя бы быть в курсе идей такого рода, сгенерированных другими.

Внимательный и вдумчивый HR-менеджер знает, что лучший инструмент саморазвития и личностного роста сотрудника – это книги. Поэтому для мотивации сотрудников к саморазвитию компании стараются обеспечить им доступ к книгам: организуют корпоративные библиотеки. После траты существенной суммы денег и времени, в компании появляется библиотека. Но вот незадача: сотрудники почему-то ей почти не пользуются. Почему? Давайте разберемся.

Почему сотрудники не читают?

Если у вас есть корпоративная библиотека, а сотрудники не читают, то это не значит, что им не нужны книги. Скорее всего ваша библиотека плохо организована.

Например:

• Есть только электронная библиотека . Несмотря на разговоры о том, что будущее за электронными книгами, они пока занимают меньше 1% рынка и 90% людей по-прежнему предпочитают бумагу. После целого дня за компьютером, еще и читать в электронном виде – это перебор. Поэтому при наличии только электронной версии библиотеки, сотрудники зачастую вообще отказываются от чтения.
• Ассортимент библиотеки не удовлетворяет потребностям сотрудников . Часто в библиотеке присутствует только деловая литература и та – подобранная издательствами по абстрактному рейтингу и в соответствии со своими интересами. Художественная литература развивает сотрудника не меньше, чем деловая, а ее, как правило, нет в библиотеке. Более того, корпоративная библиотека не успевает закупать все качественные новинки и поэтому выглядит «устаревшей» и «неактуальной» в глазах сотрудников.
• Книга находится у другого сотрудника, ее сложно получить. Книги закупаются в 1-2 экземплярах и часто сотрудники по долгу держат их на руках, поэтому у сотрудника, захотевшего прочитать книгу, как правило, нет возможности ее сразу получить, а потом «импульс» проходит, и сотрудник не читает вовсе.

Если у вас нет своей корпоративной библиотеки, то скорее всего вас останавливают эти же вопросы и сложности организации. Однако очевидность плюсов наличия корпоративной библиотеки нельзя отрицать. Развитие сотрудников напрямую влияет на их участие и результативность в бизнес-процессах, их творческий потенциал и энергию, которую они отдают компании. Именно сотрудники строят компании и превращают хорошие компании - в великие.

Поэтому если в вашей компании еще нет библиотеки – создайте ее.

Что сделать, чтобы сотрудники читали?

Чтобы корпоративная библиотека работала на вас и была используемой и полезной, необходимо соблюсти несколько правил при ее создании:

5 простых правил:

1. В вашей библиотеке обязательно должны быть бумажные книги. Во-первых, как мы писали выше, большинство людей по-прежнему предпочитает бумажные книги и при отсутствии их в библиотеке скорее всего вообще откажутся от чтения, чем по-прежнему многие предпочитают читать бумажные издания, и при наличии только электронной версии могут отказываться от чтения вообще. Во-вторых, это положительно влияет на «заразительный» эффект среди коллег – начинают читать по примеру. Электронная книга такого влияния не оказывает.
2. Представьте широкий ассортимент книг и дайте сотруднику возможность выбирать. Если сильно ограничить выбор книг, то это ограничит и желание читать. Поэтому наилучшим решением будет предоставить сотрудникам возможность самим выбирать книги, которые им интересны и действительно нужны.
3. Постоянно пополняйте фонд библиотеки. Любая библиотека должна быть актуальна. Это означает, что первичный набор книг в ней вряд ли будет интересен через время, и сотрудники потеряют интерес к фонду, который не пополняется. Ежемесячно выходит 20-30 книг достойных попадания в каждую библиотеку.
4. Обеспечьте доступ к электронным версиям самых востребованных книг. Доступ к электронным версиям книг при наличии бумажных позволит удовлетворить потребность всех без исключения сотрудников. При этом электронные версии обеспечат доступ к книгам в ситуациях, когда нет возможности прочесть бумажную книгу: в командировке или отпуске. При этом важно не ограничивать ассортимент электронных книг только книгами одного издательства, а предоставить возможность читать в электронном виде лучшие книги из арсенала всех издательств, в том числе и к художественной литературе.
5. Регулярно публикуйте статистику чтения в компании. Для того, чтобы поддерживать интерес к чтению внутри компании, ежемесячно публикуйте рейтинг самых читающих сотрудников, самых популярных книг, интересных новинок и т.д. а также интересную статистику относительно того, какой соотношение мужчин и женщин среди читающих, какой самый читающий департамент и т.д.

Как угодить всем, не потратив на это все свои силы?

При создании корпоративной библиотеки, как и в любом другом проекте, есть ответственный за исполнение. Однако всегда создание библиотеки является смежной, дополнительной работой, на которую совершенно невозможно потратить много времени, т.к. у ответственного за это есть ряд других прямых обязанностей. Поэтому создание и поддержание (что намного важнее и трудозатратнее) корпоративной библиотеки выгоднее всего отдать на аутсорсинг. Это сэкономит и ваше время, и средства вашей компании.

Если вы хотите создать корпоративную библиотеку, в которой будут соблюдены вышеописанные правила и которой будут пользоваться сотрудники, то можете обратиться за помощью во FriendsBook. Это первая на российском рынке компания, предоставляющая услугу аутсорсинга корпоративной библиотеки.

Контакты для связи: +7-963-694-30-01 Елена Шабусова.

или отправьте письмо с темой «Корпоративная библиотека» и получите презентацию проекта Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Развивайте своих сотрудников, и пусть они пользуются вашей корпоративной библиотекой!

Завести корпоративную библиотеку стремятся, прямо скажем, немногие компании. А, между тем, такая библиотека может стать интересным способом решить кое-какие HR-задачи. Причём способ вполне малобюджетный;) Об этом читаем в статье.

Перечитав свои, подружкины и соседкины книги, любительницы дамских романов и детективов в одной из компаний стали обмениваться произведениями любимых авторов с представителями других подразделений. Постепенно забылось, кому принадлежит та или иная книга, и романы и повести «поселились» на офисных полках. Так было положено начало корпоративной библиотеке в ООО «Эспан» (продажа косметики и товаров медицинского назначения, штат — 80 чел.), которая сейчас насчитывает несколько тысяч книг, и уже не любовные истории, а классику менеджмента и новейшие произведения бизнес-гуру.

По словам Станиславы Винярской, менеджера по персоналу ООО «Эспан», позволить себе корпоративную библиотеку могут не только крупные корпорации, но и небольшие компании, коллектив которых составляет 15-20 человек. «Само наличие такой библиотеки — неважно, формируется ли она в электронном виде или состоит из традиционных бумажных томов — создает особую атмосферу заинтересованности людей в том деле, которое они делают, обмена опытом, информацией. Что само по себе очень важно», — считает г-жа Винярская.

С полки — на полку

«В нашем коллективе многие получают второе образование либо самостоятельно расширяют свои знания в разных сферах. Поэтому рекламисты могут заглядывать в материалы специалиста по подбору персонала, а секретари — искать для себя что-то важное по маркетингу. В библиотеку поступают лучшие издания, уже отобранные с точки зрения их интересности и полезности. Все это позволяет людям общаться и формировать общее видение принципов ведения бизнеса гораздо лучше, чем это сделало бы формальное декларирование миссии и целей компании», — рассказала Анастасия Басюк, заместитель директора компании «Экстабуд» (дистрибуция строительных материалов, штат — 50 чел.).

Впрочем, довольно часто корпоративные библиотеки возникают стихийно. Одной из причин их появления становится то, что многие компании выписывают периодику, но нередко она оказывается доступна только топ-менеджерам или сотрудникам определенных отделов, если речь идет о специализированных изданиях.

Особую роль корпоративные библиотеки играют в компаниях, нуждающихся в постоянном отслеживании технических и законодательных норм. «Идея корпоративной библиотеки возникла в 2006 году, когда создавался инжиниринговый центр. Его сотрудники стали инициаторами создания библиотеки, собрали в электронном виде ГОСТы, ДБН, СНиПы, наполнив библиотеку нормативных документов.

В 2008-м мы внедрили систему электронного документооборота и корпоративную библиотеку разместили в соответствующем разделе системы электронного архива данных. В этой системе электронные документы регистрируются и хранятся как каталог с четкой иерархией, поэтому нужный документ легко найти», — сообщила Ирина Кисель, PR-менеджер ООО «ТММ» (строительство, штат — н/д).

В результате корпоративная библиотека становится не только хранилищем знаний, но и выполняет неожиданные функции. «После появления корпоративной библиотеки мы стали замечать, что обмен информацией между отделами стал более интенсивным и продуктивным. Возможно, это связано с тем, что люди стали больше делиться друг с другом какими-то своими находками, и это, в свою очередь, запустило процесс обмена сугубо рабочей информацией», — рассказывает Анатолий Грицкив, руководитель ООО «Персиваль» (проектирование, дизайн интерьера и ландшафтный дизайн, штат — ок. 40 чел.).

Ура, заработало!

Как это обычно бывает, инициатива, вовремя подхваченная снизу, становится залогом успеха дела. Но если сотрудники не спешат ее проявлять, службе персонала приходится стимулировать интерес к новым начинаниям. «Развитие корпоративного сайта шло параллельно с формированием электронной библиотеки. Чтобы стимулировать интерес к самообразованию, мы стали ранжировать самые важные и интересные статьи и книги с помощью количества обращений к ним. Сотрудник, выложивший самую популярную книгу за полгода, получал приз на новогоднем корпоративе или летнем праздновании «дня рождения» компании», — делится Диана Алавердова, менеджер по персоналу ООО «Софтсити» (разработка и внедрение ПО, штат — 62 чел.). Со временем, по словам г-жи Алавердовой, интерес к литературе, представленной в библиотеке, значительно возрос и, как оказалось, в течение текущего года к ней обращались более 80% сотрудников.

Традиционно функции курирования корпоративной библиотеки передают представителю службы персонала. В небольших компаниях ключ от шкафчика с книгами хранится у секретаря или офис-менеджера. На крупных предприятиях, имеющих собственные корпоративные университеты, на одного из сотрудников возлагают обязанности библиотекаря. Однако независимо от этого важно с самого начала наладить учет и систематизацию книг. И, конечно же, установить правила пользования библиотекой. В отличие от традиционных библиотек с их бланками и карточками читателей, для пользователей корпоративной библиотеки гораздо важнее узнать, у кого находится та или иная книга. Именно поэтому учет выданных книг ведется по совершенно иному принципу. «Книги, имеющие отношение к работе: по менеджменту, маркетингу, рекламе, мы просто заносим в таблицу. А когда кто-то берет эту книгу — отмечаем. Если она срочно понадобится кому-то из сотрудников, я могу сразу сказать — возьмите ее у Петра Иванова. Все это «управление библиотекой» занимает у меня не более 15-20 минут в день», — резюмирует Елена Косенко, секретарь ООО «Экстабуд».

Что купить?

Однако основной проблемой, с которой сталкиваются компании при создании корпоративных библиотек, становится недостаток качественной литературы. «На первый взгляд может показаться, что литературы в продаже — море, и есть все, чего душа пожелает. Но действительно полезных книг очень мало», — уверен Анатолий Грицкив. По этому начинать следует с составления плана комплектации, разделив книги и электронные источники по сферам. К примеру, нормативная и справочная литература, издания по управлению персоналом, психологии бизнеса, технологии продаж, литература по бухгалтерскому учету и налогообложению и прочее. «В библиотеке обязательно помимо профильной должна быть и бизнес-литература, в частности, книги по менеджменту и маркетингу. Они могут оказаться незаменимыми для руководящего звена, поскольку в них всегда можно найти ответ или подсказку на практически любой животрепещущий вопрос из управленческой практики. Более того, деловая литература служит дополнительным источником мотивации и инновационных идей для сотрудников», — отмечает Ольга Пикульская, PR/Маркетинг-менеджер юридической компании «Астерс».

При этом многие компании при составлении плана заказов литературы решают проблему выбора, основываясь на мнениях сотрудников. «Мы прислушиваемся к советам и просьбам коллег, которые излагают свои информационные потребности, и закупаем нужную литературу по мере необходимости», — рассказывает г-жа Пикульская. Впрочем, здесь возможны злоупотребления со стороны работников — желая сэкономить свои личные средства, некоторые из них «заказывали» дорогую литературу, в которой нуждались их дети — студенты вузов или родственники. Поэтому, столкнувшись с подобным в своей компании, Анна Басюк советует не просто осуществлять закупки литературы «по желанию», а составлять списки и рассылать их на ознакомление, с тем чтобы впоследствии приобрести книгу, за которую проголосовали как минимум два сотрудника.

В то же время, помощь в решении этой проблемы предлагают специализированные фирмы, которые берут на себя все заботы по комплектации библиотечного ассортимента, организации системы учета и пополнению фонда. Специальные пакетные предложения по формированию корпоративных библиотек разрабатываются и при издательских домах. Однако на сегодняшний день эта услуга практически не востребована в Украине. Несмотря на сложности, связанные с подбором книг, трудностями систематизации, хранения и учета, большинство компаний предпочитают создавать и комплектовать свои библиотеки самостоятельно.

Какие задачи может решать корпоративная библиотека? Например, такие:

повышение профессионального уровня сотрудников

инициирование самообразования

формирование обучающей среды (причём малобюджетными способами)

сокращение затрат на обучение персонала

отбор лучших профессиональных практик, технологий

опосредованное внедрение корпоративных стандартов (причём неформальными методами)

Сегодня, когда во всех сферах бизнеса нужны классные специалисты, корпоративные библиотеки становятся действенным инструментом повышения квалификации персонала . Держать постоянно обновляемый книжный фонд оказывается выгодно. С его помощью оптимизируются расходы на обучение: во-первых, даже совсем небольшая, но правильно подобранная коллекция изданий способна удовлетворить основные потребности сотрудников в получении информации, во-вторых, становится доступным получение знаний на месте, что называется, без отрыва от производства. К тому же книга - это «товар многоразового использования». Ее читают и по мере необходимости перечитывают, освежая знания, обнаруживая новые нюансы. Ее рекомендуют коллегам, на нее ссылаются в переговорах с клиентами.

Библиотеки необходимы компаниям, которые заинтересованы в профессиональном росте и мотивации сотрудников. Это не просто книгохранилище, не просто место, где работник будет оперативно получать дополнительную информацию по теме, которая его интересует (возможно, он оценит заботу фирмы, теперь ему не придется бегать по книжным магазинам в поисках нужной литературы и тратить собственные деньги). Это банк знаний, фундамент развития обучающейся организации, ее корпоративной культуры.

Цель корпоративной библиотеки – сэкономить время и средства компании при поиске нужной информации .

Вот почему многие компании и крупные корпорации выделяют это направление как одно из приоритетных в рамках работы по совершенствованию внутренних коммуникаций и развития персонала.

В словарях и энциклопедиях определение современных корпоративных библиотек звучит примерно так: корпоративная библиотека – важная часть системы образования сотрудников внутри компании. Она дает возможность любому человеку развивать свои компетенции неотрывно от выполнения своих должностных обязанностей, а также всегда иметь под рукой необходимую практическую и теоретическую информацию для повышения качества и эффективности собственной работы

Люди читают бизнес-литературу для того, чтобы:

В советское время библиотеки были обязательным подразделением каждого НИИ, крупного завода, фабрики. Причем обслуживали они два направления: «технологические и управленческие аспекты деятельности предприятия» и «воспитание, досуг, самообразование» (так называемая «профсоюзная» библиотека). И хотя в те времена понятие «корпоратив» не существовало, именно эти библиотеки стали прообразом сегодняшних корпоративных библиотек. К сожалению, в 90-е годы отечественные производства в основном упадок, финансирование библиотек сократили, а многие книгохранилищ были вообще ликвидированы. И вот, после пятнадцатилетнего перерыва, с возрождением экономики, центры, которые аккумулируют специфическую информацию, вновь обрели актуальность.

Корпоративная библиотека компании «Виконда»

Корпоративная библиотека существует в компании «Виконда» уже более 5 лет. Все начиналось с нескольких книг, которые приобрели для себя руководителя компании.

На сегодняшний день библиотека насчитывает 56 книг и их количество постоянно растет.

Для чего нужна корпоративная библиотека?

Главные задачи и цели корпоративной библиотеки сводятся к следующему:

• Повышение профессионального уровня сотрудников;
• Источник эффективных управленческих решений;
• Роль коллектора лучших практик в организации;
• Опосредованное внедрение корпоративных стандартов (причем неформальными методами);
• Инициирование самообразования;
• Формирование учебной среды;
• Отбор лучших профессиональных практик, технологий;
• Повышение лояльности сотрудников – контент корпоративной библиотеки позволит сотрудникам почувствовать заботу компании.

Корпоративные библиотеки бывают разные

С точки зрения целевого назначения они подразделяются на информационно-справочные, развивающие функциональные компетенции сотрудников, и развлекательные. По форме могут быть «бумажными», электронными и комбинированными. И содержательность библиотеки, и ее форма определяются особенностями компании, в том числе наличием (или отсутствием) финансовых, кадровых и временных ресурсов.

• Попросите сотрудников делать закладки с пометками на интересных идеях;
• Попросите всех, кто пользуется книгами, писать для них короткую рецензию или выписывать основные положения, затем эту информацию можно разослать по электронной почте другим работникам для ознакомления или даже организовать выступление с презентацией идей;
• Установите красивую полку или книжный шкаф на видном месте – пусть коллекция книг станет гордостью;
• Предоставьте библиотеке официальный статус, обеспечив поддержку бюджетом.

Прежде всего, подбор материала должен быть нацелен на решение задач компании. Поэтому нужно, чтобы тематическая литература обеспечивала информацией определенные направления работы (например, управленческие процессы, производство, сбыт), а не только служила ознакомлению руководства или сотрудников с новинками.

Как приобрести книги для библиотеки?

Мы следим за всеми новинками бизнес-литературы на портале издательства «Манн, Иванов и Фербер». Это издательство печатает только максимально полезные книги. Также за новинками можно следить на сайте издательства «Альпина Паблишер». После того как мы выбрали книги, которые нас интересуют, мы их заказываем на сайте kniga.biz.ua.

От возникновения идеи создания корпоративного книжного фонда до ее полного воплощения нужно пройти не такой уж долгий путь. А результат окупит старания с лихвой. Система информации и коммуникации лежит в основе всех внутренних бизнес-процессов организации, и от того, насколько эффективно она работает, зависит не только психологический климат, уровень корпоративной культуры, но и результативность бизнес-процессов. Понимая это, сегодня сотни компаний налаживают деятельность собственных библиотек.

Проблема 1. Как выбрать формат корпоративной библиотеки? Проблема 2. Как определить частоту пополнения фонда? Проблема 3. Как учитывать книги?

Корпоративные библиотеки в последнее время пользуются популярностью среди компаний, особенно там, где проводится активное развитие сотрудников. Многие поняли, что систематизированная информация – действенный инструмент в управлении персоналом, который помогает мотивировать работников к обучению. И даже если сотрудники не будут читать профессиональную литературу, а только художественную, они расширят кругозор, а обсуждение понравившейся книги в кругу коллег сплотит коллектив. Кстати, позволить себе корпоративную библиотеку могут не только крупные корпорации, но и небольшие компании. Но чтобы она была интересна, а главное, полезна работникам, ее нужно грамотно организовать.

Определяемся с целью

Как мы уже говорили, одна из целей создания библиотеки – повышение профессионального уровня сотрудников и формирование обучающей среды. Таким образом работники могут удовлетворить потребность в информации без отрыва от работы, восполнить пробелы в знаниях. А работодатели – формировать нужные компетенции у персонала и оптимизировать затраты на обучение. Часто библиотеки организуют с целью повысить лояльность и сплоченность сотрудников или же постоянно отслеживать технические и законодательные нормы. Так, в одной крупной компании появился инжиниринговый центр. Работники, понимая необходимость в наличии нормативной документации, сами стали инициаторами создания библиотеки. Они собрали в электронном виде ГОСТы, СНиПы, наполнив библиотеку нормативными документами.

Галина ГОРЬКАВАЯ, административный директор «Корпус- Групп» (Москва)

«В нашей компании корпоративная библиотека – это своего рода “база знаний”, созданных внутри корпорации. В библиотеке находится все, что заслуживает внимания сотрудников, – любой документ, носитель информации, который несет продолжительную во времени ценность. Служат такие документы для множества целей: анализа, обучения, адаптации, выхода на новые уровни. Да и форма может быть как электронной, так и бумажной – все зависит от того, какой формат удобнее использовать. Также в нашей компании есть книги по бизнесу, управлению, тайм-менеджменту и другие профессиональные издания, которые могут быть полезны и интересны нашим сотрудникам. Такой литературой занимается HR-отдел, который отвечает и за профессиональное развитие сотрудников в том числе».

Выбираем формат: электронный или печатный

Прежде всего, выбор будет зависеть от бюджета, заложенного на организацию библиотеки, а также целей, которые вы преследуете. Кроме этого, выбирая формат, учтите следующие моменты. Многие отдают предпочтение печатной версии, якобы книгу держать в руках приятнее, ее можно почитать в транспорте, за ужином и даже перед сном. К тому же большинство сотрудников и так целый день работает за компьютером, поэтому у них нет желания изучать литературу в электронном виде. Создавая библиотеку в печатном формате, надо быть готовым к сложностям с учетом книг. Выходом в данном случае может стать электронный учет. То есть вы не используете бумажные формуляры, а заносите в базу имя и фамилию сотрудника, учетный номер и название взятой им книги, срок возврата. Причем можно сделать так, чтобы сотрудник за день до окончания срока получал по почте извещение о возврате книги.

Оцифрованные материалы удобнее тем, что не нужно думать о месте хранения книг, учитывать износ фонда, порчу, невозврат. Библиотека будет доступна всем в любое время, не нужно вести учет. Но, чтобы это был действительно полезный ресурс, нужно создать удобную и понятную навигацию и правильно систематизировать информацию по темам. Поэтому не экономьте на программном обеспечении.

Решаем, что будет входить в библиотеку

Подбор материала должен быть нацелен на решение задач компании. Поэтому рекомендуем начинать с составления плана комплектации, разделив книги и электронные источники по сферам. Например, нормативная и справочная литература, издания по управлению персоналом, маркетингу, технологии продаж, литература по бухгалтерскому учету и налогообложению и проч. Кроме профессиональной литературы можно включить в этот список и книги по повышению личной эффективности. Отдельным пунктом вынесите литературу для руководителей. Также в библиотеке могут быть аудио- и видеоматериалы, различные нормативные акты, внутрикорпоративные стандарты и правила, архив выписываемой периодики.

Как создавать: самостоятельно или при посторонней помощи

Решение этого вопроса также будет зависеть от выделенного бюджета. Если средства позволяют, то вы можете прибегнуть к помощи разработчиков программного обеспечения или поставщиков книг. К разработчикам обращаются для создания электронной библиотеки. То есть для систематизации, учета и пополнения книг вам предоставят готовые решения. Если библиотека будет в печатном формате, то вам потребуются хорошие поставщики. Сейчас на рынке существует много компаний, которые специализируются на организации библиотек. В их услуги входит формирование фонда, создание книгохранилища, системы учета и пополнения фонда. Также вы можете организовать библиотеку самостоятельно.

Создайте бибилиотеку силами сотрудников компании, если бюджет не позволяет сделать это иначе. Попросите их приносить прочитанные книги и журналы по разной тематике, обучающие или развлекательного характера аудио- и видеоматериалы.

Определяем частоту пополнения фонда

Пополнять библиотеку можно централизованно несколько раз в месяц или по требованию. В первом варианте в течение определенного периода собираются заявки от сотрудников, в которых они излагают свои информационные потребности. Затем ответственное лицо за пополнение фонда составляет план заказа литературы. Во втором варианте работник также пишет заявку на приобретение книги. Только в этом случае после оценки полезности издания его заказывают сразу, не дожидаясь запросов от других сотрудников. Какой бы из вариантов вы не выбрали, рекомендуем позаботиться о том, чтобы в заявке сотрудники давали четкое обоснование, зачем им нужно это издание. Так вы сможете точно оценить необходимость приобретения и уменьшить количество случаев, когда работники заказывают книги для своих личных нужд.

Юлия ГУЛЫЙ, директор по персоналу ГК НИКА (Москва)

«Инициаторами создания корпоративной библиотеки в НИКЕ стали совладельцы компании, а также руководитель учебного центра. За пять лет ее существования нам удалось собрать десятки книг, а также значительно пополнить электронную библиотеку. Изначально она состояла из литературы по технике продаж, потом стали появляться и другие материалы, касающиеся различных сфер нашей деятельности, а также учебная и общеобразовательная литература. Хотелось бы отметить, что собранная коллекция вызывает большой интерес у сотрудников компании. При пополнении фонда мы обязательно учитываем пожелания работников. Например, не так давно к нам поступил запрос на одну книгу, выпущенную в начале XX века, которой, разумеется, в продаже уже нет, но мы ее нашли и выкупили. Теперь она занимает почетное место на полке в нашей библиотеке. В настоящее время мы также развиваем еще одно направление – создаем и активно расширяем фильмотеку, в которой собраны лучшие обучающие фильмы по нашему профилю».

Учитываем книги

Многие работники забывают вернуть взятые книги, из-за этого библиотека может лишиться необходимых изданий. Поэтому важно разработать систему учета, а также правила пользования библиотекой. Вы можете завести формуляры на каждого сотрудника (лучше в электронном виде), определить максимальный срок пребывания экземпляра на руках, возможность продления (например по электронной почте) и т. д. Кроме того, важно знать, где найти требуемую книгу в библиотеке. Для этого рекомендуем создать систему учета книг по номерам. Нумерация может быть сквозная или привязанная к определенному разделу, тогда к числу добавляется первая буква названия раздела.

Материал подготовила Оксана МАРИНИНА, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»