Сегодня работа "на удаленке" (или, выражаясь языком Трудового кодекса РФ, надомная и дистанционная работа) - это весьма распространенный тип взаимоотношений работника и работодателя. В связи с этим постоянно возникают вопросы, связанные с возможной реакцией налоговиков на отдельные аспекты подобных взаимоотношений. Попробуем рассмотреть наиболее актуальные из них.

Компенсация на удаленке

Удалённые работники, как правило, несут определенные расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей. В том числе - и в связи с использованием для этих целей личного имущества. Может ли работодатель возместить своему работнику такие расходы? Какие проблемы при этом возникают? Если обратиться к cтатьям 188 и 310 Трудового кодекса РФ , то можно сделать вывод о том, что стороны трудового договора имеют полное право самостоятельно определять порядок возмещения подобных расходов работника. Причём размер компенсации должен соответствовать степени износа имущества, находящегося в собственности работника. Правительство РФ в своём делает одно исключения из этого правила: это амортизация автомобиля работника. Если же стороны трудового договора решают закрепить в этом документе иные основания для возмещения расходов работника, то в соответствии с письмами и Минфина России от 11.04.13 № 03-04-06/11996 потребуется наличие соответствующих документов, которые подтвердят наличие износа имущества, но (внимание!) с дифференциацией степени износа для использования имущества в трудовых и личных целях. Таким образом, налоговики получают определённые возможности для того, чтобы оспорить подобные компенсации. Спорными могут стать те расходы работника, которые сложно дифференцировать по их целям: отделить износ в результате использования имущества для личных нужд от износа при исполнении его хозяином своих профессиональных обязанностей. Например, любой работник может использовать доступ в Интернет как в личных целях, так и для профессиональной деятельности. А пропорцию его использования для тех или иных нужд установить бывает непросто и, соответственно, возникают вопросы по оплате таких расходов.

"Удаленность" и "обособленность" - это одно и то же?

Для целей налогообложения может иметь значение, где трудится работник, можно ли считать место выполнения им своих трудовых обязанностей обособленным подразделение предприятия? По общему правилу удалённое рабочее место структурным подразделением считать нельзя. закрепляет требования, которые предъявляются к стационарному рабочему месту. В случае удалённой работы стационарное место отсутствует. А если отсутствует рабочее место - то, стало быть, отсутствует и отдельное место работы. О том же, но другими словами говорится и в п.2 ст.11 Налогового кодекса РФ . Там сказано, что в обособленном подразделении должна осуществляться деятельность организации. Работа отдельно взятого надомника этому определению не соответствует. Но имеется одно исключение, которое вытекает из писем Минфина России (от 23.05.13 № 03-02-07/1/18299 и от 18.03.13 № 03-02-07/1/8192), и подтверждается судебной практикой: местоположение осуществления трудовой деятельности на удалённом доступе (труда надомника) может в некоторых случаях признаваться обособленным подразделением организации, если работодатель создает для таких работников стационарные рабочие места на срок не менее месяца.

Надомник в офисе - это командировка?

Работник, исполняющий свои обязанности дистанционно, посетил в связи с исполнением трудовой функции офис своего работодателя. Можно ли говорить о том, что он находится в командировке и, соответственно, оплатить ему командировочные расходы? Минфин России неоднократно (см. письма от 01.08.13 № 03-03-06/1/30978, от 08.08.13 № 03-03-06/1/31945, от 14.04.14 № 03-03-06/1/16788) давал легальное толкование cтатей , , и 312.1 Трудового кодекса РФ . В этих документах прямо указано на то, что все гарантии трудового законодательства, в том числе и связанные с пребыванием работника в командировке, включая возмещение понесённых им в связи с поездкой расходов, таких, как проезд и проживание, а также суточные, распространяются и на тех, кто исполняет свою трудовую функцию дистанционно, на удаленке, при надомном способе выполнения обязанностей, закреплённых в трудовом договоре. В то же время, существует коллизия трудового законодательства, которая возникает при толковании положений ст. 209 Трудового кодекса РФ . Налоговые органы иногда считают, что, поскольку рабочим местом надомника может считаться место его жительства (а для тех, кто трудится дистанционно, место работы вообще может не фигурировать в трудовом договоре), то и оплата расходов в связи с поездкой в головной офис и проживанием в чужой местности может производиться в соответствии с положениями статьи 188 Трудового кодекса , но не как оплата расходов командированного сотрудника. В тех случаях, когда место дистанционной работы и расположение головного офиса совпадают в пределах одного населенного пункта - такая точка зрения, скорее всего, будет поддержана в спорном случае судом.

Как правильно учитывать результаты удаленной работы в качестве расходов в форме зарплаты

На этот счёт имеются две полярные точки зрения, поскольку имеется определенная конкуренция норм трудового и налогового законодательства. Обозначим обе позиции, которые могут стать основанием для разрешения споров в судебном порядке. Одним из ключевых принципов трудового законодательства является запрет на дискриминацию отдельных категорий работников. То есть от дистанционных сотрудников организации нельзя требовать того, что запрещено в отношении офисных работников. А особенности условий труда работников "на удаленке" закреплены Трудовым кодексом РФ. Выход за эти рамки и будет означать дискриминацию.

Cтатья 312 ТК РФ. Общие положения (извлечение) Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет". Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных настоящей главой. В случае, если настоящей главой предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Общее правило гласит, что подтверждением расходов, понесенных работодателем на оплату труда работников, являются соответствующие положения трудовых договоров и должностных инструкций. Следовательно - никаких дополнительных отчётов, иных доказательств выполнения работником своих трудовых обязанностей. По этому поводу имеется и судебная практика (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 17.04.13 № А13-6626/2012). В то же время, п.1 ст.252 Налогового кодекса РФ гласит, что расходы (в том числе и по выплате зарплаты) нуждаются в документальном подтверждении. В отношении офисных работников таким подтверждением являются данные кадрового учёта, в том числе и о том, какое время фактически отработано человеком. И установленное в ст. 312.4 Трудового кодекса РФ право самостоятельного определения режима рабочего времени для тех, кто работает удалённо, отнюдь не отменяет обязанностей работодателя по учету фактически отработанного времени. Раз для "удалёнщиков" нет соответствующих данных - будьте любезны, представьте иные доказательства. Никакой дискриминации, а только вынужденное отражение специфики подобной разновидности трудовых отношений. Одним из способов решения этой проблемы является закрепление прямо в трудовом договоре способов учёта отработанного времени. В качестве таких способов можно использовать распечатки контрольных телефонных переговоров. Дело это не хлопотное, зато поможет в будущем избавить работодателя от ненужных споров с налоговыми органами.

Awara is a Russian accoutning company that offers a full range of bookkeeping and financial administration services for foreign companies who start business in Russia. Although we a local accounting firm we follow the best international practices to provide you with the best client support. Make your accounting safe, sound, and efficient with Awara.

Legal Services

We are a Russian legal company working under international standards. We offer services that cover most possible matter that companies may face while doing business in Russia. We state that the function of the commercial lawyer is not to “tell what the law says,” but to deliver winning arguments and real solutions.

IT Solutions

Awara IT Solutions is proud to provide its clients with IT-services meeting the requirements of Russian law without changing clients’ existing processes. This unique combination of a strong background in system integration, law and taxation makes us a reliable and efficient partner for new-comers onto the Russian market. Our team has implemented multiple projects with Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, CRM and 1C.

Audit Services

We focus on providing audit services resulting in a clear understanding of financial records, accurate risk assessment and recommendations for areas of improvement and tightening of internal controls. Our services include Russian statutory audit, tax audit, internal audit and audit in accordance with international standards (IFRS, US GAAP).

Direct Search & Recruitment

As an internet and social media based recruitment leader, we really offer a competitive edge in finding the best and most motivated people in Russia and the CIS. We provide headhunting and recruitment services with 19% success fee only and no retainers. If no candidate is hired, no fee applies.

Corporate Trainings and Seminars

We understand that every business and organization is different and pre-packaged training programs don’t work for everyone. Our client-focused approach allows us to design training programs that are customized to deliver the results you need. At our hands-on practical training sessions professionals in fields such as business, sales, marketing, HR, finance and law improve their skills and abilities to solve the problems of tomorrow.

Что такое дистанционная работа?

Федеральный закон обозначил основные положения подобной деятельности. Положения прописаны в части 1 статьи 312.1 ТК РФ .

Под дистанционной деятельностью понимают выполнение рабочих обязанностей согласного трудовому договору вне территории нанимателя , то есть места, где сотрудник трудился бы под прямым наблюдением.

Особенности удалённой работы

Работу без прямого контроля определяют следующими факторами:

1. Деятельность вне стационарного оборудованного места, которое расположено на территории нанимателя.
2. Для взаимодействия используются современные средства связи. Все рабочие моменты с наемником и его нанимателем решаются посредством сети интернет.
3. Дистанционный работник формирует рабочее пространство самостоятельно , он может выполнять рабочие функции где угодно, для его нанимателя важен результат его деятельности.

Внимание! В законодательстве нет границ при заключении с сотрудником трудового договора о дистанционной деятельности. Поэтому такой вариант возможен и с иностранным работником. В этом случае он может выполнять рабочие функции за пределами России.

Распространённые сферы для дистанционной работы

Работодатель рассматривает прием удаленного работника исходя из уровня выполняемой деятельности, а также необходимости взаимодействия наемника с другими сотрудниками.

К этой сфере подходят:

• журналисты;
• некоторые работники ИТ-сферы;
• сотрудники, разбирающие заказы, взаимодействующие с клиентами;
• дизайнеры и другие.

Перечень необходимых документов

Список документов для предоставления удаленным работником не отличается от стандартного перечня .

При этом есть одно важное отличие. Все требуемые документы наемник предоставляет нанимателю в отсканированном виде, используя современные средства связи, либо почту.

Следует обязательно отсканировать оригинал, все подписи, буквы и цифры должны хорошо читаться. России описывает необходимые документы.

К ним относятся:

• паспорт;
• снилс;
• документы об образовании.

Внимание! Работодатель может потребовать от сотрудника копии документов с заверением их подлинности у нотариуса.

Если договор заключается в первый раз, то новый сотрудник может оформить пенсионное свидетельство самостоятельно . Необходимый документ выдают в пенсионном фонде РФ.

Особенности при оформлении

Особенность заключения трудового договора с удаленным работником – не требуется прямых встреч двух лиц . По этой причине Трудовой кодекс проводит инструктаж порядка оформления.

Часть первая статьи под номером 312.2 ТК России говорит о том, что в качестве места заключения договора стоит зафиксировать адрес нахождения непосредственного нанимателя.

При формировании разделов трудового договора о дистанционной работе, важно указать, что деятельность будет дистанционной .

Согласно правилам выполнение рабочей деятельности вне территории нанимателя не признается автоматически удаленной.

По мнению Роструда желательно включать место работы дистанционного работника в трудовом договоре, где удаленный сотрудник будет непосредственно выполнять свои рабочие функции.

Дополнительные условия

Важно обозначить следующие дополнительные пункты:

1. Осуществимость обмена электронными документами между наемником и нанимателем. Необходимо вписать период отправки уведомления о том, что документы получены.
2. Графа о том, что запись о дистанционной деятельности не вписывается в документ наемника – трудовую книжку.
3. Согласно части 8 статьи под номером 312.2 ТК России удаленный работник должен использовать оборудование, инструменты защиты информации, программные, технические возможности, которые предоставил наниматель или рекомендовал их применять в деятельности. Эта часть добавляется в трудовой договор.
4. Срок и порядок оснащения дистанционного наемника необходимыми техническими возможностями и методами для исполнения рабочих обязанностей.
5. Срок и порядок получения нанимателем отчетов о выполняемой деятельности сотрудником.
6. Срок и порядок уплаты компенсации за использование удаленным наемником оборудования и иных технических средств, которые принадлежат нанимателю.

Время труда и отдыха

Дистанционная работа предполагает особые отличительные черты, касающуюся охраны труда, а также режима труда и отдыха.

Федеральный закон сокращает перечень обязательных моментов при защите охраны труда.

Например, обязательным является страхование от несчастных моментов, доставка работников, которые заболели на рабочем месте.

Удаленный работник лишается таких привелегий .

Работодатель может прописать дистанционному наемнику свободный режим деятельности или обязать его выполнять рабочие функции в определенном графике.

Поскольку сотрудник работает дистанционно, то он самостоятельно устанавливает режим своего дня .

При этом трудовой договор может предусматривать и иные условия, то есть режим работы может быть прописан.

Внимание! Положения о режиме труда и отдыха не должны понижать гарантии удаленного наемника или устанавливать какие-либо ограничения, не предусмотренные нормами права.

В трудовом договоре иногда прописывают режим работы по ненормированному режиму, но это не означает, что удаленный наемник должен постоянно трудиться за границами, установленного для него графика.

Согласно части 2 статьи 92 ТК России рабочий период устанавливается сорок часов в неделю. Выходные могут быть скользящими.

Что касается отпуска, то дистанционный наемник имеет гарантии согласно действующим нормам . Они подробно рассматриваются в части второй статьи под номером 312.4 ТК России.

Удаленный сотрудник имеет такие же права наравне с другими членами организации на выходные дни .

В этот перечень включаются:

• Еженедельные дни отдыха;
• Праздничные дни согласно производственному календарю;
• Оплачиваемый отпуск.

Время отдыха человек планирует по своему желанию, так как согласно статье 106 ТК России в этот период он освобожден от исполнения трудовых обязанностей.

Внимание! В трудовом договоре следует зафиксировать , какие дни будут у дистанционного сотрудника выходными.

Командировки

В Трудовом кодексе нет запрета , чтобы не отправлять дистанционного сотрудника в командировки.

Этот момент прописан в Положении об особенностях отправления сотрудников в служебные командировки.

Чтобы отправить работника, трудящегося дистанционно нужно подготовить стандартный пакет документов .

В него входит:

• служебное задание;
• командировочное удостоверение;
• приказ о направлении в командировку;
• авансовый отчет сотрудника.

Все эти документы отправляются почтой или электронным способом , но они должны быть заверены электронной подписью .

Расторжение трудового договора

Как уволить человека, работающего дистанционно?

Положения, по которым возможно расторжение договора прописываются непосредственно в трудовом договоре.

К основаниям относятся следующие моменты:

• соглашение сторон;
• истечение срока действия договора;
• собственная инициатива человека;
• перевод работника, например, по его желанию;
• отказ сотрудника выполнять рабочую деятельность по причине смены собственника;
• отказ сотрудника продолжать исполнять рабочие функции в связи с изменением пунктов договора.

Приказ о расторжении направляется человеку в электронном варианте , а копия в бумажном образце в день прекращения рабочих функций. Документ отправляется почтой. Письмо должно быть заказное, обязательно уведомление.

Гарантии для работника

Хотя дистанционный сотрудник и организует свою деятельность самостоятельно и не подлежит прямому контролю, он имеет права и гарантии, которые устанавливаются кодексом .

Так, у удаленного работника есть такие же привилегии на получение ежегодного оплачиваемого отпуска , как и у другого работающего персонала. Процедура отпуска фиксируется в договоре согласно положениям кодекса.

По этой причине наниматель обязан регулярно предоставлять сотруднику отпуск, так как запрещено не отпускать человека на отдых без перерыва. Два года без отпуска — это нарушение .

Если сотрудник, работающий удаленно, заболел, то ему нужно предоставить пособие по временной нетрудоспособности . Лист нетрудоспособности отправляется человеком заказным письмом.

Когда нужно получение социальных льгот, то работник также отправляет нужные копии и оригиналы документов по почте. Письмо должно быть с уведомлением.

Итак, удаленные работники имеют некоторые особенности при оформлении их на работу. Главное отличие – оформление происходит не при личной встрече.

Добрый день, друзья!

С каждым днем появляется все больше удаленных мест работы. Но наше законодательство пока упускает этот момент и никак не узаконит данный вид деятельности. Единственным слабым фактором регулирования фриланса является то, что это доход физических лиц, а любые доходы должны обязательно облагаться налогом. Но пока прибыль от удаленной работы небольшая, многие фрилансеры уходят от налогов, получая деньги на банковские карты или виртуальные счета.

Поскольку на сегодняшний день удаленные работники не находятся под жестким контролем , большинство из них пользуется сложившейся выгодной ситуацией. Но является ли она на самом деле выгодной для них? Или может лучше оформить трудовой договор на удаленную работу?

Недостатки неофициальной деятельности

Работая на дому неофициально, вы подвергаете себя опасности. Не оплачивая страховых взносов, вам никто не компенсирует возможные травмы. Да, всегда кажется, что с вами этого не случится. Пускай так и будет, но все-таки это жизнь! И нужно быть готовым ко всему.

При неофициальной работе можно не рассчитывать на отпуск или больничный. Отчисления в пенсионный фонд совершаться тоже не будут, поэтому размер вашей пенсии будет минимальным.

Также есть возможность попасть под наблюдение . Это может случиться совсем неожиданно. Вы наверно подумает: «Здался им я со своими доходами?». В большинстве случаев это может быть и так. Но вдруг вы тот тысячный фрилансер , который из-за мошеннических действий вашего работодателя, попадете под проверку налоговой инспекции вместе с ним? Ведь проверяя документацию и финансовую отчетность вашего заказчика, они могут также заинтересоваться и вами.

Были также зафиксированы случаи, когда работники налоговой службы регистрировались на биржах фриланса в роли заказчиков. После составления брифа (короткое описание конкретных услуг, предоставляемых удаленным работником, а также определенного размера и формы оплаты со стороны работодателя), работник налоговой инспекции просит фрилансера встретиться лично для вручения ему предоплаты. А вместо этого удаленному работнику вручается протокол об административном правонарушении. Поэтому лучше регистрировать свою деятельность, во избежание таких обстоятельств.

Неофициальный заработок станет также помехой для вас, если захотите приобрести кредит. И потратить крупную сумму денег вам тоже не удастся, поскольку ваши доходы сразу привлекут внимание контролирующих органов.

Ну и самым распространенным и неприятным в неофициальной деятельности является то, что вам могут просто не выплатить положенных денег. И куда вы тогда обратитесь? Никто не защитит вас в этом случае. Никто не поможет вам доказать, что вы по праву должны были получить оплату за выполненную работу. А имея на руках трудовой договор, у вас всегда будет такая возможность опротестовать действия мошенника. Заключая договор, вы максимально избегаете подобных ситуаций.

Виды договоров

Есть разные виды договоров. Каждая организация выбирает для себя самый выгодный вариант документа. Некоторые работодатели хотят набирать удаленных сотрудников только после личного знакомства с ними. В таком случае, они чаще всего заключают стандартные трудовые договора. Так как могут получить все оригиналы требуемых документов при личной встрече с потенциальным работником. Выбирая этот вид сотрудничества, работодатель обязуется выплачивать все нужные страховые взносы, налоги, оплачивать отпуск, больничные и т.д. Подписав этот вид договора, удаленный сотрудник максимально защищен со стороны закона.

Также есть два более упрощенных вида договоров : договор подряда и договор оказания услуг. Они чаще используются организациями, которые набирают сотрудников из разных городов и даже стран. Подписывая эти документы, они могут договориться об обмене сканокопиями и не требовать оригиналов. Это удобнее, поскольку, наверняка, никому бы не хотелось отсылать свою трудовую книжку за сотни, тысячи километров в незнакомую организацию. Поэтому такие удаленные работники с удовольствием заключают договор подряда и договор оказания услуг.

Разница между договором подряда и договором оказания услуг

Договор подряда заключается при заранее оговоренном объеме работы или итоговой цели. Например, разработка сайта, приложения или написания определенного количества тестов. В этих случаях, размер оплаты оговаривается заранее и соответствует сумме прописанной в документе.

Договор оказания услуг имеет немного другой характер. В нем указывается срок выполнения определенного количества услуг. К примеру, в документе указано, что удаленный работник обязуется предоставлять конкретное количество обработанных фотографий каждые 30 дней, начиная с 1-го января. Оплата чаще всего производится в то же время, что и предоставление выполненной работы.

Подписав эти договоры, выплаты в пенсионный фонд проводятся работодателем. К сожалению, при подписании этих договоров, отпуск и больничные не оплачиваются. Даже сам факт пользования этими привилегиями не оговаривается.

Есть возможность отпроситься на несколько дней , только при хороших отношениях с работодателем, и то при условии заранее выполненной работы. Это в случае, если вы ежедневно находитесь с ним на связи. А если общение с работодателем происходит раз в месяц, во время отправки акта о выполненных работах, то и вовсе не обязательно оговаривать выходные дни. В этом случае, вы самостоятельно контролируете свое рабочее время.

Условия трудового договора с удаленным сотрудником

В Интернете можно найти множество образцов трудового договора. Для вас я решил отобрать главные моменты, на которые нужно будет обратить внимание, при подписании трудового договора:
Обязательно правильно указывайте характер деятельности — «дистанционная» или «работа в удаленном доступе».

Место работы — указывайте свой домашний адрес, если вы выполняете работу на дому.
Также обязательно требуется собрать сведения о том, что ваше удаленное место работы соответствует всем нормам безопасности трудового кодекса.

С работодателем нужно утвердить порядок обеспечения требуемым инвентарем для возможности работы в удаленном режиме. Чаще всего, удаленные сотрудники должны быть заранее обеспечены компьютером и Интернетом, а работодатель отвечает только за программное обеспечение сотрудника, но бывают и исключения. Поэтому все это четко нужно внести в трудовой договор, чтобы в дальнейшем не возникало лишних вопросов.

Следующим пунктом является указание размера выплаты за износ рабочего оборудования удаленного работника, если оно является его личным имуществом (например, компьютер или ноутбук).
Нужно обсудить и внести в договор порядок и сроки доставки сырья, которое понадобится сотруднику для выполнения работы на дому (если он занимается физической удаленной работой).

В этом же случае, требуется вписать порядок и размер возмещения затрат на сырье, если сотрудник использует личные материалы.

Также одним из пунктов является возмещение работодателем иных расходов , как вода, электроэнергия, оплата за Интернет. Нужно рассчитать какой объем расходов тратится именно на рабочий процесс, обсудить его с работодателем и внести в договор.

Лучше всего также зафиксировать конкретный график взаимодействия с работодателем. Это поможет организовать четкий рабочий режим.

И главный пункт, конечно же, порядок и размер оплаты труда.

Можно ли перевести сотрудника компании в удаленный режим работы?

Этим вопросом все чаще задаются отечественные руководители. А за границей данными привилегиями пользуется уже большое количество работодателей. Ведь это приносит крупную финансовую выгоду руководителю фирмы, так как можно брать в аренду намного меньшие площади.

Обеспечение сотрудника рабочим инвентарем сводится к минимуму, так как удаленным работникам удобнее совершать свою деятельность за своим личным персональным компьютером или ноутбуком. Часто в переводят сотрудников, занимающихся прозвоном клиентов или офисных работников , которые при наличии специального программного обеспечения, могут легко справляться с ней и на дому.
Перевести своего работника в данный статус можно при изменении трудового договора, внеся в него все нужные пункты, которые я описал выше.

Я считаю, что нашим руководителям стоит более подробно рассмотреть выгоды, которые они могут получить при таком виде сотрудничестве. Так как много крупных всемирно известных компаний уже давно пользуются преимуществами данного вида деятельности.

Особенно при теперешней трудной экономической ситуации, этот вариант работы облегчит состояние любого бизнеса. Узнать, каким образом можно контролировать такую деятельность, можно с приобретенного опыта иностранных фирм. Так как они уже прочувствовали все плюсы и минусы такой работы.

Набрав самоорганизованных и ответственных работников, можно уделить больше внимания стратегическому развитию бизнеса. Контроль подчиненных помогают совершать специальные программы. Можно получать отчеты о работе сотрудников хоть каждые 10 минут, не отнимая лишнего времени на их формирование. Программа самостоятельно делает фотографию рабочего стола удаленного работника, автоматически отсылает ее на электронную почту руководителя или отдельно выбранного контролирующего лица.

Подробно изучив данную тематику, думаю, много отечественных работодателей задумаются над увеличением количества удаленных мест.

Делитесь статьей с друзьями в соц. сетях, а также подписывайтесь на обновления моего блога.

Многие компании давно убедились в реальных преимуществах найма удаленных работников, но буквально до недавнего времени в России не было правовой базы для официальных трудовых отношений. Как правильно оформлять на работу дистанционных сотрудников, что важно учитывать в трудовых договорах, как избежать финансовых рисков - рассказывает правовой эксперт ИПК Татьяна Ширнина.

В 2013 году Трудовой кодекс Российской Федерации (далее-ТК РФ) был дополнен главой 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Данные нововведения были обусловлены, в том числе, и высоким развитием информационных технологий. Да и на практике принцип удаленной работы применялся уже давно, вот только правового регулирования долгое время не было.

На сегодняшний день вне места нахождения работодателя (дома, в другом городе/стране, в ресторане, на пляже и т.д.) работают специалисты с разными уровнями квалификации: инженеры, юристы, бухгалтеры, переводчики, журналисты, редакторы, дизайнеры, программисты, аудиторы. Несмотря на то, что дистанционная работа - явление в России уже утвердившееся, вопросов меньше не становится. Попробуем ответить на некоторые из них.

Итак, в первую очередь, рассмотрим главный вопрос:

Как оформить трудовые отношения с дистанционным работником?

Главным помощником для вас станет Трудовой кодекс, а именно вышеназванная глава 49.1, которая, кстати, предусматривает два варианта заключения трудового договора:

1) трудовой договор с дистанционным работником может быть заключен путем очного посещения офиса работодателя;

2) трудовой договор с дистанционным работником может быть заключен путем обмена электронными документами. Данный вариант может использоваться только при наличии у сторон усиленных квалифицированных электронных подписей.

При найме дистанционного работника перечень документов, необходимых для заключения трудового договора, ничем не отличается от общего перечня, предусмотренного статьей 65 ТК РФ. Один лишь нюанс: если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами с лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.

Обязанность работодателя ознакомить работников с документами до подписания трудового договора также сохраняется. Способ ознакомления зависит от того, каким образом происходит взаимодействие между работником и работодателем: путем обмена электронными документами (здесь помним про усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись) либо при непосредственном посещении офиса работодателя.

Условия трудового договора с дистанционным работником

Составляя трудовой договор, необходимо руководствоваться статьей 57 ТК РФ. Но поскольку это особый вид трудовой деятельности, в тексте договора необходимо отразить, что работа выполняется дистанционно.

Помимо этого, есть и другие особые условия трудового договора с данной категорией работников. Одно из обязательных условий - указать место работы и никаких исключений для дистанционных работников в этой части нет. Однако как его указать, если мы не знаем, в каком месте работник будет выполнять свою трудовую функцию сегодня и завтра?

Обратимся к статье 312.1. ТК РФ:

«Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет"».

По мнению представителей Роструда (Письмо Роструда от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1 "Об определении места работы дистанционного работника"), трудовой договор о дистанционной работе должен содержать сведения о месте работы, где дистанционный работник непосредственно исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором. Конечно, разъяснение Роструда не приравнивается к нормативным правовым актам. Однако Госинспекция труда выступает его территориальным органом, следовательно, политика будет аналогична. То есть, если в трудовом договоре с дистанционным работником нет такого условия как «место работы», компанию могут привлечь к административной ответственности по ч.3 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так где же искать ответ? Ориентиром может быть письмо другого федерального органа исполнительной власти - Минфина России от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978, в котором сделан вывод из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ: для работника местом постоянной работы является место его нахождения.

Пожалуй, с этим мнением стоит согласиться. Ведь логично, что место работы «дистанционщика» - это место его фактического нахождения в момент выполнения трудовой функции.

Условия труда на рабочем месте

Как известно, условия труда на рабочем месте определяются по результатам специальной оценки условий труда. Но каким образом работодателю описать эти факторы, если работник ежедневно может перемещаться по разным уголкам Земли?

На самом деле законодатель предусмотрел исключения в части обязательной специальной оценки условий труда для некоторых категорий работников. В их число вошли и дистанционные работники (ч. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»). Следовательно, раз нет необходимости проводить специальную оценку условий труда, с работодателя автоматически снимается обязанность прописывать в трудовом договоре с дистанционным работником такие пункты, как: «гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда» и «условия труда на рабочем месте».

Режим работы

Вот еще один немаловажный вопрос: как выстроить рабочий график при удаленном контроле? Здесь все зависит от того, насколько работодателю важны временные рамки, в которых работник будет выполнять свою трудовую функцию. В том числе это связано и с тем, каким образом поставлен учет рабочего времени: работодатель будет вести его самостоятельно или же доверит работнику отмечать часы работы путем самотабелирования.

Как один из вариантов - предусмотреть для удаленных сотрудников обычный рабочий режим, принятый в компании. Например: «Работнику устанавливается 40-часовая пятидневная рабочая неделя, с двумя выходными днями. Работнику устанавливаются рабочие дни с понедельника по пятницу, время работы с 9:00 до 18:00, перерыв для отдыха и питания - 1 час с 12:00 до 13:00, который в рабочее время не включается и оплате не полежит. Суббота и воскресенье – выходные дни».

Второй вариант (если непринципиально, в какой отрезок времени будет выполняться работа) - установить работнику, например, 40-часовую пятидневную рабочую неделю, с двумя выходными. Указать, какие дни считаются рабочими, какие - выходными. В отношении времени начала и окончания рабочего дня, а также перерыва для отдыха и питания прописать, что они устанавливаются работником самостоятельно. В данном случае вы можете написать так: «Продолжительность одного рабочего дня: не менее 5 часов и не более 9 часов в день. Продолжительность перерыва для отдыха и питания составляет 1 (один) час, который в рабочее время не включается и не оплачивается».

Дополнительные особенности

Из вышеизложенного можно сделать вывод о необходимости закрепить способы взаимодействия работника и работодателя. В трудовом договоре рекомендуется дополнительно прописывать средства связи (мобильный телефон, электронная почта, Skype и др.), которыми будут пользоваться работник и работодатель, и время, в течение которого работник должен ответить на звонок, входящее сообщение/перезвонить/ написать сообщение/ выйти на связь.

Какой режим работы вы бы ни прописали в официальных документах, помните: дистанционный работник может находиться в точке с другим местным временем. Поэтому при определении режима работы указывайте часовые пояса. Иначе может случиться, что выйдя на связь с работником в 8:00 по Москве, вы его так и не дождетесь. Ведь если он окажется, допустим, в Нью-Йорке, у него будет глубокая ночь - 00:00.

Не забудьте об отпуске

Ч.2 ст. 312.4 ТК РФ обязывает работодателей прописывать порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков в трудовом договоре.

Что еще предусмотреть в трудовом договоре с «дистанционщиком»?

Рекомендуется четко прописать, какое оборудование (программно-технические средства) будет использовать работник при выполнении своей трудовой функции, кем оно предоставляется, какие действия работнику необходимо совершить и в какие сроки необходимо сообщить работодателю о поломке, технических неисправностях. Если работник будет использовать свое оборудование (например, ноутбук, телефон и др.), в трудовом договоре следует дополнительно регламентировать порядок и сроки выплаты компенсации за его использование.

Для того, чтобы отслеживать качество и количество выполняемой работы, вы можете дополнительно прописать порядок, сроки и форму представления работником отчетов о выполненной работе.

Конечно, как и при любом относительно удобном варианте, у дистанционной работы есть «подводные камни».

1) Принимая удаленного работника в компанию, собеседования нередко проводят через Skype или по электронной почте. В данном случае работодатель несет риск неполно и недостоверно оценить деловые качества специалиста. Согласитесь, в домашней обстановке, когда вокруг много справочного материала (книги, пособия, интернет), пройти собеседование гораздо легче.

2) Поскольку дистанционный труд предполагает возможность электронного документооборота, в том числе и подписание трудового договора, могут возникнуть определенные сложности. Например, работодатель подписал трудовой договор и направил его работнику, а тот не вернул подписанный документ и оставил все экземпляры у себя, либо переслал скан копию.

К сожалению, из-за простой невнимательности в случае судебного спора условия трудового договора могут быть признаны несогласованными со всеми вытекающими последствиями. Поэтому помните: трудовой договор должен быть подписан двумя сторонами усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью или «живой» подписью на бумажном носителе.

3) Открытым остается вопрос контроля, а именно - сколько часов в день человек работает. То есть взаимодействие должно быть четко регламентировано, в противном случае работодатель так и не узнает, как долго трудился удаленный работник в тот или иной день - 8 часов или всего 2 часа.

4) При прекращении трудового договора по инициативе работника работодателю часто приходит скан его заявления об увольнении. Однако, исходя из уже имеющейся судебной практики, суды не признают в качестве доказательства сканированное заявление, указывая, что волеизъявление работника на увольнение должно быть выражено либо в письменной форме с «живой» подписью работника, либо подписано усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.

5) С точки зрения процессуального кодекса, не совсем понятно, с какого момента работник вправе обратиться в суд о восстановлении нарушенных прав.

Вот пример из практики . Московский городской суд в Апелляционном определении от 20.01.2015 по делу N 33-1146/2015 установил, что 21 мая 2014 года истец получил приказ об увольнении по электронной почте, распечатал его, поставил на нем свою подпись и также по электронной почте направил данный приказ ответчику. Таким образом, истец получил копию приказа об увольнении 21 мая 2014 года и с этой даты он знал о своем увольнении, и не был лишен возможности обратиться в суд с иском о восстановлении на работе до истечении одного месяца. Однако, в суд истец обратился 07 июля 2014 года, то есть пропустил месячный срок.

Таким образом, для исчисления сроков на обжалование действий работодателя имеет значение именно осведомленность работника о нарушении его прав, в том числе - получение электронной копии приказа и последующие действия работника.

Конечно, как работникам, так и работодателям часто удобно использовать формат удаленного сотрудничества, однако обратите внимание, что далеко не всех специалистов можно нанимать дистанционно. Например, это касается тех, чей результат труда выражается в материальной продукции. Это, кстати, одно из отличий дистанционных работников от надомников.

Еще один интересный вопрос, возникающий на практике: могут ли в маленьких компаниях все работники работать дистанционно?

Законодательство не только не содержит ограничений по количеству работников, трудоустроенных дистанционно, но и не определяет перечень должностей, которые не могут быть заняты в такой форме. Например, если это интернет-магазин, почему бы и не оформить всем дистанционный труд? Лишь одно условие: характер выполняемых обязанностей должен соответствовать определению дистанционной работы (статья 312.1 ТК РФ), а именно:

а) выполнение трудовой функции вне местонахождения работодателя;

б) выполнение трудовой функции вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя;

в) использование для выполнения трудовой функции информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет»;

г) осуществление взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

То есть, если объективно рассмотреть возможность такой организации труда, надо опять-таки учитывать, что не все категории сотрудников, как отмечалось выше, могут работать дистанционно. Как правило, «дистанционщики» - это работники интеллектуального труда. Поэтому все же довольно сложно представить компанию, где реально работают одни «дистанционщики». Во-вторых, трудно вообразить, насколько сложна волокита с документами, и какие огромные риски их утери в процессе электронного обмена.

На данный момент ни судебной, ни инспекционной практики по данному вопросу нет, поэтому какую оценку могут дать такой организации работы уполномоченные органы, остается только догадываться.

Как справедливо отмечалось в пояснительной записке к законопроекту о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования труда дистанционных работников, «современное развитие экономики невозможно без продуктивной занятости, являющейся производной от эффективно функционирующего гибкого рынка труда, позволяющего оперативно реагировать на экономические вызовы».

Безусловно, у дистанционного труда много преимуществ, например:

• сокращение издержек работодателя на аренду помещений и организацию рабочих мест;
• экономия времени, энергии и средств работника вследствие отсутствия транспортных проблем - доставка до рабочего места и обратно;
• рост производительности труда при его организации в соответствии с желанием работника в более комфортных условиях.

Дистанционная работа повышает деловую активность и занятость населения, поскольку у людей есть возможность трудиться, не покидая дома или иного удобного расположения. Выгоды работодатели при этом очевидны: привлекать работников без затрат на оборудование рабочих мест, и в то же время получать доход от их продуктивной деятельности.

Татьяна Ширнина, ведущий юрист Департамента трудового права