Во-первых, расшифруем, СЭД – это система электронного документооборота.

Во-вторых, нужно отметить, что в последние три-пять лет на системы электронного документооборота переходит все большее число компаний, как крупных, так и средних, и даже совсем небольших.

Для электронного документооборота используются специальные программные платформы. Например, одна из наиболее популярных – система .

Внедрение СЭД предполагает закупку такой программной платформы, установку и настройку ее на рабочих местах пользователей, заполнение баз данных, перевод бумажной документации в электронную форму.

Но что же в результате получает компания от внедрении СЭД? Какие преимущества дает автоматизация документооборота?

Постараемся ответить на этот вопрос.

Внедрение СЭД производится практически для всех подразделений компании. В зависимости от ее организационной структуры это могут быть:

• руководство предприятия,
• юридический отдел,
• канцелярия,
• отдел финансового контроля,
• бухгалтерия,
• проектно-сметный отдел,
• административно-хозяйственная служба,
• отдел кадров,
• отдел продаж
• тендерный отдел т.д.

Оценивая результаты внедрения СЭД, эксперты выделяют такие важные и достаточно общие преимущества, которые проявляются в любом из подразделений:

Увеличение производительности труда

При внедрении СЭД рост производительности труда достигается за счет сокращения времени на поиск необходимых документов и информации.

Система электронного документооборота позволит не только за считанные секунды найти необходимый файл, но и сделать это с любого компьютера компании, независимо от того, находится он в головном офисе или в филиале. Теперь можно более эффективно потратить свое рабочее время.

Оптимизация бизнес-процессов

В рамках внедрения СЭД в большинстве случаев происходит оптимизация процессов. Электронный документооборот и, в первую очередь, автоматизация учета договоров, дают возможность не только существенно сократить временные затраты на оформление и согласование того или иного документа, но и отследить все этапы прохождения документом различных стадий.

Соответственно в любой момент времени можно легко найти «узкое» место, не позволяющее процессу идти дальше. Аналогичный пример можно привести и по согласованию других видов документов – счетов на оплату, заявок на расходование денежных средств, бюджетов компании, потребностей в закупке материалов и т.д.

Те, кто уже внедрил в своей компании СЭД, часто говорят, что электронный документооборот выявил недостатки в организации деятельности – позволил увидеть среди своих сотрудников мало загруженных «лентяев» и тех «трудоголиков», которые оказались просто перегружены задачами и документами.

Коллективная работа в СЭД и улучшение взаимодействия между отделами

Одним из важнейших преимуществ электронного документооборота является улучшение отношений между отделами внутри компании.

Ведь внедрение СЭД не только облегчает передачу и обмен информацией между отделами, но и дает возможность одновременно работать с одним документом сразу нескольким сотрудникам из разных отделов.

Внедрение СЭД уменьшает влияние «человеческого фактора»

Поиск «потерявшихся» документов, исправление ошибок, в том числе и грамматических, выяснение актуальности того или иного документа - все то, на что при бумажном документообороте понадобится не менее получаса, при наличии внедренной системы электронного документооборота займет всего несколько секунд.

Внедрение СЭД способствует снижению материальных затрат

Помимо увеличения производительности труда, автоматизация документооборота значительно снижает издержки на такие расходные материалы, как бумага и картриджи для принтера. Кроме того, внедрение электронного документооборота позволит сократить затраты на хранение документации.

Уменьшение необходимости в дополнительном персонале

Внедрение СЭД позволяет так организовать работу компании, что рост объемов производства или расширение сферы деятельности не потребуют значительного увеличения штата компании.

Развитие «командного духа»

Интересно, что внедрениесистемы электронного документооборота повышает не только производительность труда сотрудников, но и способствует развитию корпоративного сознания сотрудников, помогает им чувствовать себя единой командой.

Это неслучайно, срабатывает эффект социализации и сплочения, подобный тому, который наблюдается при общении людей в социальных сетях. Можно сказать, что внедрение СЭД в определенной степени удовлетворяет естественную потребность человека в коллективной деятельности и общении.

Исключение утечки информации

У современных СЭД развитые средства управления доступом позволяют грамотно построить стратегию безопасности при работе с разными видами документов.

Внедрение СЭД обеспечивает максимально эффективное использование всех информационных систем предприятия

Как правило, в любой компании уже установлены учетные или комплексные ERP-системы предприятия. Интеграция этих систем с СЭД позволяет поднять эффективность общего управления предприятием на качественно новый уровень (см. проект ).

Наконец, внедрение СЭД обеспечивает комплексный рост таких конкурентных преимуществ предприятия, которые не измеряются количественно. Это уверенность менеджмента в правильности исполнения поручений и соблюдении сроков решения задач, это и общее изменение корпоративной культуры.
И, что еще немаловажно — создание имиджа передового современного предприятия с понятными и прозрачными бизнес-процессами и хорошо отлаженной системой управления.

Кстати, серьезные зарубежные компании среди основных требований, которые они предъявляют к своим партнерам, в первую очередь называют именно электронный документооборот.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

1. Введение

2. Правовая база электронного документооборота

3. Электронной документооборот - его возможности

4. Типологизация автоматизированных систем делопроизводства

5. Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение

Наиважнейшей задачей управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.

Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

Все большее внимание в нашей стране уделяется проблеме внедрения информационно-коммуникационных технологий. В настоящее время на правительственном уровне рассматриваются концепции создания электронного правительства, внедрения электронных административных регламентов, объединения государственных информационных ресурсов. Совместными усилиями органов государственной власти при координации Министерства экономического развития и торговли РФ, фирм-разработчиков программного обеспечения и заинтересованных организаций предпринимаются попытки решить задачи эффективного внедрения информационно-коммуникационных технологий в работу органов власти в рамках проводящейся в настоящее время административной реформы.

Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе ведь для госаппарата быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений, а в коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.

Цель работы - проанализировать нормативно-правовые аспекты внедрения систем электронного документооборота.

Достижение цели требует выполнения комплекса задач:

изучить правовую базу использования электронных технологий в документационном обеспечении управления, ее современное состояние и перспективные тенденции развития;

рассмотреть возможности электронного документооборота, сравнив функциональные свойства электронного и бумажного документов;

проанализировать типологию систем автоматизации делопроизводства, рассмотрев основные критерии их классификации;

изучить организационно-методическое обеспечение внедрения систем электронного документооборота.

Правовая база электронного документооборота

Правовую основу электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Источниками юридического регулирования деятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальные законы в области информации и информатизации, отраслевые законы. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств, нормативно-правовые акты субъектов Федерации, а также международные нормативные акты.

Правовые аспекты, регламентирующие использование электронных технологий в документообороте, относятся к особой, интенсивно развивающейся отрасли современного права, так называемому информационному законодательству.

В соответствии с целью и задачами работы проанализирую законодательные акты, регламентирующие использование систем электронного документооборота, порядок защиты электронных документов, наделение их юридической значимостью.

Конституция РФ - важнейший законодательный акт Российской Федерации - является своеобразным фундаментом правового регулирования информационных правоотношений. В настоящее время Конституция РФ является нормативно-правовым актом прямого действия. По нашему мнению, это повышает ее значение и роль в регулировании делопроизводства и документооборота. При использовании информационно-документационных технологий необходимо учитывать ряд норм и положений Основного закона РФ. В частности, согласно ст. 71 Конституции, информация и связь находятся в ведении Российской Федерации. Гарантируется свобода массовой информации. Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст. 29). Однако сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом (ст. 24).

Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященным отдельным сферам правового

регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство Российской Федерации. Например, в Гражданском кодексе России признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Согласно Гражданскому кодексу, информация представляет собой объект гражданских прав, а электронные документы могут закреплять гражданские права и обязанности. Так, статья 160 Гражданского кодекса предполагает возможность заключения сделок в электронной форме.

Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает ответственность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, систем ЭВМ или их сетей. Он также устанавливает наказание за уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» является основным, фундаментальным законодательным актом в структуре информационного права, который регулирует отношения возникающие при: «осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применение информационных технологий; обеспечение защиты информации».

Положения настоящего Федерального закона не распространяются на отношения, возникающие при правовой охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации.

В данном законе содержатся определения важнейших терминов в области информационного и документационного обеспечения управления. При рассмотрении автоматизированных информационных систем (АИС) представляют интерес дефиниции понятий «документированная информация» (это «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель»), «информация» (это «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления»), «информационная система» («совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств»), «доступ к информации» («возможность получения информации и возможность ее использовать»), «электронное сообщение» («информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети») и ряда других. Термин «информация» определяется в законе как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Законом установлен правовой режим документирования информации:

1) документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы, а порядок документирования информации нормативно устанавливается органами государственной власти,

ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ;

документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, определяемом законодательством России. Закон также допускает использование электронной цифровой подписи для подтверждения юридической силы документов при работе с информацией в электронном виде;

за правонарушения при работе с документированной информацией организации их должностные лица должны нести ответственность в соответствии с законодательством России и ее субъектов.

Таким образом, данный закон допускает и регулирует использование юридически значимых документов в электронном виде. Кроме того, законом установлены категории информации по уровню доступа, определено понятие «информация о гражданах (персональные данные)» (это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность»), регламентирован правовой режим персональных данных. Эти положения закона также необходимо учитывать при создании систем электронного документооборота.

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» обеспечивает правовое регулирование отношений в области передачи информации за пределы России и получении ее извне. Он определяет термин «информационные процессы» как «процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации».

Перспективной технологией, без которой невозможно представить современное делопроизводство являются базы данных. Они составляют основу современных автоматизированных систем ДОУ. Ряд важнейших аспектов работы с базами данных регламентируются институтом авторского права. Так, отношения, связанные с созданием, правовой охраной и использованием баз данных, как результата творческого труда по подбору и организации данных, регулируются Федеральным законом «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных», который относит базы данных к объектам авторского права и предоставляет им правовую охрану как сборникам. Этим законом база данных определяется как «объективная форма представления и организации совокупности данных (например, статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ».

Организация юридически значимого электронного документооборота стала возможной с использованием технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП). Базовыми нормативно-правовыми актами, регулирующими первоначальные основы правового регулирования ЭЦП, являются Гражданский кодекс РФ (ст. 160), а также Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 11). Так, как уже было указано выше, ст. 160 Гражданского кодекса допускает использование ЭЦП при совершении сделок. Соответственно, федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет юридическую силу электронного документа только после подписания его ЭЦП, а также юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно - технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии (ст. 5).

Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» урегулирована технология проставления (порядок создания и применения) той разновидности электронной подписи, которая использует метод ассиметричной криптографии (открытого ключа) - электронной цифровой подписи (ЭЦП). Следует отметить, что действие закона распространяется только на документы, образующиеся при совершении гражданско-правовых сделок.

В законе дано определение ЭЦП - это «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

Закон раскрывает условия использования ЭЦП. ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

1. Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронно-цифровой подписи, не утратил силы (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

2. Подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

3. Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Большое значение в процедуре подтверждения подлинности ЭЦП имеет понятие сертификата ключа подписи. Сертификат ключа подписи - это документ (традиционный или электронный, заверенный ЭЦП), включающий в себя открытый ключ электронной цифровой подписи. Сертификат ключа подписи выдается специальной организацией - удостоверяющим центром участникам обмена информацией для удостоверения ЭЦП. Сертификат содержит все сведения об условиях использования ЭЦП.

Политика государства в области регулирования применения и реализации криптографических средств, в том числе и средств ЭЦП, определяется требованием использовать только средства, сертифицированные уполномоченными государственными органами. Функция по организации функционирования сети удостоверяющих центров электронной цифровой подписи возложена на Федеральное агентство по связи. Безусловно, для решения множества проблем, связанных с национальной безопасностью, необходимо наличие определенных ограничений в области разработки, применения и оборота средств ЭЦП.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит, что в состав Архивного фонда Российской Федерации включаются архивные документы независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы. Это означает, что электронные документы подлежат организации, упорядочению и сохранению в пределах сроков, установленных перечнями и другими нормативными актами наравне с традиционными. Поэтому экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.

Сфера применения электронного документооборота - это и внутренний документооборот организаций всех форм собственности, и так называемое «электронное правительство» - документооборот государственных и муниципальных органов между собой, с гражданами и хозяйствующими субъектами. На развитие данного направления применения информационных технологий направлена Федеральная целевая программа «Электронная Россия на 2002-2010 гг.». Целями программы «Электронная Россия» в области делопроизводства являются перевод всей документации в электронную форму, стандартизация межведомственного обмена информацией, а также обеспечение прав на свободный поиск, получение, передачу и использование информации. Программа включает три этапа. Первый этап реализации программы (был рассчитан на 2002 г.) предполагает проведение анализа нормативной правовой базы с целью выявления ключевых проблем, препятствующих широкому внедрению информационных и коммуникационных технологий (ИКТ), изучение уровня информатизации экономики, анализ эффективности расходования бюджетных средств, выделяемых на информатизацию, проведение полного учета государственных информационных ресурсов, анализ зарубежного опыта реализации подобных программ, изучение опыта работы в сфере ИКТ различных организаций. Второй этап реализации программы (рассчитан на 2003-2004 гг.) включает реализацию конкретных проектов и комплекса мероприятий на основе проведенных исследований по внедрению ИКТ в организациях государственного сектора экономики. На этом этапе должна быть создана основа единой информационной и телекоммуникационной инфраструктуры для органов государственной власти и органов местного самоуправления, бюджетных и некоммерческих организаций, системы электронной торговли в сфере поставок продукции для федеральных государственных нужд и для общественных пунктов подключения к общедоступным информационным сетям. На третьем этапе реализации программы (рассчитанном на 2005-2010 гг.) предполагается массовое распространение информационных и коммуникационных технологий во всех сферах общественной деятельности, внедрение стандартизированного электронного документооборота и систем обеспечения информационной безопасности.

Преимущественно вопросы создания и использования электронных документов решаются ведомствами самостоятельно. Имеются нормативные акты федеральных органов власти, особенно заинтересованных в точной и быстрой передаче документированной информации, которые оговаривают возможные случаи использования электронных документов. Это акты финансовых органов, налоговой и таможенной службы и др. Например, Министерством финансов Российской Федерации устанавливаются требования к порядку представления страховыми (страховыми медицинскими) организациями годовой статистической отчетности на магнитных носителях.

Технологии ЭЦП и электронной документации применяются и в других министерствах: в Министерстве по налогам и сборам - при создании собственной гарантированной системы передачи данных, в Министерстве образования - при организации дистанционного обучения и др. Как правило, все ведомственные нормативные акты основываются на Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Подводя итоги, отметим, что на сегодняшний день применение электронного документа переходит от элитарного использования (на объектах высоких технологий, в специальных целях, для нужд высшего государственного аппарата) в разряд стандартных процедур взаимодействия экономических объектов. Дальнейшее внедрение информационных технологий в России требует развития законодательной базы электронного документооборота. Необходимо разработать нормативную базу использования электронных документов, найти методы решения проблем защиты электронных документов, установить ответственность за нарушение правил, регулирующих электронный документооборот.

Необходимо также внести соответствующие изменения в действующие законы (Гражданский кодекс, Уголовный кодекс, Кодекс об административных правонарушениях) и соответствующие подзаконные нормативно-правовые акты.

Электронный документооборот - его возможности

Признание превосходства электронных офисных технологий перед бумажными является, по сути, общим местом в современной литературе по делопроизводству. Это связано с тем, что электронный документ имеет значительно лучшие характеристики, чем бумажный с точки зрения оперативности его составления, поиска, передачи, согласования.

Основными преимуществами электронного документа перед бумажными являются следующие:

Для бумажных документов и время, и надежность, и стоимость доставки зависят от выбранного сервиса (почта, курьер и т. д.) и варьируются в достаточно больших пределах. Для электронных документов все упомянутые указатели близки к идеальным значениям.

При использовании бумажных документов достаточно трудоемкой процедурой является поиск документов, поскольку он осуществляется вручную по классификаторам. Принципиально новой возможностью при работе с электронными документами является технология содержательного, или контекстного поиска, что значительно упрощает доступ заинтересованных лиц к массивам документальной информации.

Особенной для электронных документов является возможность создания интерактивных документов. Бумажная среда для документов является средой негибкой, консервативной. После того, как документы напечатаны, остается очень мало возможностей для их изменения. Наоборот, электронные документы могут непрерывно модернизироваться автором. Например, разместив на корпоративном Web_сервере подобную страницу с обратной связью, маркетинговые отделы компании смогут провести анализ посетителей и более точно спланировать работу сбытового аппарата.

Бумажные документы не могут содержать гиперссылки. Использование гипертекстовой и гипермедиа технологии в электронных документах существенно повышает эффективность работы специалистов с большими и распределенными документальными базами данных, позволяя посредством гиперссылок осуществлять просмотр и поиск тематически связанных документов.

Совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме последовательного доступа к бумажному документу, тогда как при создании и обработке электронных документов существует возможность параллельной коллективной работы, тогда как совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме после.

6. Еще одно из технологических преимуществ электронных документов - расширение среды их представления. В электронные документы можно включить такие динамические объекты, как видео и озвучивание. Эта возможность имеет смысл, например, при протоколировании совещаний и конференций.

В научной литературе применительно к электронному документу получил распространение термин «интеллектуальный документ». Это понятие используется, что бы подчеркнуть, что электронный документ не просто компьютерное представление своего предшественника, а нечто большее, содержащее помимо статистической информации еще указатели на другие источники данных. Таким образом, документ становится эволюционирующей и интеллектуальной сущностью, способной самостоятельно и непрерывно поддерживать свою новизну и актуальность. Тесная связь приложений технологии регламентирования хода работ с регламентом движения электронных документов внутри учреждения обеспечивает другой уровень интеллекта, преобразуя документ в самоуправляемый объект. Управление документами в электронной форме - не просто дань современным технологиям, это совершенно иные возможности по управлению интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, напрямую связанные с успешностью представления на рынке. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективные. Вместе с тем существует ряд препятствий дальнейшему повышению удельного веса электронных документов в управлении. Полностью исключить бумажные документы из работы невозможно, поскольку большое количество документов, имеющих юридическую силу, представлено в бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго. Это связано с несовершенством нормативно-правовой базы электронных документов, поскольку до сих пор не создан стандарт работы с электронными документами, обеспечивающий признание их юридической силы. Проблема обеспечения аутентичности электронных документов особенно обостряется, если их нужно хранить долго - более 5-7 лет. В этом случае, вследствие устаревания компьютерных систем и (или) форматов данных, может потребоваться перенос документов в другую компьютерную систему и / или преобразование в новые форматы (миграция). Таким образом, для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия бумажные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации. Соответственно, нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (документы со сроком хранения «Постоянно»).

Типологизация автоматизированных систем делопроизводства

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число систем автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Разнообразие программных средств автоматизации делопроизводства, представленных на российском рынке, делает актуальной проблему их типологизации.

Они различаются:

По типу информации, на обработку которой ориентирована система
(фактографическая или документационная);

Комплексности охвата различных фаз жизненного цикла документа;

набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения;

степени открытости, т. е. возможности наращивания функций и совместимости с иными информационными технологиями;

множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения.

К сожалению, отсутствие унифицированной терминологии приводит к разнообразию названий систем. Продукция фирм-разработчиков носит такие названия, как: система электронного документооборота, система автоматизации документооборота, система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления документооборотом, система электронного управления документами, автоматизированная система ДОУ ит. п.

Каждый производитель вводит свою систему обозначений и терминов,по-своему расставляет приоритеты.

Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что на сегодня эта область информационного рынка пока еще не оформилась в качестве самостоятельного сегмента.

Не разработана пока и общепринятая система классификации этих систем. Практически каждый поставщик или аналитическое агентство предлагает собственную систему классификации.

В данной главе я рассмотрю основные встречающиеся в литературе классификации автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

По соответствию основным задачам делопроизводства различают следующие системы:

Специализированные системы автоматизации делопроизводства;

Системы автоматизации документооборота; о системы управления потоком работ;

Системы управления потоком работ;

Электронные архивы документов;

Системы коллективной обработки документов.

По степени унифицированности и интегрированности функций программные продукты разделяются на несколько групп:

отдельные прикладные программы для обработки систем документации (кадровой, бухгалтерского учета и отчетности, регистрационно-контрольные картотеки). Это так называемые «коробочные пакеты», которые легко устанавливаются и настраиваются. Они рассчитаны на решение локальных задач небольшой организации - как правило, основанные на системах управления базами данных, поддерживающих архитектуру «файл-сервер» (трех-пяти пользовательские или без ограничения пользователей);

офисные пакеты (пакеты прикладных программ), которые представляют собой несколько прикладных программ различных функций, связанных единым пользовательским интерфейсом, мощными средствами обмена данных между программами, унификацией классификации, форматов представления данных и т. д.;

интегрированные автоматизированные системы делопроизводства - совокупность средств создания, движения, поиска документов и баз данных, охватывающая, по возможности, все документируемые функции учреждения. Как правило, они создаются на основе СУБД, поддерживающих технологию клиент-сервер. Современный уровень развития информационных технологий предполагает использование именно интегрированных систем. Интегрированные автоматизированные системы также классифицируются по нескольким признакам. Определяющими являются уровень масштабирования системы (количества автоматизированных рабочих мест), мультиформатность (восприимчивость системы к данным различных форматов и способность формата данных, создаваемых автоматизированной системой, конвертироваться в форматы других систем) и многофункциональность.

Интегрированные системы разделяются на две разновидности: корпоративные информационные системы (КИС) и системы управления делопроизводством (СУД). КИС предназначены для автоматизации всего комплекса задач предприятия или учреждения (как документируемых, так и не документируемых), сбора, анализа информации, планирования, организации и координации действий, контроля за исполнением, внутренней и внешней коммуникации. Таким образом, КИС интегрируют все базовые бизнес-процессы в единое информационное пространство. КИС создаются на базе разветвленной компьютерной сети и имеют архитектуру клиент-сервер.

Компонентами КИС являются специализированное программное обеспечение, системы разработки и управления проектами, аналитические системы поиска и обобщения информации, ее классификации, удаления избыточного информационного шума; средства массового ввода документов

(программа оптического распознавания символов). Один из важнейших компонентов КИС - система автоматизированного делопроизводства.

Понятие корпоративности в данном смысле подразумевает наличие довольно крупной, территориально распределенной информационной системы, которая носит замкнутый характер и способна к саморегулированию, перенастройки принципов своего функционирования.

Системы управления делопроизводством (СУД) - информационные системы, позволяющие автоматизировать работу с документами на всех этапах, начиная с регистрации и заканчивая списанием в архив. СУД являются составной частью, ядром корпоративных информационных систем.

В основу этой классификации, как мы видим, положен иерархический принцип: корпоративные информационные системы - это системы более высокого уровня, которые включают в себя системы управления документооборотом.

Похожую классификацию систем электронного управления документами(СЭУД) в зависимости от их функций, масштаба, роли системы в процессе работы над документами, предлагает Л.А. Сысоева. СЭУД разделяются на:

Системы электронного делопроизводства (осуществляют контроль и регистрацию всех действий с документами);

Системы электронного документооборота (осуществляют не только фиксацию действий с документами, но и само регламентируемое движениедокументов с помощью коммуникационных технологий);

Корпоративные системы управления документами (на основе технологий Workflow и GroupWare). Основное отличие и преимущество корпоративной системы управления документами состоит в том, что такая архитектура обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом. Корпоративные системы объединяют функциональные задачи, охватывающие все направления деятельности предприятия, реализующие их программное обеспечение (бизнес-приложения) и связанные с бизнес-приложениями документы в единую информационную систему.

В силу существенных отличий отечественной системы делопроизводства от западной важным принципом классификации может быть ориентация систем автоматизации на отечественное и западное делопроизводство, то есть авторский принцип. Существующие на данный момент системы можно разделить на:

Системы западного производства. Пока на российском рынке
представлено только три западные системы (среды разработок):
Documentum, DOCS Open/DOCSFusion, Lotus DminoDoc;

российские системы, в основе которых лежит платформа Lotus Domino/Notes;

полностью российские разработки.

Ввиду различий двух традиций делопроизводства - западной и российской - автоматизированные системы западного производства нашли в России весьма ограниченное применение. Подобные системы не всегда стыкуются с реалиями отечественного делопроизводства: вертикальным направленностью документооборота, контролем работы с документами по регистрационным карточкам, сложным набором реквизитов регистрационно-контрольных форм и др.

Оригинальные (разработанные российскими производителями) системы создаются специально для автоматизации отечественного делопроизводства. Такие системы ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях. Часто задача таких систем - обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов.

Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства за счет обработки документов в сети с использованием современных технологий. Системы этого направления являются своеобразными мостиками для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии делопроизводства. В зависимости от полноты реализации безбумажной технологии, автоматизированные системы делопроизводства разделяют на три группы:

Автоматизированные системы, которые представляют собой сопровождение к традиционным документам (электронный аналог регистрационного журнала и регистрационно-контрольной картотеки); - автоматизированные системы с полной версией электронного документа и полнотекстовым поиском позволяющие параллельно осуществлять бумажный и безбумажный документооборот; - системы с полным отказом от бумажных «двойников», использующие в качестве оригиналов электронный документ. В современной литературе именно такие системы называются системами электронного документооборота.

Существующие автоматизированные системы можно подразделить в зависимости от категории их потребителей. Так, выделяют несколько типов потребителей:

крупные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т. п.);

территориальные органы управления (администрации городов субъектов федерации, муниципалитета и т. п.);

коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Разумеется, эта классификация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей автоматизированных систем управления документооборотом.

В соответствие с проектным подходом к классификации систем автоматизации делопроизводства их можно подразделить на тиражируемые, заказные и полузаказные. Тиражируемые продукты представляют собой законченные продукты и не требуют доводки со стороны разработчика. Заказные системы разрабатываются для индивидуального потребителя и имеют уникальные характеристики. Полузаказная система создается как модульная конструкция из готовых элементов.

А. Акопянц в своей статье «К выбору систем автоматизации документооборота» предлагает системы классифицировать по признаку - на автоматизацию какого типа документооборота они рассчитаны:

массового типового документооборота, который обслуживает основную производственную деятельность и оперирует большим кол-вом однотипных документов, исполняемых по стандартным процедурам (для сотовых операторов - договора на подключение и набор типовых заявлений, для банков - платежные и другие поручения и др.);

прочего документооборота, который, как правило, меньше по объему, но гораздо разнообразнее по типам документов и процедурам их обработки (исполнение распоряжений вышестоящих организаций и руководства, договора «обслуживающих» подразделений и др.).

При этом эти типы документооборота, как правило, разделены по структурным подразделениям, исполнителям и автоматизированным системам. Массовый типовой документооборот обрабатывается функциональными подразделениями, обслуживается специфическими корпоративными информационными системами и зачастую вообще не проходит через канцелярию. Документооборот второго типа обслуживается канцелярией, управлением делами, специальным выделенным персоналом (делопроизводителями).

Несмотря на разнообразие систем автоматизации документационного обеспечения управления, их основу формируют следующие типовые информационные технологии:

технологии обработки изображений документов (Imaging System), которые предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, сформированных на основе сканирования;

технологии оптического распознавания символов (Optical Character Recognition - OCR), которые предназначены для получения из графического образа бумажного документа электронной копии в формате текстового файла. Данная технология часто интегрируется с технологией обработки изображений документов. На основе технологии ОСR можно автоматизировать, например, процесс получения электронной копии с документа, пришедшего по факсу;

системы управления документами. Они предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления документами, представленными в электронном виде разными форматами. Это многофункциональные документальные информационные системы, ориентированные на обработку слабоструктурированной текстовой информации. Системы управления документами позволяют помимо типовых функций развитых документальных информационных систем (например, индексирование, разнообразные способы доступа к документу и его составным частям - разделам, многоуровневая защита данных) реализовать функции управления документом на уровне его структурных компонент (установление связи между компонентами, объединение частей документа), контроля версий документа, обмена документами по сети, публикации документов на Web_сайте, и др. Данный класс систем является универсальным, т. е. автоматизирующим весь комплекс задач, возлагаемых на службы делопроизводства, от разработки и создания проекта документа, до списания в дело, включая документооборот и хранение документов;

системы автоматизации деловых процедур (WorkFlow System) - технологии поддержки потоков заданий (документов). Предназначены для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов. Базовые технологии систем данного типа позволяют описать любой бизнес-процесс (поэтому неотъемлемой частью таких систем является графический редактор маршрутов работ), а также спроектировать и организовать наиболее рациональную маршрутизацию документов в соответствии с заданной последовательностью действий (шагов) по выполнению как конкретной работы, так и систем взаимосвязанных работ. В результате прописывается маршрут документа по всем рабочим местам, определяются права доступа к документу и круг функциональных обязанностей исполнителей в каждой точке маршрута. Возможна жесткая, свободная и смешанная маршрутизация, с параллельным и последовательным выполнением работ. Системы применяются, прежде всего, для автоматизации документооборота и рутинных многошаговых офисных операций. Простая автоматизация работы с документами, осуществляемая с помощью системы

WorkFlow позволяет в итоге сэкономить до половины рабочего времени на осуществление операции, особенно в учреждениях, для которых производство и обработка документов играет первостепенную роль (государственные ведомства, информационные агентства, издательства и т. д.);

¦ технологии организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами. Системы, реализующие эти технологии, относят к типу GroupWare - программные системы для рабочих групп. К основным задачам, которые они решают, относят задачи хранения, просмотра и совместного использования документов. Кроме этого, они могут осуществлять маршрутизацию документов, календарное планирование. Эффективность функционирования такой системы обеспечивается такими ее важнейшими компонентами, как развитая система защиты документов, в том числе система управления доступом к документам; система синхронизации изменений в различных БД; система обмена информацией.

Такое программное обеспечение наиболее эффективно проявляет свои возможности на базе корпоративных Internet_систем и достаточно легко интегрируется с такими естественными для групповой работы приложениями, как электронная почта, телеконференции и WorkFlow. Многие системы такого класса строятся по принципу All-in-one, когда в одной программе содержатся почти все инструменты, необходимые в настольном приложении: календарь, часы, планирование встреч и совещаний, рассылка заданий сотрудникам и контроль за их выполнением, коллективная работа над документами и поддержка версий документов, и многое другое.

Основное назначение систем WorkFlow и GroupWare - автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе, причем системы поддерживают неограниченное количество работающих (ограничение только по техническим характеристикам). Однако системы класса GroupWare ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное совместное использование информации группой пользователей. Системы класса WorkFlow ориентированы на автоматизацию работы корпорации и поддерживают разделение работ на уровне «большой» группы исполнителей. Основное отличие WorkFlow от GroupWare - автоматическое обеспечение прохождение документа по цепи исполнителей на основе заранее заданной схемы. Основное отличие WorkFlow от GroupWare - отсутствие жесткого задания схем бизнес-процессов. Системы WorkFlow и GroupWare не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга.

Такое разделение достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных систем стараются объединять все эти и еще

многие другие технологии, поэтому конкретные программные продукты сложно отнести к какой-либо одной категории.

Л.А. Сысоева, ссылаясь на аналитиков компании «IDC», выделяет также следующие категории технологий, которые составляют рынок средств электронного управления документами:

Системы, ориентированные на бизнес-процессы (Business - process EDM). Как правило, они предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, которые обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ;

корпоративные системы (Enterprise-centric EDM). Они обеспечивают корпоративную структуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступной всем пользователям в организации. Отличительной особенностью корпоративных систем является способ использования и распространения информации внутри организации. Как правило, эти средства не ориентированы только на решение узко определенной задачи. Они внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей;

системы управления контентом (CMS - Content Management Systems). Они реализуют мониторинг создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов. Доступность информации не в виде документов, а в меньших объектах облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Значение систем управления контентом возрастает в связи с тем, что Интернет на сегодняшний день становится важнейшим инструментом ведения бизнеса, позволяющим существенно оптимизировать взаимоотношения бизнес - партнеров, и управление Web_контентом становится первостепенной задачей для повышения эффективности бизнеса. Системы управления контентом представляют собой автоматизированный

редакторский комплекс, служащий для управления содержанием и структурой Интернет-ресурса в онлайновом режиме. Ключевой составляющей программного продукта является поддержка разработки контента. Именно с разработки начинается жизненный цикл любого материала, публикуемого на сайте: ведутся работы по его созданию, редактированию и утверждению контента, а роль СМS_системы заключается в автоматизации этих процессов, поддержке совместной работы авторов, программистов и менеджеров. Помимо систем управления Web_контентом к системам класса СМS относятся системы электронного документооборота организации, использующие Web_интерфейс. Такие системы используются для оптимизации бизнес-процессов средних и крупных организаций, интегрированы с корпоративной информационной системой и позволяют создавать портальные интернет - решения, системы взаимодействия с поставщиками и сбытовой сетью;

Системы управления информацией (Information Management Systems). Такие системы обеспечивают агрегирование, управление, и доставку информации через сети Internet, Extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать информацию в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных.

Предлагаемые классификации являются примерными, их можно дополнять другими системами (например, системами управления корпоративными электронными записями, системами управления выводом и т. д.).

Таким образом, вопрос классификации автоматизированных систем делопроизводства достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. В последние годы все более широкое распространение получают такие понятия как система управления знаниями, система

управления корпоративным содержанием, система управления ресурсами предприятия, система управления взаимоотношениями с клиентами и др., что отражает главную тенденцию - создание корпоративных информационных ресурсов как основы современной организации и технологии информационного обеспечения.

Так, технология управления знаниями играет все большую роль для организации с точки зрения централизованного хранения всей сетевой информации. Возможности систем управления знаниями выходят за рамки анализа и структурирования данных и охватывают все формы коллективной работы. Они позволяют следить за тем, как пользователь работает с информацией; любые ответы по электронной почте, созданные документы и сеансы поиска в Web превращаются в пассивный способ доставки сформулированных знаний. Поисковые механизмы таких систем не только находят фразы по ключевым словам, но и выводят имена авторов и тех, кто проводил поиск по определенной теме, а также предлагает способ связаться с ними. Кроме того, в результате поиска включается список пользователей, подключенных к сети в данный момент.

Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM_системы) - это системы выстраивания взаимоотношений с клиентами, инструменты для управления отношениями, для наращивания клиентской базы. Это новый подход к ведению бизнеса с абсолютной ориентацией на клиента. Функциональность такой системы охватывает маркетинг, продажи и сервис, поддержку клиентов, анализ данных, что соответствует всем стадиям привлечения клиента. Одной из важнейших задач систем этого уровня является организация взаимодействия между подразделениями маркетинга, продаж и сервисного обслуживания. С помощью подобных систем становится возможным оценить эффективность затрат на различные маркетинговые программы и акции. Более четкая организация работы

дает возможность сконцентрировать усилия на определенной целевой аудитории, управлять процессом привлечения клиентов и тесно и плодотворно взаимодействовать с отделом продаж. Внедрение системы в отделе продаж компании, в свою очередь, позволит в полной мере управлять продажами от распределения потенциальных клиентов до подготовки контрактов. Важны и вопросы хорошего послепродажного обслуживания, профессионализм и своевременность отклика на обращение клиентов: СКМ-система поможет наладить бесперебойную и качественную работу обслуживающего подразделения.

ERP_системы (Enterprise Rescourcer Planning - планирование ресурсов корпорации) - последнее достижение в эволюции автоматизированных интегрированных систем управления предприятием. Системы класса ERP позволяют поддерживать весь цикл управления - планирование, учет, контроль и регулирование - практически для всех основных функций деятельности. В первую очередь сюда относятся:

планирование производственной деятельности;

управление закупками, запасами, продажами;

управление финансами;

управление персоналом;

управление затратами;

управление проектами, программами;

проектирование продукции и технологических процессов.

Следует подчеркнуть, что все функциональные блоки ERP_системы

тесно взаимосвязаны между собой, что позволяет осуществлять действительное управление практически всеми аспектами деятельности современного предприятия.

Системы класса ЕRР не связаны с производственным процессом непосредственно, они не являются автоматизированными системами управления технологическими процессами, но имеют дело с моделью технологического процесса. Их работа состоит в улучшении деятельности предприятия, оптимизации материальных и финансовых потоков на основе вводимой на рабочих местах необходимой информации. В одной системе охватывается планирование и управление всей деятельностью производственного предприятия, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара потребителю. Как следствие, ЕRР-системы позволяют достичь согласованности работы различных подразделений, снижая при этом административные издержки и устраняя проблему интеграции данных для разных приложений. Эти системы являются инструментом повышения эффективности управления, принятия правильных стратегических и тактических решений на основе своевременной и достоверной информации, выдаваемой компьютером.

Обобщая изложенное выше, отмечу, что рынок программных продуктов предназначенных для автоматизации ДОУ, в настоящее время стремительно развивается. Изучение его возможно только на основе типологизации существующих автоматизированных систем делопроизводства. Однако проблема классификации программных средств автоматизации ДОУ находится, по сути, в начальной стадии разработки и требует дальнейшего изучения. Отметим, что помимо общих характеристик (наличие средств защиты документов, возможность регистрации, учета, поиска документов и др.) системы различаются по назначению, функциональным возможностям, уровню адаптации к российской традиции делопроизводства и многим другим параметрам. Наличие обоснованных критериев классификации систем автоматизации ДОУ имеет важнейшее значение на этапе выбора программного продукта.

Заключение

Создание действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя.

В настоящей работе я попытался комплексно рассмотреть вопросы, связанные с внедрением и реализацией электронного документооборота. Были проанализированы различные аспекты этой проблематики: правовые, организационные, программно-технические и др.

Подобные документы

Делопроизводство бумажных и электронных документов. Современные системы электронного документооборота и системы автоматизации классического делопроизводства. Создание безбумажного делопроизводства в загруженных участках управленческой деятельности.

курсовая работа , добавлен 08.12.2010


Изучение организации и средств информационных технологий в делопроизводстве. Рассмотрение основных электронных офисных систем. Нормативы, стандарты и требования организации делопроизводства. Исследование систем управления гостиницей по документам.

курсовая работа , добавлен 30.04.2014


Понятие бизнес-процесса. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем электронного управления делопроизводства и документооборота, обоснование их выбора и практическое применение. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД.

курсовая работа , добавлен 17.07.2013


Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота.

дипломная работа , добавлен 12.12.2007


В статье рассмотрены критерии эффективности, которые позволяют с высокой степень адекватности оценить проектирования, разработку и внедрение систем документооборота. Критерии основаны на элементах формальной модели композитного документооборота.

статья , добавлен 19.04.2006


Принципы классификации управленческих информационных систем. Особенности информационных систем управления в государственных структурах. Средства автоматизации и хранения информации. Модернизация системы электронного документооборота казначейства.

дипломная работа , добавлен 20.09.2013


Принципы автоматизации делопроизводства. Принципы технологии электронного документооборота. Системы управления документооборотом на основе web-технологий. Использование электронной почты. Система корпоративного электронного архива.

курсовая работа , добавлен 17.03.2004


Принципы автоматизации и типы архитектур систем учета электронного документооборота. Бизнес-процессы в среде "1С: Предприятие 8". Структура информационной базы электронного документооборота деканата. Объекты и методы механизма бизнес-процессов.

дипломная работа , добавлен 27.06.2013


Анализ структуры и методологии CASE-средств. Методологии проектирования, используемые в CASE-средствах. Основные понятия о системах электронного документооборота, их создание с помощью CASE-средств. Объектно-ориентированное и структурное проектирование.

курсовая работа , добавлен 18.07.2014


Принципы организации документооборота управленческой деятельности. Создание компонентов систем электронного документооборота. Directum: краткое описание системы, решаемые задачи, архитектура. Безопасные приемы работы. Виды опасных и вредных факторов.

Путькина Лидия Владимировна

кандидат технических наук, профессор кафедра информатики и математики, экономический факультет Санкт-Петербургский гуманитарный университет профсоюзов Санкт-Петербург, Россия

Аннотация: В данной статье рассматриваются особенности внедрения системы электронного документооборота. В статье отмечается, что эффективность работы любой организации зависит от оперативности обработки документов, скорости распределения информации между подразделениями организационной структуры и контрагентами. Процесс внедрения электронного документооборота можно разделить на восемь этапов. Одним из важных моментов является то обстоятельство, что после успешного прохождения каждого из восьми этапов автоматизации, внедренная система должна постоянно дорабатываться и совершенствоваться. Это является одним из основных факторов успешного использования электронного документооборота на предприятии.

Ключевые слова: системы электронного документооборота, внедрение, эффективность, предприятие

Features of the implementation of the electronic document

PhD of technical science, professor Department of computer science and mathematics, faculty of Economics Saint-Petersburg University of Humanities and Social Sciences Saint-Petersburg, Russia

Abstract: This article discusses the features of the introduction of electronic document management system. The article notes that the effectiveness of any organization depends on the efficiency of document processing, information distribution rate between the units of the organizational structure and contractors. The process of implementing the electronic document can be divided into eight stages. One of the highlights is the fact that after the successful completion of each of the eight stages of automation, the system implemented must be continually refined and improved. This is a major factor in the successful use of electronic document management in the enterprise.

Keywords: electronic document management system, implementation, efficiency, enterprise

В современном мире эффективность работы любой организации зависит от оперативности обработки документов, скорости распределения информации между подразделениями организационной структуры и контрагентами, а также от надежности всей информационной составляющей в целом.

Именно поэтому в последнее время руководители многих предприятий все чаще ставят вопрос об усовершенствовании системы документооборота. Добиться данной задачи возможно с помощью его автоматизации.

На сегодняшний день автоматизированный документооборот не является новшеством. Часть организаций уже внедрила и пользуется системой электронного документооборота (СЭД). Однако большинство предприятий все еще оставляют документооборот в традиционной, бумажной форме.

Основной критерий при выборе формы делопроизводства - объем созданных и поступивших в организацию документов за определенный промежуток времени. Поэтому в компаниях, где структура департаментов является разветвленной и связана цепью различных документов, переход на электронный документооборот является очень важной задачей.

Чтобы сформировать точное представление о данном понятии, остановимся на нем подробнее. Электронный документооборот можно представить в виде единого механизма движения документов, которые созданы с использованием компьютерных средств и, как правило, подписаны электронной цифровой подписью. При этом обрабатываются документы также с использованием электронных носителей.

В организации, где внедрена СЭД документ служит базовым инструментом управления. В подобных организациях нет просто приказов, поручений или решений. Есть документы, которые содержат эти самые решения, приказы и поручения. Таким образом, управление в организации полностью осуществляется через документы. Большинство задач, выполняющихся сотрудниками, также привязываются к документам.

СЭД может применяться в любой организации: как для небольшого предприятия, так и для огромного холдинга или корпорации с целой сетью филиалов. Некоторые компании начинают с автоматизации отдельных этапов документооборота, так как у СЭД имеется ряд существенных преимуществ:

1) Для начала следует отметить прозрачность бизнес-процессов. В электронной системе контроль над получением, исполнением и созданием документов осуществляется значительно проще и быстрее. С помощью этого руководство в любой момент может отслеживать бизнес-процессы организации.

2) Также с помощью электронного документооборота повышается исполнительская функция. Согласно статистическим данным значительная доля поручений не выполняется сотрудниками. СЭД позволяет руководителям осуществлять контроль за рабочими процессами, скоростью и качеством выполнения, а главное, за результатом работы.

3) Сокращается время на обработку и исполнение документов. С помощью электронного документооборота обеспечивается более быстрый поиск, создание, обработка и рассылка документов. Это достигается за счет автоматического составления сводок, реестров и отчетов, что в свою очередь, позволяет качественно и оперативно выполнять работу, и, как следствие, оптимизировать бизнес-процессы.

4) Повышается уровень конфиденциальности информации. У каждого сотрудника имеется та степень доступа и управления документами компании, которая соответствует с его полномочиями. Например, сотрудник может иметь право на чтение документа, может иметь возможность редактировать, вносить соответствующие коррективы в документ, также это могут быть полные права. Каждое действие протоколируется в компьютерной системе. А это означает, что в любой момент есть возможность посмотреть, кто из сотрудников вносил изменения в данные, работал с ними.

Для многих организаций проблема конфиденциальности информации является очень острой. Утрата каких-либо важных документов может повлечь миллионные убытки. В этом плане бумажные документы подвержены гораздо большему риску, так как они без проблем могут быть изъяты из папки, а вся информация будет передана на сторону. Внедрив в компании систему электронного документооборота, исключить полную утечку информации может и не удастся. Однако в данном случае будет возможность посмотреть, кто именно из работников и в какой момент пользовался этими документами.

5) С помощью СЭД оптимизируется схема обучения новых сотрудников, а также внедрения новых процессов в компании. Введение в работу новых положений и инструкций с использованием электронного документооборота происходит намного быстрее, чем отдельное информирование каждого сотрудника и его ознакомление с бумажными документами.

6) Повышается уровень корпоративной культуры. СЭД создает единое информационное пространство, в котором задействованы все или большинство структур компании. Это в свою очередь создает возможность вовлекать в корпоративные процессы практически каждого сотрудника.

7) При переходе компании на электронный документооборот решается проблема с адаптацией новых изменений на рынке международных стандартов. В случае появления таковых, организация, которая использует СЭД, может оперативно внести изменения под новый шаблон, повысив тем самым уровень своей конкурентоспособности на рынке.

Однако этот метод усовершенствования работы предприятия наравне с плюсами также имеет и свои недостатки.

Во-первых, серьезной проблемой является сохранность документов. В компьютер может проникнуть вирус, система сохранения документов может не сработать. Данная проблема может быть решена с помощью создания системы резервирования.

Еще одним возможным минусом внедрения СЭД может стать консервативность сотрудников, которые будут заняты в системе. При переходе на автоматизированный документооборот не всегда получается избежать и предупредить недовольство среди сотрудников, которые привыкли к ручному труду и обладают неполными знаниями об электронном документообороте.

Также система электронного документооборота придает большое значение грамотному вводу данных. В данном случае особенно важен человечески фактор, так как бесперебойное функционирование системы в дальнейшем будет зависеть от квалификации и качества работы персонала.

На этапе покупки и внедрения системы электронного документооборота руководство компании должно быть готово к финансовым затратам. Хотя в последствии данные затраты как правило компенсируются за счет сокращения затрат на работу с документацией и оптимизации бизнес-процессов.

Обмен электронными документами возможен далеко не со всеми контрагентами. Причиной этому является отсутствие единого информационного пространства. Вследствие чего многие компании вынуждены параллельно вести как бумажный, так и электронный обмен документами. Очевидным остается факт, что пересылка актов и договоров электронным способом значительно упростили бы работу между заказчиком и клиентом в любом сегменте рынка.

Обязательный реквизит большинства документов, который придает им юридическую силу – это личная подпись. Юридическую силу электронного документа обычно подтверждают электронной подписью, которая, согласно 63-ФЗ может быть трех видов:

1) Простая электронная подпись. Данный вид подписи создают с использованием паролей, кодов и прочих инструментов, которые идентифицируют автора подписанного документа. Криптографическая электронная подпись в данном случае не используется.

2) Усиленная неквалифицированная подпись. Для создания этого вида подписи используются криптографические средства, что, в свою очередь, позволяет определить автора документа. Усиленная неквалифицированная подпись часто выступает аналогом документа с печатью.

3) Усиленная квалифицированная подпись может заменять бумажную документацию во всех случаях. Исключением служит ситуация где на законодательном уровне требуется наличие только документ на бумаге.

На сегодняшний день большая часть государств считает равноправными как бумажные документы с обычной подписью, так и электронные документы, которые подписаны квалифицированной электронной подписью.

Переход организации с бумажного документооборота на электронный должен быть грамотным и хорошо продуманным, так как от этого шага зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Чаще всего инициатором автоматизации процессов движения документов на предприятии выступает Генеральный Директор. Заинтересованность руководства в переходе на безбумажный документооборот играет большую роль, так как от этого во многом зависит успех данного проекта.

Обычно саму автоматизацию условно разделяют на две части: непосредственно процесс и отчет, то есть контроль за работой готового продукта.

Если стоит задача не только внедрить электронный документооборот, но и преобразовать бизнес-процессы, то техническое задание необходимо формулировать вместе с менеджерами, которые ответственны за эти процессы. Только в случае привлечения их в союзники получится создать успешную версию электронного документооборота.

Процесс автоматизации можно разделить на несколько ключевых этапов:

Этап 1. Техническое задание. Для начала руководители проекта должны определиться с задачами, которые должны выполнять будущая система. Четко сформулированные задачи помогут сделать правильный выбор на втором этапе.

Этап 2. Выбор IT-решения. Для предприятия с небольшим документооборотом может быть достаточно использования электронной базы данных, например Access или Excel. То есть предприятиям небольшого масштаба не всегда обязательно заниматься глобальной перестройкой документооборота.

Руководители крупных предприятий, которые имеют региональные подразделения, желающие автоматизировать документооборот, напротив – должны быть готовы к дорогостоящему и долгому внедрению.

Этап 3. Описание бизнес-процессов. Перед началом внедрения документооборота необходимо изучить существующие в настоящее время бизнес-процессы предприятия. Именно на этом этапе ведущая роль отдается начальникам отделов, которые задействованы в автоматизации. Их основная задача - помочь описать путь документов и составить пошаговое протекание бизнес-процессов.

Этап 4. На данном этапе составляются сметы, календарные графики, списки необходимых ресурсов, разрабатывается общий план работ. При этом необходимо учитывать все существующие плюсы и минусы, которые появятся после автоматизации документооборота.

Этап 5. Реализация. На этом этапе происходит непосредственное внедрение электронного документооборота. Длительность этапа напрямую зависит от сложности структуры организации и бизнес-процессов, которые протекают в ней. Контроль и координация работ осуществляется руководителем проекта.

Этап 6. Завершение. На данном этапе происходит тестирование программы. Очень часто при тестировании выявляются пробелы автоматизации. Этот этап важен тем, что на нем еще есть возможность оперативно устранить возникшие проблемы.

Этап 7. Ввод проекта в эксплуатацию. Это может быть один из способов реализации, который применяется в начале использования системы:

Параллельная стратегия, то есть работа ведется по старой системе, но одновременно используются новые технологии. В процесс две системы – старая и новая постоянно сравниваются и как следствие, новая система постепенно адаптируется. Однако вследствие дублирования данных такой подход является наиболее затратным в трудовом и временном отношении.

Скачок – переход на использование новой системы производится моментально, то есть переходный процесс отсутствует. Данный метод является эффективным, однако, очень рискованным.

Запуск пилотного проекта – скачок происходит на одном участке. Данный подход отличается надежностью.

Последовательная автоматизация. Внедрение начинается с наиболее узких мест и постепенно в процессе начинают участвовать новые участки. При выборе такого подхода, как правило, затрачивается много времени, однако при этом отдача видна практически сразу.

На данном этапе, независимо от выбранной стратегии могут возникнуть сложности, связанные с консерватизмом сотрудников. Однако при грамотном подходе вероятность рисков можно значительно снизить.

Этап 8. Контроль за использованием системы. Основная цель на данном этапе - добиться постепенного использования программы на полную мощность. То есть программа должна стать реальным средством документооборота, а не оставаться набором файлов.

Еще одним важным моментом является то обстоятельство, что даже после успешного прохождения каждого из восьми этапов автоматизации, внедренная система должна постоянно дорабатываться и совершенствоваться. Это является одним из основных факторов успешного использования электронного документооборота на предприятии.

Дальнейшее сопровождение системы обязательно должно включать в себя:

Поддержку системы в рабочем состоянии. Она может заключаться в консультативной помощи пользователям, устранении возникающих ошибок, резервном копировании данных;

Внесение коррективов в справочники системы, исходя из текущих изменений в организации;

Отслеживание изменений в законодательстве;

Изменение настроек в системе под новые требования работников.

Список литературы:

1. Minakov V. F., Minakova T. E., Galstyan A. Sh., Shiyanova A. A. Time constant of innovation effects doubling // Mediterranean Journal of Social Sciences. – 2015. – № 6 - 36. – Pp. 307-312.

2. Галстян А. Ш., Шиянова А. А., Минаков В. Ф., Минакова Т. Е. Верификация экономико-математической модели инновационного развития связи и инфотелекоммуникаций России // Вестник Северо-Кавказского федерального университета. – 2015. – № 3 (48). – С. 78-84.

3. Горячева Е. А., Минаков В. Ф., Барабанова М. И. Модель управления ликвидностью при контроле Банком России в режиме реального времени // Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. – 2013. – № 4. – С. 178-183.

4. Минаков В. Ф.. – 2015. – № 11 (23). – с. 32.

5. Минаков В. Ф.. – 2016. – № 3 (27). – С. 30.

6. Минаков В. Ф.. – 2015. – № 7 (19). – С. 31.

7. Минаков В. Ф. Производственная волновая функция // Международный научно-исследовательский журнал =Research Journal of International Studies. – 2014. – № 10-1 (29). – С. 22-25.

8. Минаков В. Ф. Производственная функция в логистических потоках // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 11-3 (30). – С. 55-58.

9. Минаков В. Ф. Различия и сходства в периодизации теории поколений // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 12-2 (31). – С. 122-124.

10. Минаков В. Ф. Ценовая эластичность спроса и предложения качества // Информационные технологии в бизнесе. Сборник научных статей 8-й международной научной конференции. – Санкт-Петербург. Издательство «Инфо-да». – 2013. – С. 51-60.

11. Минаков В. Ф.. – 2015. – № 2 (14). – С. 5.

12. Минаков В. Ф., Лобанов О. С., Остроумов А. А. Развертывание облачной инфраструктуры в региональном информационном пространстве // Научное обозрение. – 2014. – № 11. – С. 103-106.

13. Минаков В. Ф., Малышенко А. В. Декомпозиция инновационных процессов в вузе // Наука. Инновации. Технологии. – 2004. – № 36. – С. 12–15.

14. Минаков В. Ф., Минакова Т. Е. Информационное общество и проблемы прикладной информатики // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2014. – № 1-1 (20). – С. 69-70.

15. Минаков В.Ф.. – 2016. – № 6 (30). – С. 37.

16. Минаков В.Ф.. – 2016. – № 4 (28). – С. 17.

17. Минаков В.Ф.. – 2016. – № 5 (29). – С. 36.

18. Минаков В.Ф.. – 2016. – № 1 (25). – С. 13.

19. Минакова Т. Е., Минаков В. Ф. Энергосбережение – мультипликатор эффективности экономики // Международный научно-исследовательский журнал = Research Journal of International Studies. – 2013. – № 11-2 (18). – С. 60-61.

20. Путькина Л. В. Динамика концепции развития предпринимательских структур//Международный научно-исследовательский журнал. 2015. №2-3 (33). С.79-80.

21. Путькина Л. В. Особенности инновационных предпринимательских структур//Международный научно-исследовательский журнал. 2015. №2-3 (33). С.80-82.

22. Путькина Л. В. Проектирование интеллектуальных систем в экономике. Статья в открытом архиве № 0321400431 30.07.2014

23. Путькина Л.В. Концепция процессного подхода в управлении // В мире научных открытий. 2015.№11.7(71). С.2759-2765.

24. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 05 (029) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL:

25. Путькина Л.В.. – 2015. – No. 12 (24) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/24/3125/

26. Путькина Л.В.. – 2015. – No. 10 (22) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/22/2975/

27. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 07 (031) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL:

28. Путькина Л.В. Особенности использования электронного документооборота для эффективной работы современного предприятия // Электронный научно-практический журнал сайт. – 2016.– No. 01 (25) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL:

29. Путькина Л.В.. – 2015. – No. 10 (22) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/22/2976/

30. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 01 (25) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL:

31. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 03 (027) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/27/3343/

32. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 05 (029) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL:

33. Путькина Л.В.. – 2015. – No. 12 (24) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/24/3070/

34. Путькина Л.В.. – 2016. – No. 02 (026) / [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://сайт/26/3226/

35. Шиянова А. А., Галстян А. Ш., Минаков В. Ф., Минакова Т. Е. Математическое моделирование макроэкономических трендов развития страхового бизнеса // Современные проблемы науки и образования. – 2014. – № 4. – С. 436.

Проект внедрения СЭД не ограничивается выбором и покупкой софта. Можно найти отличную систему, но при этом организовать провальное внедрение. Продукт будет установлен в организации, но не будет использоваться в полную силу, будет неудобен пользователям или не принесет ожидаемой выгоды.

Опыт отечественных и зарубежных проектов внедрения систем документооборота в организациях показывает, что заказчики СЭД раз за разом совершают одни и те же ошибки, которые приводят, в лучшем сценарии, к неэффективному использованию СЭД, а в худшем - к ее бесполезности или к тому, что проект внедрения останавливается на половине пути.

Мы попытались собрать наиболее распространенные ошибки и составить список того, что не нужно делать для успешного перехода на ЭДО.

Эксперты, поставщики, консультанты, занимающиеся вопросами внедрения электронного документооборота, едва ли не хором утверждают, что один из первых шагов в данном процессе - организация рабочей группы по внедрению системы. В рабочую группу рекомендуют привлекать как лиц со стороны компании-вендора, так и со стороны организации-заказчика.

Камень преткновения, на который может натолкнуться проект на данном этапе - «семибоярщина» в рабочей группе со стороны заказчика. В компании, внедряющей электронный документооборот, может быть несколько подразделений (или отделов), и в каждом из них - свои люди, заинтересованные во внедрении безбумажного документооборота и управления бизнес-процессами.

У каждого из инициаторов, разумеется, будет свое видение того, для чего нужен электронный документооборот, и как система должна использоваться. Если при этом все участники рабочей группы имеют равные полномочия в организации активности по внедрению СЭД, то может возникнуть ситуация, в которой каждый инициатор будет «тянуть одеяло на себя».

В этом случае проект может завязнуть, в лучшем случае, на стадии обсуждения. В менее удачных сценариях - тогда, когда каждый из инициаторов отдал уже распоряжения, развил какую-то активность по внедрению СЭД в своем подразделении, потратил деньги. Возникает путаница, организационная и финансовая, и проект сворачивают, чтобы не допустить дальнейших потерь.

Важно обеспечить такой баланс сил, чтобы у рабочей группы со стороны Заказчика был один ответственный руководитель электронного документооборота - менеджер проекта, за которым будет оставаться последнее авторитетное слово в вопросах стратегии внедрения СЭД. Безусловно, предложения остальных участников могут и должны учитываться. Но ответственность за успешное ведение проекта должен взять кто-то один.

Посчитать, сколько стоит система электронного документооборота, несложно. Любой уважающий себя вендор предложит вам калькулятор внедрения, на котором можно приблизительно прикинуть стоимость лицензий в зависимости от редакции системы, количества пользователей, наличия дополнительных модулей и так далее.

На самом деле, стоимость технических средств обеспечения электронного документооборота несопоставима со стоимостью человеческих и временных ресурсов, которые требуются для успешного внедрения. Кроме стоимости самих лицензий, в бюджет проекта входит планирование, консультирование, настройка, тестирование, установка, обучение и дальнейшая поддержка системы - подводная часть бюджетного айсберга, о которой не подозреваешь, пока не столкнешься лицом к лицу.

• Как правило, при расчете бюджета и планировании внедрения чаще всего забывают учесть: стоимость обновления аппаратного обеспечения для обеспечения оптимальной производительности системы (покупка серверов, работа ИТ-отдела и т.д.);
• стоимость и время труда рабочей группы по внедрению СЭД;
• человеческие, временные и финансовые затраты на оцифровку и ввод документов в СЭД; стоимость обучения пользователей и администраторов.

Лучше начать с небольшого проекта и корректно распланировать его по деньгам и жестко - по срокам, чем пытаться автоматизировать сразу все, и в итоге выяснить, что на это не хватает либо средств, либо времени.

Недоверие к подрядчикам и стремление сделать все самостоятельно - гвоздь, которым был заколочен не один гроб проекта внедрения. Случается, что заказчик переоценивает собственные силы и силы своих специалистов в уверенности, что он сам знает, «как лучше» внедрить электронный документооборот.

Разумеется, успешные примеры самостоятельного внедрения системы электронного документооборота есть, и их немало - мы сами искренне гордимся историей успеха одного такого клиента. Однако в большинстве случаев успешный проект внедрения СЭД - результат сотрудничества и взаимопонимания между заказчиком и вендором.

Часть внедрений СЭД на предприятиях рушится из-за того, что заказчик убежден в своей экспертизе, недооценивает риски электронного документооборота и отказывается от помощи профессионалов по внедрению ЭДО. В этом случае, если проект внезапно буксует, организация остается с проблемой один на один, и не знает, как ее решать.

Другая часть проектов страдает, потому что заказчик пытается самостоятельно придумать способы реализации своих задач и навязать их специалистам подрядчика при постановке технического задания. Вместо «что надо сделать», клиент пытается сам объяснить «как надо сделать», что при нехватке специализированных знаний ни к чему конструктивному не приводит. Хорошо, если удается договориться.

Важно трезво оценивать собственные возможности и не отказываться от сотрудничества, когда это необходимо. Кроме того, честный и адекватный диалог между заказчиком и исполнителем помогает избежать излишних споров и ускоряет реализацию проекта внедрения.

В Сети ходит известная шутка про «ты ж программист»: некоторые люди считают, что если человек зарабатывает написанием программ, то он по умолчанию должен уметь решать проблемы с любой техникой, от компьютера до электрочайника. Что в действительности совершенно не так, и если даже программист по доброте душевной возьмется чинить вам чайник, не факт, что он сделает это хорошо. Потому что это работа мастера по бытовой технике.

Некоторые заказчики портят себе внедрение электронного документооборота, выбирая интегратора по тому самому принципу «ты ж программист». Заказчик предполагает, что если компания-интегратор внедряет системы автоматизации бухгалтерского учета, и «до кучи» еще и СЭД, то она одинаково хорошо разбирается и в том, и в другом. Что в действительности, опять же, вовсе не так.

Интегратор, успешно автоматизировавший вашу бухгалтерию, конечно, может взяться и за документооборот, но в итоге может оказаться, что процесс внедрения электронного документооборота идет уже слишком долго, а в результате получается не то, что нужно. Подобная история произошла у одного крупных заказчиков нашей СЭД ТЕЗИС - проект буксовал до тех пор, пока руководство не приняло решение сменить интегратора.

Доверяя автоматизацию другим людям, важно выбирать специалистов в своем деле. В вопросе внедрения СЭД это компании, занимающиеся разработкой СЭД, или их сертифицированные партнеры.

Этот повод для провала проекта подстерегает заказчиков, которые принимают решение заменить устаревшую СЭД. В компании уже была система, она выполняла какие-то задачи, и в итоге возникает большой соблазн организовать работу новой системы по образу и подобию предыдущей.

Причем довольно часто случается так, что из старой СЭД в новую в первую очередь хочется перенести не актуальные бизнес-процессы компании, а какие-то мелкие привычные вещи - расположение элементов интерфейса, специфическую (не имеющую отношения к функционированию бизнеса) функциональность старой платформы, и прочее. Это довольно бессмысленное занятие - на привыкание к новому интерфейсу затрачивается куда меньше времени, чем на воспроизведение старого.

Более фундаментальная проблема - перенос в новую СЭД неэффективных бизнес-процессов из старой. Нежелание оптимизировать процессы работы с документами приводит к тому, что из старой системы в новую придет целый «хвост» проблем электронного документооборота, которые мешали организации ранее. Вот на реорганизацию и обдумывание того, как сделать работу с документами быстрее и лучше, время потратить можно и нужно.

Этот пункт достаточно спорный и является яблоком раздора между сторонниками различных подходов к разработке СЭД - «коробочного» и платформенного. Разница между ними, в сущности, заключается в том, что «коробочные» продукты адаптируются под пользователя в основном за счет предоставленных разработчиком настроек и конфигурационных файлов, а вторые - в основном за счет программирования. Первый способ проще, но менее гибок, второй - более сложен, но открывает широкие возможности для адаптации системы под нужды организации.

Эксперты отрасли с «коробочной» стороны утверждают, что кастомизацией системы увлекаться не стоит. В качестве аргументов приводится высокая стоимость внедрения и поддержки конечного продукта, а также проблемы с обновлением системы - уникальная функциональность может вызывать проблемы совместимости при переходе на новые версии «коробочной» системы.

Мы, как представители платформенного подхода, разумеется, считаем (и наблюдаем на реальных примерах внедрений СЭД ТЕЗИС), что выгода от кастомизации превышает стоимость ее проведения. Затраты на создание одного нового модуля для системы окупаются за счет массы факторов - к примеру, ускорения работы компании за счет оптимизации процесса работы с документами, или вывода из эксплуатации устаревших систем, которые ранее исполняли функции, реализованные в новом модуле.

Что касается проблем с обновлением, то для современной платформы СЭД их практически не существует - механизмы создания расширений платформы, на основе которых создается новая функциональность, позволяют обновлять функциональность платформы без потери совместимости с «дописанной» функциональностью. Этот принцип является одним из фундаментальных в построении платформенной СЭД. Но будьте внимательны при выборе системы, далеко не все платформы СЭД обладают такими преимуществами.

Таким образом, если выбранная СЭД изначально не рассчитана на гибкую кастомизацию, лучше ей не увлекаться - можно действительно провалить проект. Однако, если продукт позволяет кастомизировать себя по максимуму, странно этим не пользоваться.

Один из самых верных способов снизить эффективность системы - замкнуть ее использование внутри отдела делопроизводства. Да, основная функция СЭД - автоматизировать бумажный документооборот, но ведь с документами работают не только одни делопроизводители - потоки документов только завершают свой путь на полках архива.

Существующие СЭД успешно автоматизируют контрольно-учетную функцию канцелярии, ускоряют обработку документов - сканирование, регистрацию, поиск, передачу, печать и так далее, уменьшают потерю документов, однако процессы создания самих документов (создание, согласование, утверждение) останутся за кадром, если ограничить область действия системы только отделом ДОУ.

Не охвачены останутся и процессы, следующие по итогам утверждения документа - выставление задач сотрудникам и контроль их исполнения. Между тем, современные СЭД содержат функциональность, способствующую принятию управленческих решений и контролю за их исполнением - эта функциональность входит в стандартный пакет любой СЭД, и если ее не использовать, на нее окажутся зря потрачены средства.

Системы документооборота уже давно вышли за границы автоматизации работы делопроизводителя. Для максимально эффективного использования СЭД работать в системе должны все участники электронного документооборота - от инициатора, создающего первый черновик, до сотрудников архива.

Вот несколько характерных жалоб пользователей на неэффективную СЭД: «она не связана с той системой, которая нужна мне для работы»; «она не интегрирована с электронной почтой, а я почти все делаю по e-mail»; «через нее невозможно ничего расшарить»; «она не связана с Word/Excel, а я в нем работаю».

С умом проведенная интеграция всегда полезна и способствует повышению производительности. Большинство современных систем строятся на сервисно-ориентированной архитектуре, дающей возможность интегрировать их со другими приложениями в ИТ-инфраструктуре организации. СЭД не исключение.

В состав систем электронного документооборота в большинстве случаев по умолчанию входит интеграция с электронной почтой и офисными приложениями, в качестве отдельной услуги - интеграция с учетными системами, в качестве уникального решения - интеграция с системами бизнес-продуктивности, такими как ERP, и прочими системами автоматизации бизнеса.

Системы автоматизации бизнеса поддерживают экспорт данных в форматы Word/Excel/PDF, которые затем могут загружаться в СЭД для ознакомления или архивации. Благодаря этому современная система документооборота вполне может исполнять роль единого репозитория документов организации.

Резюме: Не стоит изолировать систему от общей ИТ-инфраструктуры организации - интегрированное решение будет удобнее для использования сотрудниками вне отдела ДОУ.

Людям, которые всю жизнь работали только с бумажными документами, бывает крайне сложно объяснить, что СЭД позволит им работать быстрее и эффективнее. Руководство организации может быть обеими руками за автоматизацию документооборота, оно может выбрать СЭД, заключить договор, даже установить систему в организации - но пользователи будут ее игнорировать.

Нередко случается так, что по окончанию проекта выясняется - сотрудники не понимают, зачем им вообще поставили СЭД. И если работают в ней, то только «из-под палки» руководителя. Фактически, проект оказывается провален - и причина этому то, что руководство не озаботились тем, чтобы обеспечить принятие системы пользователями.

Принятие нового программного инструмента конечным пользователем - это проблема, которую сложно решить силой убеждения. Гораздо эффективнее поставить пользователя в такое положение, в котором он сам осознает, что новая система ему необходима.

С одной стороны, необходимо сделать так, чтобы СЭД была доступна и необходима в работе критической массе сотрудников компании. С другой стороны - в системе должна быть доступна критическая масса документов, необходимых сотрудникам.

Если не выполняется любое из этих условий, страдает общий процент использования СЭД по компании. Кроме того, не следует забывать о том, что к неподготовленному пользователю система должна быть максимально дружелюбна - в конце концов, в его прежнем мире ему еще не приходилось сравнивать традиционный и электронный документооборот.

Этот пункт напрямую вытекает из предыдущего. Поставив сотрудников лицом к лицу с СЭД, важно не допустить такой ситуации, в которой им придется самостоятельно бороться с неведомой доселе программой. Даже блистательно внедренная в технологическом плане СЭД не будет эффективна, пока пользователи не получат адекватного обучения.

На самом деле, это справедливо для любого приложения, даже самого привычного. Большинство пользователей, ежедневно работающих с клиентом электронной почты или Word/Excel, не знают 90% функциональности этих программ. Что уж говорить о масштабной системе для работы с документами?

Если вы рассчитываете оптимизировать делопроизводство и улучшить производительность сотрудников при помощи внедрения электронного документооборота, определенно не стоит приносить в жертву от 25% до 95% возможностей системы документооборота, о которых пользователи просто не будут знать, потому что вы сэкономили на обучении.

Кроме того, сотрудники имеют свойство уходить из компании, а на их место приходят новые. Поэтому курсы СЭД - это время от времени повторяющееся мероприятие, для которого можно выделить отдельную статью расходов на постоянной основе.

Когда система переходит из тестовой эксплуатации в промышленную, может воцариться сущий хаос - на первых порах еще не разобравшиеся в системе подчиненные могут пытаться ставить задачи начальникам, и так далее. Это совершенно нормально, но лучше, чтобы этот этап не затягивался.

Для этого, как правило, вводится регламент работы с системой документооборота, который в приказном порядке доводится до сведения сотрудников. Некоторые вендоры (и мы в том числе) бесплатно предлагают типовой регламент работы со своей СЭД в рамках пакета услуг по внедрению после заключения договора на внедрение системы электронного документооборота.

Типовое положение об электронном документообороте в организации кратко описывает порядок работы с основными функциями любой СЭД - в нашем случае, с задачами, документами и канцелярией. При необходимости его несложно переписать «под себя» и своих сотрудников.

«Система требует делать все через веб-браузер/десктоп-клиент, а я работаю со смартфона или планшета», - еще одна распространенная жалоба сотрудника на неэффективно внедренную СЭД.

Если у сотрудника, привыкшего работать с собственного мобильного устройства, нет доступа к общей информации в СЭД при помощи привычного гаджета, то ему приходится пересаживаться за ПК, что превращает работу с системой в лишние мучения. Бизнес-процессы начинают идти медленнее.

От оперативности, с которой в работу попадают данные, например, заявки, договоры или протоколы, между тем, зависит скорость выполнения задач. Кроме того, если у каждого сотрудника будет постоянный доступ к данным, связанным с работой над проектом, это сделает более эффективным его обсуждение с руководителями и коллегами на собраниях.

Именно эти показатели - скорость и эффективность работы - все и пытаются повысить, внедряя электронный документооборот. Мобильность этому способствует, и ее не следует игнорировать, подбирая технические и программные средства электронного документооборота.

Единственная неизменная вещь в мире - то, что он постоянно изменяется. Меняются ожидания рынка от бизнеса, точно так же меняются ожидания пользователей от ИТ-систем.

Каждый новый релиз включает в себя новую функциональность и улучшения существующих функций, исправление ошибок.

Поэтому регулярно обновлять систему необходимо, чтобы поддерживать ее безошибочную работу и получать выгоду от новых возможностей системы. Иначе через определенное, возможно, весьма значительное время после завершения внедрения придется запускать новый проект - заменять морально устаревшую систему на очередную новую СЭД.

Когда вы открываете занавес, и все поднимают бокалы с шампанским, чтобы поздравить вас с успешным завершением проекта внедрения СЭД, никому и в голову не приходит, что этот прекрасный момент может вскоре превратиться в кошмар.

По нашему опыту, перевод системы в действительную эксплуатацию - наиболее сумбурная и тяжелая часть проекта. В процессе осуществления электронного документооборота у заказчика постоянно возникают различные нюансы, которые поставщику приходится парировать «на лету» постоянными обновлениями.

Поэтому важно, чтобы как минимум в первые полгода-год после внедрения системы вендор обязался предоставлять вам исправления ошибок и изменения по вашему требованию, а также поддерживать систему в стабильном состоянии. Продление договора на поддержку также гарантирует вам своевременные обновления - эти два пункта взаимосвязаны.

«Управление бизнес-процессами, в первую очередь, заключается не в технологиях, а в изменениях», - утверждают аналитики Gartner Research.

Изменения - это то, чему естественным образом сопротивляется любое человеческое существо. Внедряя в организации что-то новое, необходимо настроиться на то, что изменения - это нечто, происходящее постоянно и приносящее новые возможности.

У успешного проекта должен быть четкий план введения изменений, и первый шаг в нем - поиск таких же открытых к изменениям единомышленников среди сотрудников, которые смогут двигать процесс изменений в организации.

Ваша команда должна быть уверена, что внедрение электронной системы управления документооборотом - это ценное приобретение для организации, и это изменение необходимо внедрить. Еще ни один проект не завершался удачно без настроя на победу.

Следует отметить, что внедрение СЭД не является панацеей от всех проблем предприятия. Главной целью ее внедрения является повышение эффективности документооборота предприятия или организации, а, следовательно, в какой-то степени, и эффективности их работы в целом. Есть и такое мнение, что главной целью внедрения СЭД является создание эффективной среды управления и функционирования предприятия или организации.

Перед выбором СЭД обязательно необходимо сформулировать перечень задач, которые должны помочь решить её внедрение. Кроме того, нужно разработать подробный организационный план ее внедрения. Поставку и внедрение СЭД должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедрения СЭД нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения СЭД с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе СЭД необходимо внимательно изучить все предложения, имеющиеся на рынке, и обязательно провести тендер. Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика СЭД и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации.

В свою очередь, при внедрении СЭД приходится сталкиваться со следующими основными проблемами, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения:

• - в большинстве случаев, необходимость масштабной реорганизации предприятия;
• - слабая формализация бизнес-процессов и отсутствие корпоративных стандартов;
• - СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет);
• - наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия («сопротивление изменениям»), нередко вызванного нежеланием какой-либо «прозрачности» своей деятельности;
• - отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД.

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый «фактор первого лица»). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения всей необходимой информации при обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного возврата инвестиций).

Как правило, внедрение СЭД на предприятии включает следующие основные этапы:

• - тщательный анализ бизнес-процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;
• - разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг его бизнес-процессов;
• - анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения СЭД;
• - выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно-программных средств;
• - поставка и инсталляция СЭД;
• - адаптация и настройка СЭД;
• - перенос и конвертация данных из унаследованных систем;
• - обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД;
• - подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД;
• - разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации;
• - завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию;
• - сопровождение CЭД.

Целью практической части является переход предприятия на систему электронного документооборота, для чего нужно выполнить следующие задачи.

Во-первых, требуется модель организации она представлена на рис. 2.1

В качестве примера будет взята СЭД «DocsVision». При невысокой стоимости лицензии на продукт, она зарекомендовала себя как система с хорошей функциональностью. Потребуется разобрать архитектуру данной СЭД и произвести требуемые настройки, а также выявить ее преимущества и недостатки при внедрении в организацию.

Структура электронного документа

Документ в «DocsVision» состоит из карточки документа и возможных к нему источников внешних данных. Карточка документа содержит набор стандартных реквизитов и несколько дополнительных реквизитов. Источник внешних данных представляет собой одну или несколько таблиц дополнительных реквизитов. Типичный пример такого документа - счет-фактура.

Если документ имеет подчиненные документы, то для каждого подчиненного документа заводится отдельная карточка, соответствующая его типу. В карточке подчиненного документа указывается индекс родительского документа. При просмотре карточки родительского документа система выдает список всех подчиненных документов с гиперссылками на карточки этих документов.

Рисунок 3.2 - Модель электронного документа

Настройка установки системы. Для инсталляции «DocsVision» выделяется отдельный IP-адрес (обычно это адрес данного компьютера в корпоративной локальной сети) - программа установки попросит его ввести.

Можно отдельный IP-адрес для работы «DocsVision» не выделять, а ввести в процессе инсталляции IP-адрес 127.0.0.1, в этом случае «DocsVision» можно вызывать с компьютера, на котором система установлена, но нельзя будет вызывать с других компьютеров сети по IP-адресу.

Позже, при возникновении необходимости подключать к «DocsVision» пользователей с других компьютеров, необходимо будет в настройке web-узла «DocsVision» в системе указать реальный IP-адрес главного компьютера, отличный от 127.0.0.1, чтобы разрешить вызывать «DocsVision» пользователям с других компьютеров по реальному IP-адресу.

База данных инсталлируемой версии «DocsVision» системы содержит заполненные примеры документов, справочников и бизнес-процессов для того, чтобы с работой системы можно было ознакомиться.

После того как временные файлы обучения больше не понадобятся, необходимо будет заменить файл базы данных системы, содержащий примеры, на такой же файл с пустой базой данных, не содержащий этих примеров - чтобы примеры, содержащиеся в инсталлированной версии, не мешали работать с реальными документами и справочниками, которые изначально загружены.

Создание сложных форм документов. Также система электронного документооборота рассчитан, для работы со сложными формами документов. Сложные документы составляются для улучшения работы документооборота, они упрощают работу как отдельных отделов организации, так и общее ведение документооборота на предприятии. Сложные документы - это документы, для которых необходимо ввести в системе большое количество реквизитов; автоматически рассчитывать часть реквизитов на основе значений других реквизитов; создавать произвольные печатные формы, содержащие реквизиты документ.

Вывод сформированного документа в MS Word. Система «DocsVision» интегрирует с MS Office, но самое востребованное приложение это MS Word.

Для обеспечения правильного вывода сформированного документа в MS Word необходимо обеспечить соответствие указанных в документе в MS Word закладок полям стандартной карточки документа и полям внешних источников данных, связанных с документом.

Для простых документов, содержащих не более одного внешнего источника данных, такое соответствие обеспечивается без использования программных настроек, только через названия закладок файла MS Word, которые должны соответствовать стандартным реквизитам карточки документа.

Использование в документе нескольких внешних источников данных, вывод в документ MS Word произвольных вычисляемых выражений и использование в документе MS Word произвольных наименований закладок требует использования программной настройки.

Каждой таблице внешнего источника данных и списку подчиненных документов должна соответствовать отдельно располагаемая таблица в документе MS Word.

Если настройка связи с MS Word не произведена, то при выдаче таких документов система будет выдавать ошибку.

Расчет эффективности внедрения системы электронного документооборота. Для начала подсчитаем все расходы на внедрение системы. Введем некоторые предположения и обозначения, выполним простейшие подсчеты.

Стоимость одной лицензии ПО. Лицензия данной СЭД составляет 184$ на одного пользователя, и в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть - от количества рабочих мест в СЭД. В нашем случае, количество рабочих мест равняется 38. Таким образом, стоимость внедрения составит: для начала переведем доллары в рубли, на сегодня курс доллара составляет 31,30 руб., затем умножим стоимость одной лицензии на количество административного персонала 5759,2*38 = 218 849,6 руб.

Стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональная количеству рабочих мест.

ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий» имеет всю необходимую технику для внедрения СЭД, поэтому дополнительных затрат не будет, что очень важно при внедрении.

Стоимость работ по внедрению системы. Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов.

На предприятии есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса обычно составляет порядка 5 человек. Из них примерно 2 человека- работа консультанта, которая стоит дороже, еще два с учетом достаточно большого количества сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала типичного ведомства - примерно 15 000 руб. в месяц. Стоимость консультанта в зависимости от условий предоставления услуг - от 50 000 до 150 000 руб. в месяц. Для определенности предположим, что она равна 100 000 руб. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению:

Х= a * b + c * d, (1)

где Х - это стоимости работ по внедрению;

a - это численность штатного персонала;

b - зарплата в месяц штатному персоналу;

c - численность наемного персонала;

d - заплата наемного персонала

5*15 000 + 2*100 000 = 275 000 руб.

Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при разумной организации процесса могут составить:

X = a + b + c, (2)

где Х - суммарные расходы по внедрению;

a - это стоимость внедрения;

b - расход на персонал;

c - стоимость сопровождения.

218 849,6 +275 000+ 200 000=693 849,6 руб. Стоимость сопровождения составит еще порядка 200 000 руб. Стоит отметить, что для такой большой организации данная цифра достаточно мала.

Оценка эффекта. Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить количество страниц документов в месяц. На основе эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Разброс получается большой, но для грубой схемы предположим, что на одного сотрудника средней организации приходится 30 страниц в день.

Если Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят:

X = a * b * c, (3)

где Х - месячные расходы на бумагу;

a - количество рабочих дней в месяц;

b - расход листов в день;

c - стоимость одного листа (примерно 0,5).

21*30* c. Предположим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,5 руб. Тогда:

Расходы на бумагу = 21*30*0,5*38 = 11 970 руб. в месяц.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.

Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю.

Исходя из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся, но, по моему мнению, является достаточно близким к истине), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% (0,25*0,30)от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5,5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 13% (7,5%+5,5%).

Ускорение бизнес-процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени.

Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составила величину около 20%.

В приведенном выше подсчете можно легко выявить недостатки. Во-первых, стоимость внедрения СЭД может оказаться выше в несколько раз - в зависимости от того, какая форма внедрения будет выбрана, и насколько требования организации отличаются от возможностей, уже заложенных в систему. Во-вторых, эффективность от внедрения может быть не столь очевидной, хотя, 20% экономии усилий - вполне достижимая величина для организации, постоянно работающей с документами.

Проблемы внедрения СЭД. Одной из типичных ошибок, совершаемых при переходе к электронному документообороту, является их недостаточная проработка, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время.

Другим распространенным препятствием является способ построения систем электронного документооборота. По мнению экспертов, самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ - подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы.

Еще несколько трудностей возможны на следующих этапах внедрения систем электронного документооборота. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в организации и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей.

Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота складывается из двух основных частей:

К первой группе эффектов относятся:

• 1) экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места);
• 2) экономия рабочего времени сотрудников:
  • - на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.);
  • - на прохождение документов;
  • - на поиск нужных документов; на повторное использование документов.

Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:

• 1) ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.);
• 2) оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления;
• 3) повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступной более широкая область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации;
• 4) формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры;
• 5) развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.

Изучение понятия «системы электронного управления документами» поможет разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».

Проведенный в работе анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.

Рассчитана эффективность внедрения СЭД на смоделированном предприятии. Таким

образом, сроки окупаемости системы, даже при пессимистических прогнозах, не будут превышать двух лет.

Внедрение СЭД на предприятие поможет решить проблемы делопроизводства ранее выявленные в п. 2.4..